上司への根回しはどのように進めるか

上司への根回しとは：決める前に、材料と期待を先に伝えて意見を聞くこと

根回しは、会議などの正式な場で決める前に、決める人や関係する人に提案の中身を伝え、意見を聞いておくことです。裏で人を動かすことではありません。決める人が判断に必要な材料を前もって持てるようにし、出てきた懸念を会議の前に案に反映するための準備です。会議でいきなり提案すると、決める人は初めて聞く話をその場で判断することになり、決めきれずに持ち帰ることもあります。

上司への根回しは、部下が提案を会議に出す前に、まず直属の上司に相談するところから始まります。伝えるのは、提案の中身と、上司に期待することの2つです。意見がほしいのか、部長への話し方を一緒に考えてほしいのか、判断してほしいのかを言葉にしておくと、上司は何を返せばよいかがわかります。

以下では、お客様アンケートを紙からウェブに切り替える案を、来月の課の会議に出す場面を例にします。切り替えには部長の判断が必要で、営業部とシステム部の仕事にも影響が出ます。

上司への根回しの進め方：誰に、どの順で、何を伝えるか

根回しは、次の順で進めるのが一般的です。会社や部署によって決め方は違うので、順番そのものも上司に相談しながら決めてください。

1. 提案について決める人と、影響を受ける人を書き出します。
2. 最初に、直属の上司に相談し、意見をもらいます。
3. 上司の意見を受けて、案を直します。
4. 部長や関係する部署に、誰が、どの順で話すかを、上司と相談して決めます。
5. 会議の前に、出た意見と直した点を、関係する人に伝えます。

最初に直属の上司に相談するのは、上司が提案の中身を知らないまま、部長やほかの部署から話を聞くことにならないようにするためです。上司は、部長が気にしそうな点や、ほかの部署の事情を知っていることもあります。先に相談しておけば、その知識を案に生かせます。

上司に根回しするときの言い方

最初に上司に相談するとき

最初の相談では、何についての話かと上司に期待すること、かかる時間を、一言目にまとめて伝えます。案は1枚にまとめておくと、上司は短い時間でも全体をつかめます。

上司から懸念や反対が出たとき

上司から懸念や反対が出たときは、会議の前にわかってよかった、と受け止めてかまいません。理由を尋ね、案を直すか、時期を改めるかを相談します。

部長やほかの部署への話し方を相談するとき

部長やほかの部署に誰が話すかは、上司と相談して決めます。上司に話してもらうときは、上司が説明に使える資料を部下が用意しておくと、上司は話しやすくなります。

関係する部署の人には、会議の前に、相手の仕事にどう関わるかを先に伝えて意見を聞きます。

会議の前に、上司と最後の確認をするとき

会議の前には、根回しで出た意見と、それを受けて直した点を、上司に伝えておきます。会議で新しい反対が出たときにどうするかも、決めておくと安心です。

1on1を、上司への根回しの相談に使う

上司と1on1や定期の面談の時間があるなら、提案の相談をその時間に持ち込めます。会議の前に上司の意見を聞く場として、決まった時間は使いやすいものです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1の前に、話したいテーマと上司に期待することを、おもに部下が選びます。「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、「会社や部署の方針」のテーマのうち、部下が「意見を聞きたい」を選んでいた割合は27.1%でした。このテーマの中で、「その他」を除いた5つの期待のうち最も多く、次の「一緒に考えてほしい」は13.9%です。つまり、方針の話を1on1のテーマにするとき、部下は聞いてもらうことより、上司の意見を聞くことを多く選んでいるということです。1on1についての数字ですが、部署のやり方を変える提案も、会議の前に上司の意見を聞く場として、1on1で相談しやすい話だと考えられます。

KAKEAIは、面談は、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。提案の相談は、その使い方の1つです。前もって、話したいことと上司に期待することを伝えておくと、上司も考える時間を持てます。

上司への根回しで、避けたいこと

避けたいのは、根回しを人を動かすための裏の手段にしてしまうことです。反対に、根回しを避けて、会議でいきなり提案することもおすすめしません。

• 上司を飛ばして、部長やほかの部署に先に話す。上司は、知らない話をあとから聞くことになり、判断や説明がしにくくなります。
• 相手によって、違う説明をする。相手ごとに都合のよい話だけをすると、会議の場で説明が食い違い、提案そのものが信用されにくくなります。案は1枚にまとめ、誰にも同じものを見せます。
• 根回しで結論を固めすぎる。会議で出た意見を受け付けない状態にすると、会議は形だけになり、出席した人の納得も得にくくなります。
• 上司に頼むだけで、材料を渡さない。「部長に話しておいてください」とだけ頼むと、上司は説明の材料を自分でそろえることになります。
• 根回しを避けて、会議でいきなり提案する。決める人がその場で判断できず、結論が先に延びることがあります。

時間がなく、部長に先に話すことになったときも、その前に上司へ要点だけでも伝えておくと安心です。

上司への根回しがうまくいったかを振り返る

根回しがうまくいったかは、提案が採用されたかどうかだけでなく、会議までのやり取りで振り返ってみてください。採用されなかった提案でも、次の提案に生かせることが残ります。

• 会議の前に、決める人と関係する人の懸念を聞けたでしょうか。聞けたら、次は、その懸念を案のどこに反映したかを、会議の資料に一言書いておくとよいでしょう。
• 会議で、初めて聞いたという反応をした人はいなかったでしょうか。いたときは、次の提案で、その人に話す順番を早めてみてください。
• 上司と、部長やほかの部署に誰が話すかを分けられたでしょうか。分けられたら、決まったあとの連絡も、同じ分け方で進めると迷いません。