会議を忘れた・寝坊したときの謝り方と対応

会議を忘れた・寝坊したと気づいたら、最初の1分ですること

会議を忘れていた、寝坊したと気づいたら、最初の1分で、電話かチャットで上司か司会の人に一言入れます。謝る言葉、今の状況、何分で入れるか（入れないか）の3つを短く伝え、理由は一言にとどめます。メールで丁寧な謝罪の文を書くのは、そのあとで十分です。会議の参加者は、待つか先に始めるかを決められずにいるかもしれません。早く連絡が入るほど、進め方を決めやすくなります。

理由は、寝坊なら寝坊、忘れていたなら忘れていたと、そのまま言います。体調が悪かった、電車が止まった、のような作った理由は言わないことをおすすめします。作った理由は、あとで食い違いが分かったときに、遅れたこと以上に信頼を損ないかねません。

以下では、毎週火曜の9時に課内で行っている、お客様向けセミナーの準備ミーティングを例にします。参加者は課長と課のメンバー5人で、進み具合の確認と、当日の役割分担を話す会議です。

電話がつながらないときは、チャットに同じ内容を書きます。長く書かず、状況と到着の時刻だけにします。

寝坊や忘れていたことを上司に伝えるのは、評価への影響も気になり、言いにくいものです。それでも、理由を作らずに短く伝えておくほうが、そのあとの補い方や、次からの対策の話に進みやすくなります。

場面ごとの謝り方：会議の途中で気づいた、終わったあとに気づいた、社外の人がいた

謝り方と、そのあとの対応は、気づいた時点と、会議に誰がいたかで分かれます。場面ごとに、最初の連絡と、謝ったあとにすることを表にまとめました。

会議の途中で入るときは、入り口で長く謝らず、一言だけ言って席に着きます。会議を止めて謝ると、その間、参加者全員の話し合いが止まってしまいます。

会議が終わったあとに気づいたときは、気づいた時点で上司に伝えます。「今日はもう言いにくいから明日にしよう」と持ち越すと、自分は決まったことを知らないまま1日を過ごし、上司も事情が分からないままになります。

社外の人がいた会議では、相手に自分から連絡する前に、上司に伝えて連絡の仕方を相談します。お詫びの連絡を誰から、どの形で送るかは、会社として決めることがあるからです。

会議を忘れた・寝坊したときの謝罪のメール・チャットの例文

電話かチャットで一言入れたあと、その日のうちに、謝罪と対応をまとめたメールかチャットを上司に送ります。書くのは、謝罪・欠席の事実と理由（一言）・抜けた分をどう補ったか・再発を防ぐために自分で決めたこと、の4つです。長くせず、読む人がすぐに状況を把握できるように書きます。

会議の途中から入れたときは、メールは短くてかまいません。

参加者全員に向けて謝る必要があるときは、メールの宛先に全員を入れますが、文は上司に送るものより短くします。

謝ったあとの対応：抜けた分を補い、再発を防ぐ手立てを自分で決める

謝ったあとに大事なのは、抜けた分を自分で補うことと、次から同じことが起きないように何を変えるかを、自分で決めて伝えることです。会議を1回欠席したこと自体は、なかったことにはできません。それでも、決まったことを知らないまま仕事を進めてしまうことと、同じことを繰り返すことの2つは、これから防げます。

抜けた分は、まず議事録を読み、自分の担当と期限、次回の日時を確認します。議事録がないときは、参加していた同僚に、決まったことを教えてもらいます。議事録と同僚への確認でも分からなかった点は、上司に尋ねます。

次からの対策は、自分で決めて、自分の言葉で伝えます。「二度としません」と言い切るより、何を変えるかを具体的に言うほうが、聞く側も安心しやすくなります。手立ては、「前日の夜に翌日の予定を見る」「朝の会議の日は目覚ましを2つかける」「カレンダーの通知を15分前と前日に設定する」といった、自分で続けられるものにします。上司に「毎朝声をかけてください」と頼む方法は、おすすめしません。上司が不在の日や忙しい日には続かず、自分で予定を守る手立てにならないからです。

自分を責める気持ちが強いときも、謝罪のあとに「本当に申し訳ありません」を何度も繰り返すより、仕事に戻ることを優先してください。謝る言葉を重ねるより、抜けた分を補って仕事を進めるほうが、自分の中でも区切りをつけやすくなります。

上司の側から見ると、何を知りたいか

上司の側から見ると、謝罪の言葉の丁寧さより、「本人が無事か」「いつ来るのか（来られないのか）」「決まったことを本人が把握したか」の3つを知りたいことが多いでしょう。連絡がない間は、上司の側も何が起きているのかが分からず、心配しているかもしれません。

上司から強い言い方をされたときは、その場では、欠席したことへのお詫びと、これからどうするかを伝えることに絞るとよいでしょう。言い方について気になることがあれば、お互いに落ち着いてから別の機会に話すほうが、話がこじれにくくなります。

寝坊や、会議を忘れることが続くときは、予定の管理の工夫だけでは足りないこともあります。眠れていない・朝起きられない・仕事の量が多くて予定を見る余裕がない、といった背景があるなら、上司に相談してください。必要に応じて、産業医や医療の専門家につないでもらいます。会社の決まりとして欠席がどう扱われるかは、就業規則と人事の担当に確認します。

会議を忘れた・寝坊したあとのやり取りを振り返る

会議を忘れた・寝坊したあとのやり取りは、謝罪が受け入れられたかどうかより、そのあとの仕事が止まらずに進んだかどうかで振り返るとよいでしょう。次の点を、自分に問いかけてみてください。

• 気づいてから最初の連絡まで、何分かかったでしょうか。メールを書く前に、電話かチャットで一言入れられたでしょうか。
• 理由を一言で、作らずに言えたでしょうか。
• 抜けた分を議事録と同僚への確認で補い、自分の担当と期限を把握できたでしょうか。
• 同じことを繰り返さないための工夫を自分で決め、自分の言葉で伝えられたでしょうか。
• 次の1on1や普段の会話で、このことを引きずらずに仕事の話に戻れたでしょうか。

仕事の話に戻れていれば、欠席のことを一人で抱え込み続けなくてよいでしょう。引きずっていると感じるときは、1on1で「先日の欠席のことで、気になっていることがあれば教えていただけますか」と、自分から切り出してみてください。