マネジメントとチームビルディング

マネジメントとチームビルディング：チームづくりは、日々のマネジメントの中で進める

チームビルディングとは、メンバーが目標を共有し、互いの仕事と考えを知り、助け合いながら成果を出せるチームをつくる取り組みのことです。マネジメントの中では、チームビルディングを特別な行事として切り離すより、目標と分担の決め方や振り返りのような日々の仕事の中で進めることをおすすめします。

チームビルディングというと、懇親会や合宿、ゲームのような行事を思い浮かべる人もいるでしょう。こうした行事が、メンバーどうしが打ち解けるきっかけになることはあります。ただ、行事だけでは、チームの目標や、誰が何を受け持つのかは決まりません。

以下では、4月に新しくできた、社内の業務改善を進めるチームを例にします。課長と5人のメンバーで、稟議書や各種の届け出といった社内の申請書類を、紙から電子に切り替える仕事を進めています。メンバーは、総務・経理・情報システム・営業などの部署から集まっています。

チームの時期ごとの進め方と、最初の一言（業務改善チームの例）

チームビルディングで上司がすることは、チームの時期や場面によって変わります。ここでは、チームによく起きる4つの場面に分けて、進め方と最初の一言を書きます。

チームを作ったばかりのとき：目標と分担を全員で言葉にする

立ち上げのときは、チームの目標と、何をもって達成とするかを、全員の場で言葉にします。分担は、メンバーの経験と希望を聞いたうえで決めます。

意見がぶつかったとき：仕事の事実で話し、決める人をはっきりさせる

意見がぶつかるのは、チームが本気で仕事に向き合っている表れでもあります。上司は、ぶつかりを避けるより、それぞれの案の根拠を仕事の事実で話せるようにし、誰がいつ決めるのかをはっきりさせるとよいでしょう。

人が入れ替わったとき：新しいメンバーと、前からのメンバーの仕事を結びつける

メンバーが入れ替わると、チームの進め方を知っている人と知らない人が混ざります。新しいメンバーには、チームの目標と、誰に何を相談すればよいかを最初に伝えます。

成果が出たとき、つまずいたとき：全員で振り返る

成果が出たときも、つまずいたときも、全員で振り返る時間を取ると、チームの進め方を自分たちで直せるようになります。振り返りでは、誰かを責めるのではなく、仕事の進め方のどこを変えるかを話します。

チームビルディングと1対1の面談：一人ひとりと話す時間も、チームづくりの一部

チームビルディングは全員の場だけで進むものではなく、上司と一人ひとりの1対1の面談も、その一部です。全員の場では言いにくい困りごとや、本人の考えは、1対1のほうが聞きやすいことがあります。

KAKEAIの1万人調査では、上司と2週間〜1か月に1回面談している人のうち、面談で「具体的な仕事」の話をしている人の35.1%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。同じ間隔で、仕事の話をしていない人では25.9%です。つまり、同じくらいの間隔で面談している人どうしで比べても、仕事の話をしている人のほうが、面談の成果を実感しているということです。

一方、プライベートの話については、回答者全体で比べると、面談でその話をしている人の40.3%が成果を実感していました。していない人では30.2%です。私生活の話をしている人も、していない人より、面談の成果を実感している割合が高くなっています。どちらも1対1の面談についての数字ですが、チームづくりでも、仕事の話と打ち解けるための話のどちらか一方に寄せる必要はないと考えられます。

関係は、仕事の話を前に進める中でできる、とKAKEAIは考えています。ただし、上司と部下の関係には段階があり、段階によって合う関わり方は変わります。新しいチームでは、まだ身構えている段階のメンバーもいるので、一人ひとりの様子を見ながら話題を選ぶとよいでしょう。

チームビルディングで避けたいこと

チームビルディングで避けたいのは、関係づくりと仕事のどちらか一方だけに寄せることと、決め方を一方に寄せることです。

• まず仲良くなってから仕事を進める、と順番を決める。行事で打ち解けても、目標と分担が決まらなければ、チームの仕事は進みません。
• 逆に、仕事の話だけをして、互いのことを知る機会を持たない。困ったときに誰に相談すればよいかがわからず、一人で抱える人が出やすくなります。
• 上司が目標も分担もすべて一人で決める。メンバーの経験や希望が生かされず、決めたことに納得しにくくなります。
• 逆に、全員の話し合いに任せきりにして、決める人がいない。意見がぶつかったときに結論が出ず、仕事が止まります。
• 業務時間外の行事への参加を、全員に求める。家庭の事情などで参加しにくい人もいます。行事を業務として行うかどうかは、会社の決まりを確かめ、人事に相談してください。

チームづくりが進んでいるかを振り返るには

チームづくりが進んでいるかどうかは、行事の回数より、メンバーどうしの仕事のやり取りに表れます。1か月ほどたったところで、次の点を振り返ってみてください。

• チームの目標と、何をもって達成とするかを全員で言葉にできていれば、次は分担の見直しを、メンバーの希望も聞いて話してみてください。
• 打ち合わせで、メンバーが困っていることを口にするようになっていれば、次はメンバーどうしで直接相談できる場面を増やすとよいでしょう。
• 意見がぶつかったときに、誰がいつ決めるのかを伝えられていれば、次は決めた理由もチーム全員に伝えるようにしてみてください。
• 一人ひとりとの1対1の面談で、仕事の話も仕事以外の話もできていれば、次はその中で出た困りごとを、本人の了承を得てチームの進め方に生かすのがおすすめです。