口だけで動かない上司とどう付き合うか

口だけで動かない上司とどう付き合うか：まず「口だけ」の中身を分ける

口だけで動かない上司とは、上司の言葉を責めるより、その言葉を「誰が・何を・いつまでに」の形にして、部下の側から話を進めてみてください。「やっておきます」「考えておきます」のあとに何も起きないとき、上司が約束を軽く考えているとは限りません。言葉のあとに何が起きているかで分けると、部下にできることが見えてきます。

表の「考えられる事情」は、部下の側からは見えないことが多いものです。事情を決めつけず、期日・材料・今の状況を尋ねる形で話すと、上司も答えやすくなります。

1万人調査で、面談で話したことが行動につながっている人の割合

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が「毎回」そのあとの行動につながっていると答えた人は9.4%でした。「ほぼ毎回」は29.8%で、最も多いのは「半分くらいの回でそうなっている」という答えです。つまり、話したことを毎回行動にするのは、それだけ難しいと言えます。

1万人調査で「毎回」と答えた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は75.5%でした。「全くそうなっていない」と答えた人では6.0%です。面談がそのあとの行動につながっている人ほど、面談の成果を実感しているという結果です。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。面談で話したことを上司が日常にいかしていないと感じている人は、面談の成果を感じている割合が低くなっています。

数字は面談についてのものです。ただ、上司の言葉を「誰が・何を・いつまでに」の形にしておくことは、面談の中でも外でも、部下の側からできる工夫です。

上司の「やっておきます」を、その場で段取りにする言い方

上司が「やっておきます」と言ったら、その場で、誰が・何を・いつまでにするのかを一緒に決めます。あわせて、自分がその間に何をするかも伝えると、二人の段取りがそろいます。

以下では、飲食店で、アルバイトのシフト表づくりを任されている部下が、店長と人手の不足について話す場面を例にします。店長は「本部に、人を増やせないか聞いておきます」と話しています。

話したあとに、決まったことを短いメッセージで送って二人で同じ内容を確認しておくと、あとで「言った」「言っていない」の食い違いが起きにくくなります。

上司の「考えておきます」には、判断の期限と、判断に必要な材料を添えて返します。

期日が近づいても動きがないときの、上司への声のかけ方

期日が近づいても動きがないときは、期日の前に、部下の側から声をかけてください。そのときは、責める言い方ではなく、仕事への影響と、自分が準備できることを添えて尋ねます。

上司が引き受けたことのうち、部下が手伝える部分は、先に申し出るのも1つの方法です。上司にお願いすることを、上司にしかできないこと（判断、本部や他部署への相談）に絞れば、上司も動きやすくなります。

言うことが前回と変わっているときは、どちらが正しいかを問うのではなく、今の方針を確かめます。

「この前、やると言いましたよね」と責める言い方をすると、上司が身構えてしまい、かえって話が進みにくくなります。一方で、遠慮して何も言わずにいると、仕事が止まったまま期日を迎えることになります。期日の前に、事実と影響を短く伝えることをおすすめします。

口だけの上司に頼らずに進められることと、上司にしかできないこと

口だけで動かない上司のもとでも、仕事を止めないためには、自分で進められることと、上司にしかできないことを分けておくとよいでしょう。自分で進められることを先に進めておけば、上司にお願いすることが絞られ、内容も具体的になります。

• 自分で進められること。足りない時間帯の一覧づくり、シフトの案の作成、本部への相談の文面の下書きなどです。
• 上司にしかできないこと。本部や他部署への相談、予算や人の配置の判断、お客様への約束の変更などです。
• 自分だけで決めないほうがよいこと。上司の判断が必要なことを、返事がないからと自分で決めて進めると、あとで食い違いが起きることがあります。進めるときは、「金曜までにお返事がなければ、この案で進めてもよろしいでしょうか」と先に尋ねてください。

定例の1on1があるなら、終わりに、上司と部下のそれぞれが次の1on1までにすることを確認しておきます。KAKEAIは、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。上司が引き受けたことも、部下が引き受けたことも、同じように「誰が・何を・いつまでに」の形にしておくことで、次の1on1をその続きから始められます。

部下の側が引き受けたことが遅れているときも、同じように早めに伝えます。

仕事が止まったままで、お客様やほかのメンバーに影響が出ているときは、上司の上司や人事の担当に相談してかまいません。そのときも、上司の人柄への不満ではなく、何がいつから止まっているのかを事実として伝えます。

口だけで動かない上司とのやり取りがうまくいっているかの振り返り方

上司とのやり取りがうまくいっているかどうかは、上司が約束を守るようになったかではなく、二人の間で決めたことが期日までに進んでいるかで振り返ります。

• 上司と話したあとに、誰が・何を・いつまでにするのかが二人とも同じようにわかっていたら、次は、それを短いメッセージで残すところまで続けます。
• 期日の前に自分から声をかけられていたら、その声かけを、期日の少し前の決まったタイミングにしておきます。
• 上司にお願いすることが上司にしかできないことに絞られていたら、自分で進めた部分の結果も、上司に伝えます。
• 自分が引き受けたことを期日までに済ませられていたら、そのことも上司に伝えます。遅れたときは、早めに知らせます。

進め方について、上司の考えを尋ねてみるのも1つの方法です。