進捗会議で詰められるとき、どう乗り切るか

進捗会議で詰められるときは、聞かれる問いへの答えを先に用意しておく

進捗会議で詰められる場面を乗り切るには、その場の言い方を工夫するより前に、会議の前の準備が役に立ちます。遅れを会議の場で初めて伝えると、聞く側は影響の大きさをつかめず、「なぜ」「いつ」「どうするのか」を続けて尋ねることになります。進捗会議で聞かれやすい問いの答えを先に用意しておけば、続けて質問を受けても、落ち着いて答えやすくなります。

詰める側にも事情があります。進捗会議を開く上司や責任者は、計画全体の遅れを経営に説明したり、ほかの工程の段取りを組み直したりする立場にいることがあります。強い問い方は、遅れの影響を早くつかみたいという気持ちから出ているのかもしれません。とはいえ、続けて問われる側がつらいのは自然なことで、そのつらさを一人で我慢し続ける必要はありません。

以下では、工場で新しい包装機の導入を担当している人が、週1回の進捗会議（製造部長と各工程の担当6人）で、据え付けの工事が2週間遅れていることについて続けて質問を受ける場面を例にします。

進捗会議の前にできること：遅れは会議の前に、直属の上司に伝えておく

遅れが分かったら、会議を待たずに、直属の上司に伝えておくとよいでしょう。会議の場で初めて遅れを知る人が少なければ、会議で一から説明する場面も減らせます。上司も、会議の前に知っていれば、取り戻す案や他部署との調整を一緒に考えられます。

会議での報告は、聞かれる順に答えを用意しておくと、問いが重なっても落ち着いて答えられます。

報告の最初に、遅れていることを自分から言うのも1つの方法です。聞かれてから答えるより、自分から先に伝えたほうが、話の順番を自分で組み立てられます。

進捗会議で詰められたときの答え方：問いの種類ごとに

会議で続けて質問を受けたときは、問いの種類ごとに答え方を変えると、言い訳に聞こえにくくなります。どの問いでも、分かっていることと分かっていないことを分けて答え、分からないことはいつまでに答えるかを言います。

「なぜ遅れたのか」と聞かれたとき

遅れの理由は、外の事情と自分の判断を分けて話します。自分の判断に誤りがあったなら、先に認めたほうが、そのあとの話を聞いてもらいやすくなります。

「いつ終わるのか」「本当に間に合うのか」と聞かれたとき

見通しは、前提と一緒に言います。前提が崩れたときにどうするかまで言えると、聞く側も安心しやすくなります。

「なぜもっと早く言わなかったのか」と聞かれたとき

連絡が遅れたことは、短く認め、次からどうするかを言います。長い謝罪や、言えなかった理由の説明は、この場では控えたほうがよいでしょう。

答えられない問いが重なったとき

その場で正確に答えられないことは、推測で答えずに、確かめてから答えると伝えます。

判断や手助けを頼みたいとき

自分では決められないことは、決めてほしいことをはっきり言います。頼みたいことを言わずに報告を終えると、次の会議でも同じ問いを受けることになりかねません。

進捗会議のあとは、直属の上司との1対1で相談する

会議のあとは、直属の上司と1対1で話す時間を取るとよいでしょう。会議の中では、遅れの報告と見通しを伝えるところまでで時間が終わることもあります。1対1では、報告を繰り返すだけでなく、何について上司のアドバイスがほしいのかを先に伝えておくと、話が具体的になります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査で、上司との面談で一番期待することとして「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人を見てみます。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は42.7%でした。「報告したい」を選んだ人では36.8%で、どちらも回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、上司との面談では、具体的なアドバイスを一番に期待している人のほうが、報告を一番に期待している人より面談の成果を実感している割合がやや高いということです。

ここで挙げた数字は上司との1対1の面談についてのもので、進捗会議について尋ねたものではありません。会議のあとの上司との面談では、遅れの報告に加えて、どの点についてアドバイスがほしいのかを言葉にして伝えてみてください。上司も、何を求められているかが分かると、具体的に答えやすくなります。

KAKEAIは、面談は、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあります。遅れた仕事の立て直しを上司と相談することは、面談の使い方として自然なことです。

会議で続けて質問してきたのが直属の上司自身だったときも、その上司との1対1で、遅れの立て直しの話から入るとよいでしょう。言い方について伝えたいことがあるなら、最後に短く、自分への影響として伝えます。

詰められ方がつらいとき、繰り返されるとき：一人で判断せず相談する

進捗会議で遅れについて尋ねられること自体は、仕事の確認として行われるものです。一方で、仕事の内容を超えて人格や能力を否定するような言葉を毎回向けられる、ほかの人の前でだけ強く言われるといった状態が続いてつらいときは、一人で抱えずに相談してください。

こうした状態がハラスメントに当たるかどうかを、自分で判断する必要はありません。判断は、会社の相談窓口や人事の担当に委ねます。相談の窓口は、就業規則や社内の案内で確かめられます。相談のときに状況を正確に伝えられるように、日時・会議の名前・言われた言葉・その場にいた人を、自分用に書き留めておくとよいでしょう。

会議で強く指摘したのが直属の上司でないなら、まず直属の上司に相談することもできます。

人事や相談窓口には、次のように切り出せます。

眠れない・食欲が落ちる・会議の前に体調が悪くなるといった状態が続くときは、産業医や医療の専門家にも相談してください。仕事の遅れを立て直すことと、自分の健康を守ることは、別々に考えてかまいません。

進捗会議を乗り切れたかを、どこで振り返るか

進捗会議を乗り切れたかどうかは、その場で強く言われずに済んだかではなく、会議の前後に自分ができることをしたかで振り返るとよいでしょう。

• 遅れが分かった時点で会議より前に直属の上司に伝えられていたら、次は、会議で聞かれた問いに、分かっていることと分かっていないことを分けて答えることに取り組みます。
• 会議で約束した確認や報告を言った期限までに果たせていたら、次は会議のあとの上司との1対1で、報告だけでなくどの点についてアドバイスがほしいかを伝えてみます。
• 果たせなかったことがあれば、次の上司との1対1で、そのこと自体を話題にしてみてください。