AIに会議の進行役をまかせられるか

AIに会議の進行役を任せられるか：補助は任せられ、決める役は人に残る

AIに会議の進行役をすべて任せることは、おすすめしません。文字起こし・要約・議題ごとの時間の表示・発言の偏りの表示・出てきた論点の一覧といった「進行の補助」は、AIに任せやすい仕事です。一方で、何を決める会にするか・誰に意見を求めるか・言いにくい指摘を切り出すか・決めたことに責任を持つかという判断は、人の進行役に残ります。

進行役の仕事は、「記録する・測る・整える」仕事と、「決める・選ぶ・切り出す・責任を持つ」仕事の2つに分けて考えると、AIに任せる範囲が見えてきます。前の半分はAIに任せやすく、後の半分は人に残ります。AIに進行を任せきりにした会議がうまくいかないのは、後の半分を誰も持たなくなるからだと考えられます。

以下では、製品の取扱説明書の改訂を決める、技術・営業・サポートの3部署の定例会議で、進行役の課長が文字起こしと要約にAIを使い始める場面を例にします。

会議でAIができることと、人の進行役に残ること

会議で使われているAIの機能には、一般に、文字起こし・要約・決まったことの書き出し・議題ごとの経過時間の表示・誰がどのくらい話したかの表示・出てきた論点の一覧などがあります。これらは、進行役が会議の最中に頭の中で行っていた「記録する・測る・整える」仕事です。AIに任せると、進行役は参加者の話を聞くことに集中できます。

人に残る仕事は、どれも「選ぶ」か「責任を持つ」かに関わります。AIは、まだ話していない人がいることは表示できますが、その人に今ここで意見を求めるかどうかは、場の空気を見ている進行役が決めます。

AIを進行の補助として試す手順と、参加者への伝え方

KAKEAIは、面談に万能のやり方はなく、仮説を立てて試し、確かめて、直すものだと考えています。会議にAIを入れるときも同じです。最初から進行の全部を任せようとせず、小さな定例会議で、文字起こしと要約の補助から試します。手順は次の通りです。

1. 情報の扱いを、社内の決まりに沿って確認します。録音や文字起こしのデータがどこに保存され、誰が見られるかを、情報システムの担当に確認します。
2. 参加者に、AIを使うことと、何に使うかを前もって伝えます。録音や文字起こしに差し支えがある人は、始める前に言えるようにします。
3. 進行は人が行うことを、最初に言います。AIには時間と発言の表示、要約をお願いし、決めることと切り出すことは進行役が持ちます。
4. 会議の最後に、AIの要約を進行役が読み上げ、参加者と一緒に直します。
5. 数回続けたあとで、参加者に、役に立った点と気になった点を尋ねます。

参加者から、録音されていると率直に話しにくい、という声が出ることもあります。もっともな心配なので、その場で扱い方を決めます。

AIが作った要約や論点の扱い方

AIが作った要約は、そのまま共有せず、会議の最後に進行役が読み上げて、参加者と一緒に直します。要約は、言った言葉を短くまとめたものなので、まだ合意していないことが「合意」と書かれたり、担当が決まっていないことが「次回までに確認」と書かれたりすることがあります。読み上げて直す数分で、会議のあとの食い違いを防ぎやすくなります。

AIが挙げた論点の一覧も、同じ扱いです。論点が並んでいても、今日どれを決めるかは進行役が選びます。一覧にある論点を全部扱おうとすると、会議は長くなります。

AIを会議に入れるときに、やらないほうがよいこと

• AIに進行を任せきりにして、人の進行役を置かない。決める人、切り出す人、責任を持つ人がいなくなり、会議は記録だけが残る場になります。
• 逆に、AIは会議に向かないと決めて、記録の補助にも使わない。進行役がメモに追われて、参加者の話を聞けない状態が続きます。
• 参加者に知らせずに、録音や文字起こしを始める。言いにくい話が出なくなり、信頼にも関わります。情報の扱いも、社内の決まりに沿って確認します。
• AIの要約を、確認せずにそのまま共有する。合意していないことが「合意」と書かれたまま、会議の外に広がります。
• AIが出した発言の偏りの表示を、その場で人を指して読み上げる。「○○さんは今日3分しか話していません」のような言い方は、その人を責める形になります。表示は進行役が見て、意見を求める声かけに使います。
• 議事録を自動化すれば会議の質が上がる、と考える。記録が楽になることと、決まることが増えることは別です。

AIの進行の補助がうまくいったかは、どこで分かるでしょうか

AIの進行の補助がうまくいったかどうかは、議事録が早く出たかではなく、会議の終わりに決まったことと担当が参加者の言葉でそろっていたか、進行役が参加者の話を聞けたかで振り返ると分かります。

• 会議の終わりに、決まったことと担当が参加者の言葉でそろっていたら、AIの要約を一緒に直す時間が役に立っています。次は、その時間を短くできないかを試します。
• 進行役の自分が、メモを取らずに参加者の顔を見て聞けていたと感じたら、記録の補助は合っています。まだメモを取っていたら、AIの要約を信じきれていない点がどこかを見ます。
• まだ発言していない人に、進行役から声をかける回数が増えていたら、発言の表示が役に立っています。表示を見ているだけで声をかけていなければ、次回は、表示が出たら一度は尋ねると決めておきます。
• 参加者から「録音されていると話しにくい」という声が続いたら、要約から外す発言の扱いを、もう一度皆で決めます。