上司の間違いや忘れを角が立たずに指摘したい

上司の間違いや忘れを指摘するとき、角が立つのはどこか

上司の間違いや忘れを指摘して角が立つのは、「間違っています」「忘れていますよね」と、上司本人に向けて言うときです。資料の数字、前回決めたこと、期限といった仕事のものを二人で見る形にして、「3ページの数字は前年のもののようです。見比べていただけますか」と確認すれば、同じ内容でも角は立ちにくくなります。指摘が上司の誤りを正す行為ではなく、仕事を進めるための確認になるからです。

部下が黙っていると、間違った数字のまま資料が先に進み、忘れられた約束は期限の日になって表に出ます。困るのは上司だけではなく、その仕事に関わる部下自身と周りの人です。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%です。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人も6.2%で、成果の実感は23.2%です。回答者全体では31.9%なので、上司の忘れを困りごとに挙げた人は、面談の成果を感じている割合が全体より低いということです。面談についての数字ですが、上司の忘れは、部下が面談の成果を感じにくくなるほどの困りごとだと考えられます。

上司の間違いを指摘する言い方：資料を一緒に見て、確認の形で尋ねる

上司の間違いを指摘するときは、どの箇所が何と違うのかを資料の上で示し、自分の理解が違っている可能性を添えて、どう直すかの判断は上司に委ねます。以下では、課長が作った部署の予算申請の資料を、部下が経理に提出する前に見直している場面を例にします。

資料の数字や日付が間違っているとき

数字の誤りは、どの箇所が、どの資料の数字と違うのかを言えば、それだけで伝わります。

上司が会議で説明した内容が事実と違うとき

会議の最中に上司の説明の誤りに気づいたときは、急ぎでなければ会議のあとに二人で伝えます。その場で直す必要があるときは、上司を正すのではなく、自分の持っている情報を補う形にします。

上司の理解が、決まったことと違うとき

方針や決定事項の受け取り違いは、どちらが正しいかを争わず、決まったことが書かれたものを二人で見ます。

上司が忘れているときの伝え方：期限と影響を添えて、思い出してもらう

上司が約束や頼まれた確認を忘れているときは、「忘れていますか」とは聞きません。期限とそのあとに起きることを伝え、自分が引き受けられることを添えます。上司は複数の案件や会議を同時に抱えていることが多く、忘れたこと自体を責めても仕事は進みません。

上司が引き受けたことが進んでいないとき

頼んだ確認の返事が来ないとき

前に決めたことを、上司が覚えていないとき

上司の間違いをメールやチャットで指摘するときの書き方

メールやチャットで指摘するときは、件名と最初の1行で「確認のお願い」だと分かるようにします。本文は、間違いの箇所・自分の手元の情報・直し方の案・判断のお願いの順に書きます。宛先は上司だけにして、ほかの人を入れません。急ぎのときや込み入った話は、メールより口頭で伝えるほうが早く済みます。

チャットなら、もっと短くてかまいません。忘れを思い出してもらうときも同じです。

上司の間違いや忘れを指摘するときに、避けたいこと

• 黙って自分で直す。直した数字を上司が知らなければ、上司は会議で古い数字を説明してしまうかもしれません。直すなら、直したことを一言伝えます。
• 皆の前で正す。会議や共有のチャットで「それは違います」と言うと、上司は内容より言われた場所が気になり、部下の話を聞けなくなることがあります。急ぎでなければ二人のときに、急ぎなら補足の形で伝えます。
• 遠回しにしすぎる。「少し気になる点があるような気もするのですが」と前置きが長いと、何の話か伝わりません。箇所と違いを短く言うほうが、相手は受け取りやすいものです。
• 謝りすぎる。「申し訳ありませんが」「差し出がましいのですが」を重ねると、指摘が悪いことのように響き、上司も身構えます。確認のお願いは、普通の仕事のやり取りです。
• 過去の間違いを蒸し返す。「前にも同じことがありました」は、今直したい箇所の話から外れます。続くようなら、1on1で進め方の話として切り出すとよいでしょう。

上司の側にも事情があります。複数の案件や会議を抱え、資料の細部まで目が届かない日は誰にでもあります。だからこそ、仕事の細部を見ている部下の確認は、上司にとっても助けになります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の間で決めたことについては、上司も部下も両方が当事者だと考えています。上司の間違いや忘れを上司だけの問題にせず、気づいた部下が確認の一言を出すことで、二人の仕事は止まりにくくなります。

上司との間で、間違いや忘れのやり取りが変わったかを振り返る

指摘がうまくいったかどうかは、その場の上司の反応より、そのあとの仕事の流れで見えてきます。

• 確認を出したあとに、資料や約束がその日のうちに直り、仕事が止まらずに進んでいれば、言い方は伝わっています。
• 上司から「気づいたら言ってほしい」と言われたり、上司のほうから部下に確認を求める場面が出てきたりしたら、確認のやり取りが二人の間に定着してきています。
• 前回決めたことをどちらかが最初に確認する習慣ができてきたら、次は、忘れやすいこと（提出の期限、ほかの部署への連絡）を二人で先にメモに残すことから始めてみてください。