面談の日程変更をお願いするメールの書き方

面談の日程変更をお願いするメールは、事情と面談の種類で書き方を変える

面談の日程変更をお願いするメールで迷いやすいのは、理由をどこまで書くかと、その面談がどのくらい動かしやすいかの2点です。代わりの候補を2つほど添えることは、どちらの場合も変わりません。上司から部下へも、部下から上司へも、日程を変えたいと分かった時点で送ってかまいません。

日程を変えたい事情ごとに、メールに書く理由の深さは次のように変えます。

仕事の都合を具体的に書くのは、相手が新しい日程を考えるときの手がかりになるからです。たとえば、重なった打ち合わせが一度きりのものか、毎週あるものかで、どの曜日に移すのがよいかが変わります。一方で、体調や家庭の事情は、本人が話したいと思ったときに話せばよいことです。受け取った側も、メールで詳しい説明を求める必要はありません。

日程変更の理由をどう書くか：仕事の都合、体調、家庭の事情、私用

ここでは、総務部で勤怠システムの切り替えを準備している部下と、その上司の面談を例にします。

仕事の都合で、日程を変えてほしいとき

仕事の都合のときは、何が重なったのかを1文で書き、候補を2つ添えます。重なった予定を動かせない理由も短く書くと、相手は事情を理解しやすくなります。

上司から部下にお願いするときも、組み立ては同じです。

返事をする側は、候補から選ぶだけでなく、その面談で話したいことを1行添えると、変更したあとの面談に入りやすくなります。

体調が優れないとき

体調が優れないときは、症状まで書く必要はありません。休みの連絡と一緒に、面談の日程は回復してから改めて相談したいと書けば十分です。

体調の連絡を受けた側は、まず体調を気遣う一言を返し、日程の話はあとに回しましょう。

体調の不調が続き、面談の日程を何度も動かすことになりそうなときは、日程の相談とは別に、産業医や人事の担当者に相談することも考えてください。

家庭の事情や通院、私用のとき

家庭の事情や通院、私用のときも、事情の中身は書かなくてかまいません。「家庭の事情で」「私用のため」と書き、候補を添えます。

同じ事情がしばらく続き、働き方にも関わりそうなときは、日程変更のメールで済ませず、面談の中で相談したいと書いておくとよいでしょう。勤務時間の調整は、就業規則を読み、人事の担当者に確認しながら進める話です。

理由をまだ書きにくいとき

理由をメールに書きにくいときは、理由を伏せて、いつ話せるかだけを書く方法もあります。

評価や目標の面談、人事や部長が同席する面談の日程変更

評価や目標の面談、人事や部長が同席する面談の日程は、普段の面談より動かしにくくなります。評価や目標の提出に締め切りがあり、同席する人の予定も合わせ直す必要があるからです。こうした面談の日程変更は、まず面談を設定した人に相談し、締め切りに間に合う候補を出しましょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が半年に1回の人のうち、面談で人事評価の話をしている人は69.8%でした。つまり、半年に1回の面談は、多くの人にとって評価の話をする場になっているということです。面談についての数字ですが、回数の少ない面談を動かすと、その期に評価の話をする機会そのものが取りにくくなると考えられます。

人事が設定し、上司も同席する面談では、日程の相談は人事の担当者に送り、同席する上司には相談したことを伝えます。同席者に一人ずつ連絡すると、設定した人が知らないうちに、日程が二重に動いてしまうおそれがあるからです。

上司の側から、部長が同席する予定の面談の日程を変えるときは、変える理由と、同席者の空いている日を先に伝えます。

一度変えた面談の日程を、もう一度変えてもらうとき

一度変えた日程をもう一度変えてもらうときは、二度目であることをはっきり書き、次は動かさずに済む候補を出しましょう。お詫びの言葉を重ねるより、なぜまた変える必要が出たのかを1文で書くほうが、相手は事情を理解しやすくなります。

同じ面談の変更が自分の都合で続いているときは、日程を変えるお願いに、面談の日時そのものの見直しの相談を添えることをおすすめします。上司の都合で変更が続くと、部下からは、面談を後回しにしているように見えるかもしれません。部下の都合で続くときも、上司が言い出す前に、部下から相談してかまいません。

面談の日程変更のメールで避けたいこと

面談の日程変更のメールで避けたいのは、相手が新しい日時を決めにくくなる書き方です。次の点に気をつけましょう。

• 言い出しにくくて、前日や当日まで連絡しないこと。分かった時点で送れば、相手は空いた時間を別の仕事に使えます。
• お詫びの言葉だけで、代わりの日時を書かないこと。相手が候補を考えて返すことになり、やり取りが1往復増えます。
• 体調や家庭の事情を、細かく書きすぎること。メールは、あとから見返されることもあります。
• 同席者がいる面談で、設定した人を通さずに、一人ひとりに連絡すること。
• 変更を頼まれた側が、理由を問いただすように返すこと。「どうしてですか」と聞くより、「わかりました。どちらの日にしましょうか」と返すほうが、次も早めに相談してもらいやすくなります。
• 逆に、頼まれた側が、都合が悪いのに無理に合わせること。合わないときは、自分からも候補を出してかまいません。

面談の日程変更のお願いがうまくいったかは、どこで振り返るか

日程変更のお願いがうまくいったかどうかは、変更したあとの面談を、予定していた話から始められたかで振り返ることができます。次の点を、変更したあとの面談の前後に見直してみてください。

• 変更のメールから1往復で新しい日時が決まっていたら、次も候補を2つ添える書き方を続けましょう。何往復もかかったときは、候補の曜日や時間帯を広げてみてください。
• 変更したあとの面談を、もともと話す予定だったことから始められていたら、日程が動いても話は止まっていません。止まっていたときは、次の変更のメールに、その回に話したかったことを1行添えてみてください。
• 同じ面談の変更が毎月のように続いていたら、面談の曜日や時間帯そのものを、二人で見直す時期かもしれません。