上司からのメールにどう返信するか

上司からのメールへの返信で押さえる4つ

上司からのメールへの返信で押さえることは、受け取ったこと・いつまでにするか・何をするか・進めるのに足りないもの、の4つです。「承知しました」だけの返信は丁寧ですが、上司には、仕事がいつ、どう進むのかが見えません。逆に、言い回しを丁寧に重ねた長い返信も、4つが埋もれて読みにくくなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあと、行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に理由を尋ねています。「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」を挙げた人は15.4%でした。面談のあとに動けない理由として、情報の不足と時間の制約が同じくらい挙がっていることがわかります。面談についての数字ですが、メールで指示を受けたときも、足りない情報やほかの仕事との兼ね合いが、仕事が止まる理由になりやすいと考えられます。

上司からの指示に返信するときは、進めるのに足りない情報と、ほかの仕事との兼ね合いを1行ずつ書いておくとよいでしょう。上司から、必要な情報や優先順位の判断を早めにもらいやすくなります。

上司からのメールの種類ごとの返信の例

上司からのメールは、指示・進み具合の質問・指摘・曖昧な指示・情報の共有など、種類によって返し方が変わります。以下では、月次の売上報告資料の作成を担当している部下が、課長からのメールに返信する場面を例にします。名前は○○、課長は△△で示します。

指示のメールへの返信

受け取ったことと期限を書き、進めるのに必要な確認があれば、その場で尋ねます。確認を後回しにすると、作業を始めてから手戻りが出ることがあります。

進み具合を聞かれたメールへの返信

今どこまで進んでいるか、期限に間に合う見込みか、止まっている点があるかの3つを書きます。順調なときも、止まっている点があるときも、同じ形で返すと、上司が読み慣れて早く把握できます。

期限に間に合いそうにないときの返信

頼まれた期限が難しいときは、「承知しました」と受けてから遅れるより、返信の時点で伝えます。難しい理由を1つ書き、代わりの案を2つまで添えて、上司に選んでもらう形にします。

指摘や注意のメールへの返信

指摘のメールには、事実を認めること・直す期限・原因・次に変えることの順で返します。理由を長く書くと言い訳に読まれることがあるので、原因は事実として1つ書きます。

曖昧な指示のメールへの返信

「前回より見やすく」のように、何をすればよいかが決まっていない指示には、自分の理解を書いて確認します。「どうすればよいですか」と聞き返すだけでは、上司は一から説明することになります。

すぐに答えられないメールへの返信

調べないと答えられない質問には、先に受け取ったことと、いつ答えるかだけを返します。上司は、返事が来るのを待てばよいのか、ほかの人に聞いたほうがよいのかを判断できます。

上司からのメールへの返信で避けたいこと

上司からのメールへの返信で避けたいことは、次の4つです。

• 「承知しました」だけで返す。受け取ったことは伝わりますが、いつ、どう進むのかが伝わりません。期限と進め方を1行足します。
• 無理な期限をそのまま受ける。期限の直前に遅れが分かると、取れる手が少なくなります。返信の時点で、代わりの案を添えて相談します。
• 指摘に言い訳を返す。事情の説明が先に来ると、上司には直す気がないように読めることがあります。事実と対応を先に書き、事情は必要な分だけ添えます。
• 感情が動いたまま返信する。強い言葉のメールを受け取って腹が立ったときは、その場で返信せず、時間を置くか、直接話します。文字で言い合うと、あとに残ります。

上司の側には、急いでいて短い言葉になった、ほかの用件と一緒に処理していた、といった事情があるかもしれません。強い言葉のメールが、そのまま上司の評価や気持ちを表しているとは限りません。

上司からのメールへの返信の早さと、返信しなくてよいメール

上司からのメールへの返信は、答えが出ていなくても、受け取ったことを当日のうちに返すのが目安です。すぐに答えられないときは、いつ答えるかを先に返します。返信の早さの期待は上司によって違うので、一度尋ねておくと迷いません。

返信しなくてよいメールもあります。CCで届いた情報の共有や、「返信は不要です」と書かれたメールには、返信しなくてかまいません。自分の仕事に関係する内容なら、一言だけ返すこともできます。

上司からのメールへの返信がうまくいっているかどうかの振り返り方

返信がうまくいっているかどうかは、文面の整い方ではなく、そのあと仕事が止まらずに進んだかで見ます。次の点を振り返ってみてください。

• 返信のあとに上司から同じことを聞き返されたら、その答えを、次からは最初の返信に書いておきます。
• 難しい期限をそのまま受けてしまったら、次は返信の時点で、理由を1つと代わりの案を添えて相談してみてください。
• 指摘への返信で事情の説明が先になっていたら、次は事実と対応を先に書き、事情はそのあとに添えます。
• 感情が動いたメールにその場で返信してしまったら、次は時間を置くか、直接話す時間をお願いするとよいでしょう。

聞き返しが続くときは、返信のどこが分かりにくいのかを、1on1で上司に尋ねてみるのも1つの方法です。