AIで議事録を作る・会議を要約する方法

AIで議事録を作るときに、最初に決めること：誰が読むかと、何を残すか

AIで議事録を作る方法を探している人が最初に決めたいのは、どのサービスを使うかではなく、「できた議事録を誰が読むか」と「何を残すか」の2つです。AIは、会議で話されたことを文字にして、要約することは得意です。一方で、話されていないことは書けませんし、誰に見せてよい記録かを判断することもできません。

この2つを先に決めておくと、会議の進め方も変わります。何を残すかが決まっていれば、決まった時点で司会がそれを声に出して確認でき、AIの要約にも決定が残ります。誰が読むかが参加者に伝わっていれば、録音されていても話しやすくなるでしょう。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、会議ではなく上司との面談について尋ねたもので、面談の困りごとを複数回答で聞いています。「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人は9.3%でした。つまり、1対1の場でも、評価や見られ方を気にして本音を控える人がいる、ということです。会議を録音して文字に起こすときにも、記録が誰に届くかが分からなければ、同じように言葉を控える人がいると考えられます。そのため、録音の前に誰が読むかを伝えておくことをおすすめします。

同じ調査で、困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、上司が前回の話を覚えているかどうかは、面談の成果の実感と関係がある、ということです。AIで議事録や要約を作る目的も、書く手間を省くことより、話した内容と決めたことを次の会議や次の面談で確かめられるようにすることに置くとよいでしょう。

以下では、部署の来年度の予算案を検討する会議を例にします。

AIで議事録を作る手順：録音の前、会議中、会議のあとの3段階

AIで議事録を作る手順は、録音の前・会議中・会議のあとの3つに分けると、やることがはっきりします。使うサービスによって操作は違いますが、人がすることは変わりません。

録音の前：会社の決まりを確かめ、参加者の了解を取る

1. 会社や部署に、録音と外部のAIサービスの利用についての決まりがあるかを、人事や情報システムの担当に確認します。社外秘の情報や個人の情報を、会社が契約していないサービスに入れることは、多くの会社で決まりに触れます。
2. 録音と文字起こしをすることと、できた議事録を誰が読むかを、会議の最初に参加者に伝えます。
3. 録音したくない話が出たときに、止める合図を決めておきます。

参加者の側からも、確認してかまいません。

会議中：決めたことを、声に出して言う

AIの要約に決めたことを残す一番確実な方法は、決まった時点で、司会がそれを声に出して言うことです。「では、そういうことで」で次に進むと、人には伝わっても、AIの要約には「〜について議論した」としか残らないことがあります。

決まっていないことを、決まったように言わないことも大事です。AIは、話の勢いから「決定」と「案」を見分けられないことがあります。

参加者の側からは、自分の発言の意図が要約で変わりそうなときに、一言足しておくとよいでしょう。

会議のあと：当日中に要約を読み、3点を直す

AIが作った要約は、そのまま送らず、作った人が当日中に読んで直します。見るのは次の3点です。

直した議事録は、決まったこと・担当と期限・持ち越したこと・次回の日時の順に並べ、出席者に送ります。文字起こしの全文は、議事録とは別に扱い、会議の最初に伝えた範囲の人だけが見られるようにします。

会議の要約をAIに頼むときの、指示の出し方

会議の要約をAIに頼むときは、文字起こしをそのまま渡して「要約してください」と頼むより、何をどの順番で出してほしいかを指示したほうが、使える要約になります。指示の例は、次の通りです。

• 「決まったこと」「担当と期限」「持ち越したこと」「次回の日時」の4つの見出しで整理してください。
• 決まったことと、まだ案の段階のことを分けてください。決まったかどうかが分からない箇所は、「要確認」と書いてください。
• 発言者の名前は、担当を決めた箇所だけに残してください。
• 全体を300字以内にしてください。そのあと、議題ごとの詳しい要約を続けてください。

出てきた要約は、会議に出ていた人が読んで、事実と違う箇所を直します。AIの要約は材料で、議事録として送るのは人が確認したものです。この点は、人が議事録を書くときと変わりません。何が決まったかを先頭に書く議事録の書き方は、別のページ「議事録の書き方と記録の残し方」にまとめています。

1on1や面談の記録にAIを使うときの注意

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）や面談の記録にAIを使うときは、会議とは別の注意が要ります。1対1の話には、本人の体調や家庭の事情、評価への不満のように、本人が相手だけに話したことが含まれるからです。

• 文字起こしと要約は、二人だけが読むものにします。人事や上司の上司が中身を読む運用にすると、話せることが減ると考えられます。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。会社として記録が要る場面（ハラスメントの相談、体調に関わる配慮など）は、会社の決まりに沿って、人事に相談したうえで扱います。
• 会話の内容を、会社が契約していないAIサービスに貼り付けないでください。部下の発言を貼って「この人はどんな人か」と尋ねる使い方は、本人の了解がなく、評価の根拠にもなりません。
• 録音と文字起こしは、相手の了解を取ってから始めます。相手が止めたいと言ったときは、その場で止めます。

上司の側から、次のように伝えます。

部下の側からも、確認や提案ができます。

AIの要約があっても、1on1で決めたことを行うのは二人です。次の1on1は、前回の要約の「次に取り組むこと」から始めるとよいでしょう。

AIで議事録を作るときに、避けたいこと

AIで議事録を作るときに避けたいのは、次の4つです。

• 文字起こしの全文を、そのまま議事録として送る。読む人の時間がかかるうえ、決まったことがどこにあるのか探しにくくなります。
• 要約を読まずに送る。決まっていないことが決まったように残ると、あとで「そんなことは決めていない」という食い違いが起きます。
• 誰が読むかを伝えずに録音する。録音されているのに誰が読むのかが分からないと、参加者は発言を控えがちです。
• AIの要約が残ったことで、会議がうまくいったと考える。要約は、話したことの記録です。会議の価値は、決めたことがそのあと動いたかどうかで見るものです。

AIで作った議事録が役に立ったかを、どこで見るか

AIで作った議事録が役に立ったかどうかは、要約の出来ではなく、次の会議の最初の5分で分かります。前回の議事録を開いて、決まったことがどうなったかを全員で確認できれば、記録は役目を果たしています。振り返るときは、次の3つを見てみてください。

• 次の会議の冒頭で、前回の議事録の「決まったこと」と「担当と期限」から話を始められたでしょうか。
• 議事録を送ったあとに、「そういう意味ではなかった」という訂正は、出席者から何件あったでしょうか。
• 録音と文字起こしを始めてから、会議や1on1で話される内容は、以前と比べて減っていないでしょうか。

訂正が続くときは、AIの要約の精度を疑う前に、会議の中で決めたことが声に出して確認されていたかどうかを振り返ってみてください。話されなかったことは、どのサービスを使っても要約には残りません。