上司に遅刻の連絡をするときの伝え方

上司に遅刻の連絡をするときの基本：到着の見込みから伝える

上司に遅刻の連絡をするときは、遅れるとわかった時点で、到着の見込みを最初に伝えます。続けて、遅れている間に影響が出る予定と、その対応の案を伝え、お詫びは短く添えます。理由の説明は、一言で十分です。

連絡を受けた上司は、会議の進め方やお客様への対応を、その場で決め直す必要があります。何時に着くのかが最初にわかれば、上司はすぐに次の手を考えられます。丁寧に書こうとしてお詫びや経緯が長くなり、到着の時刻が最後になってしまうことは避けたいところです。

連絡の方法と相手は、会社や部署の決まりに従います。電話で直属の上司に伝える、チームのチャットに書く、勤怠の申請を出すなど、職場によって決まりが違います。決まりがわからないときは、遅刻をしていない日に上司に尋ねておくと、いざというときに迷いません。

以下では、10時からの部内の定例会議で、経費精算システムの切り替えの進み具合を報告する予定だった部下を例にします。

理由ごとの、上司への遅刻の連絡の例文

遅刻の理由によって、伝え方の中心は少しずつ変わります。どの場合も、到着の見込みと、会議などへの影響を先に伝える点は同じです。

電車の遅れで遅刻するとき

電車の遅れは、遅れがわかった時点ですぐに連絡します。運転の再開の見込みがわからないときは、わからないことも含めて伝えます。

遅延証明書の提出が必要かどうかは、会社によって異なります。就業規則や部署の決まりに従ってください。

寝坊で遅刻するとき

寝坊のときは、理由をほかの言葉に言い換えず、短く正直に伝えるのがよいでしょう。理由を言い換えると、あとで話が合わなくなったときに、仕事の話まで信じてもらいにくくなります。

電話で伝えるときは、最初の一言で名乗り、用件を言います。

体調が悪くて遅れるとき

体調が悪いときは、無理に出社しようとせず、休むか、遅れて出社するかを上司に相談します。どちらにするかを自分だけで決めにくいときは、迷っていることをそのまま伝えてかまいません。休みの扱いや手続きは、会社の決まりに沿って進めます。

体調の判断に迷うときや、同じような不調が続くときは、医療機関や産業医に相談してください。

家族の急な用事で遅れるとき

家族の急な用事のときは、事情を詳しく書く必要はありません。いつ頃に仕事を始められるかと、その間の連絡の取り方を伝えます。

お客様との約束に遅れるとき

お客様との約束に遅れるときは、先にお客様に連絡し、そのうえで上司に伝えます。待っている相手への連絡が済んでいるかどうかを、上司への連絡に入れておくと、上司は二重に連絡せずに済みます。

上司も同席する打ち合わせなら、先に始めていただけるかを尋ねます。

在宅勤務の始業に遅れるとき

在宅勤務でも、始業に遅れるときは、出社の日と同じように連絡します。仕事を始められる時刻と、それまでの連絡の取り方を伝えます。

見込みが変わったときと、着いたあとの一言

到着の見込みが変わったら、その時点でもう一度連絡します。最初の連絡のあとに何も伝えないと、上司は会議を待つか進めるかを決められません。

着いたら、上司に一言伝えます。遅れている間に代わりに動いてくれた人がいれば、その人にもお礼を伝えます。そのうえで、遅れている間に会議などで決まったことを上司や周りの人に尋ね、止まっていた仕事に戻ります。

上司への遅刻の連絡で、避けたいこと

• 「間に合うかもしれない」と思って、連絡を遅らせる。間に合わなかったときに、上司が会議やお客様への対応を決め直す時間がなくなります。間に合うかどうかわからない時点で、その旨を伝えてかまいません。
• お詫びや経緯を長く書き、到着の時刻が最後になる。上司が最初に知りたいのは、何時に着くかと、何に影響が出るかです。
• 逆に、「遅れます」とだけ送る。何時に着くのか、会議をどうするのかがわからないと、上司が改めて尋ね返すことになります。
• 理由を、ほかの言葉に言い換える。寝坊を体調不良と伝えるような言い換えは、あとで話が合わなくなるおそれがあります。
• 上司にだけ連絡し、待っている相手には伝えていない。会議の参加者やお客様への連絡を、自分と上司のどちらがするのかまで、上司と決めておきます。

遅刻が続いてしまうとき：上司への相談の仕方

同じ理由で遅刻が続くときは、そのたびに謝るだけで終えず、上司に原因と対策を相談するとよいでしょう。相談の場には、定例の1on1を使うこともできます。原因が自分でわかっているときは、考えた対策と一緒に伝えます。

始業の時刻をずらす制度や在宅勤務が使えるかどうかは、会社によって異なります。就業規則と人事の担当に確認してください。

朝起きられない日や、出勤の前に体調が崩れる日が続くなど、心身の不調が関わっていそうなときは、遅刻を減らす工夫より先に医療機関や産業医への相談を考えてください。体調のことを上司にどこまで話すかは、自分で選んでかまいません。人事の担当に、産業医の面談を受ける手続きを直接尋ねることもできます。

遅刻の連絡が上司に伝わったかの振り返り方

遅刻の連絡がうまく伝わったかどうかは、文面の丁寧さより、連絡を受けた上司がすぐに次の手を考えられたかどうかでわかります。その日のやり取りを思い出しながら、次にできることを考えてみてください。

• 最初の一文に到着の見込みを入れられたら、次は、影響が出る予定と対応の案まで、1回の連絡で伝えてみましょう。
• 会議やお客様への対応を上司と一緒に決められたら、次からは、誰が誰に連絡するかもその場で決めておくと安心です。
• 見込みが変わったのに連絡が遅れてしまったら、次は、わかった時点で一言だけでも送るようにします。
• 着いたあとに上司や代わりに動いてくれた人へ一言伝えられたら、あとは止まっていた仕事に早く戻ることを優先しましょう。

同じ理由の遅刻が続いているなら、次の1on1で、原因と対策を上司に相談してみてください。