管理職が電話に出ないのは、なぜか

管理職が電話に出ないとき、何が起きていると考えられるか

管理職が電話に出ない理由は、1つに決まりません。会議やほかの部下との面談が続いている、折り返す前に確認したいことがある、電話より文字で受けたい進め方をしている、といった事情が考えられます。どれも、部下を避けているから、仕事に前向きでないから、とは別のことです。理由を決めつける前に、自分の上司の様子がどれに近いかを見て、部下の側でできることから始めてください。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として最も多く挙げられたのは、「上司の時間確保や日程調整」の24.6%でした。上司と時間が取れないことは、部下の側の困りごとの中で最も多いものです。電話がつながらない、折り返しが来ないという困りごとも、これに近いと考えられます。

同じ調査で、「上司の時間確保や日程調整」を挙げた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%より高くなっています。つまり、上司の時間が取りにくいと感じている人でも、面談が成果につながっていると感じている人の割合は、全体より高いということです。面談についての数字ですが、上司の時間が取りにくいとしても、上司との話を仕事の成果につなげることはできると考えられます。

電話に出ない管理職に、部下ができること：用件を「判断してほしいこと」の形で送る

電話に出ない上司には、着信を残すだけで終えず、何をいつまでに判断してほしいのかが分かる形で用件を文字で送るのが一番の近道です。上司は着信を見ても、報告なのか、相談なのか、今すぐ判断が要るのかを知ることができません。文字で用件が届いていれば、会議の合間に返事をするか、折り返すかを上司が選べます。

以下では、取引先から納期を1週間早められないかと相談を受けた営業担当の部下が、受けてよいかどうかを上司（課長）に判断してほしい場面を例にします。

電話に出てもらえなかったら、チャットかメールで、次のように送ります。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして最も多かった答えは、「その時々によって違う」の20.9%でした。つまり、部下が上司に期待することは回ごとに違い、本人が言わなければ上司には伝わらないということです。面談についての数字ですが、電話でも同じことが言えると考えられます。着信の履歴だけでは、報告なのか、判断がほしいのかは上司に伝わりません。用件に「判断をいただきたい」「ご意見をいただきたい」「報告です」のどれかを添えると、上司は返事の仕方を決めやすくなります。

上司から折り返しがあったときは、最初の一言で、相談が1つであることと、何を決めてほしいかを伝えます。

上司の判断に時間がかかるときは、判断に必要な材料を部下の側からそろえると、返事が早くなることがあります。

急ぎでない相談は、定期の面談に集める

その日のうちに答えが要る用件と、来週でも間に合う用件を分けると、電話をかける回数そのものが減ります。急がない相談は、上司との定期の面談に集めるのがおすすめです。KAKEAIは、面談は、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。電話でつかまらなかった判断を面談に持ち込むことは、面談の使い方として自然なことです。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1が始まった時刻は14時台が14.2%、15時台が14.1%でした。午前に多いのは10時台の12.3%で、12時台は3.4%です。つまり、1on1は12時台には少なく、午後の早い時間帯に集まっています。これは1on1が行われた時刻の数字で、電話がつながるかどうかを調べたものではありません。それでも、上司が電話に出られない時間帯には、ほかの部下との1on1が入っていることも考えられます。

面談で相談するときは、前日までに、判断してほしいことの一覧を上司に送るとよいでしょう。

面談の冒頭では、上司が判断するものと、部下が自分で決めてよいものを、先に分けます。

管理職と、連絡の取り方を一度決める

電話に出ない上司との間でまず役に立つのは、連絡の取り方を一度言葉にして決めておくことです。急ぎの基準・使う手段・出られない時間帯の3つを決めておくと、電話をかける側も受ける側も迷わなくなります。上司の側にも、会議や自分の上司への報告、ほかの部下との面談があり、電話に出られない時間帯があるのは自然なことです。

上司から「電話はいつでもかけてくれていい」と言われることもあります。その場合も、出られなかったときの決まりを添えておくと、待つ時間が短くなります。

決めたことは、面談のメモなど二人に見える形で残します。あとで「言った、言わない」にならないためです。

電話に出ない管理職への対応で、避けたいこと

避けたいのは、上司の判断を待ち続けて仕事を止めることと、待たずに自分の権限の外のことを決めてしまうことの、両方です。

• 何度もかけ直し、着信だけを残す。上司には、急ぎかどうかも、何の用件かも伝わりません。かけ直すより、用件を1つ文字で送るほうが早く返事が来やすくなります。
• 上司の判断を待たずに、取引先へ返事をしてしまう。納期のように、ほかの案件や部署に影響する判断は、上司の権限の中にあります。自分で決めてよい範囲かどうかが分からないときは、その点を先に上司に尋ねてください。
• 逆に、折り返しを待ち続けて、取引先への返事を止める。期限が近づいたら、「いつまでにお返事が要ります」と上司にもう一度伝え、間に合わないときは先方に日程の相談をします。
• 「電話に出ない人だ」と決めて、相談をやめる。上司に相談しなくなると、上司の持っている情報や判断が仕事に入らなくなります。
• 上司の上司に、いきなり電話する。先に上司本人に用件を文字で残し、それでも期限に間に合わないときに、事実を添えて相談します。

連絡の仕方を変えてうまくいったかを、どこで見るか

連絡の仕方を変えてうまくいったかどうかは、電話がつながった回数ではなく、判断を待って仕事が止まる時間が短くなったかで分かります。1か月ほどたったところで、次の点を二人の間で振り返ってみてください。

• 判断をお願いした用件に期限までに返事が返ってくるようになっていたら、次は、急ぎの基準を二人で見直します。
• 電話で話す回数が減っても取引先への返事の遅れが減っていれば、連絡の仕方は合ってきています。
• 急ぎでない相談を定期の面談に持ち込めるようになっていたら、面談の前に送る一覧の形を、上司と一緒に整えます。
• 連絡の取り方をまだ上司と言葉にして決められていなければ、次の面談で「連絡の取り方について、一度ご相談したいです」と切り出すところから始めてみてください。

振り返りは、上司を責める材料にするのではなく、連絡の形を二人で整えるために使ってください。