上司をうまく動かす部下になるには、どうすればよいか

上司をうまく動かす部下は、上司に期待することを伝えて二人で決める

上司をうまく動かす部下とは、上司を思い通りに操る人ではありません。上司に期待することを具体的に伝え、誰が何をいつまでにするかを、上司と一緒に決める人です。上司の側も、部下が何に困り、何を求めているのかがわからなければ、動きようがありません。

「上司を使う」「上司を動かす」という言葉には、上司をうまく言いくるめる技のような響きがあります。おだてや根回しで一度は動いてもらえても、次に同じことを頼むときに、また同じ手間がかかります。それより、上司にしかできないことを、目的と期限を添えて率直に頼むほうが、二人にとって仕事が早く進みます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、部下が1on1の前に選んだ、上司に期待することの内訳を見ました。「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つを合わせると53.4%で、「報告したい」は17.1%です。つまり、1on1の前に部下が選ぶ期待は、報告より、上司の考えや関わりを求めるもののほうが多いということです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を5つまで選んでもらいました。「時間やコストの制約で動けない」を挙げた人は15.4%、「裁量や権限がなくできない」を挙げた人は9.4%でした。面談のあと動けない理由として、本人だけでは決めにくいことを挙げる人もいる、という結果です。

面談についての数字ですが、仕事の優先順位や権限は、上司が決められることです。動けない理由がそこにあるなら、上司に具体的に頼むことで仕事が動き出すと考えられます。

以下では、展示会の出展準備を担当しているマーケティング部の部下と、その上司の課長を例にします。

上司に頼めること：判断・優先順位・ほかの部署との調整・会社の情報

上司に頼むとよいのは、上司にしか決められないことと、上司が動いたほうが早く進むことです。何を頼みたいのかを、先に自分の中で分けておくと、最初の一言が決まります。

上司に動いてもらう頼み方：目的・期限・自分の案を添える

上司に頼むときは、目的と期限、自分の案の3つを添えると、上司は判断しやすくなります。「ご相談があります」だけで話し始めると、上司は、聞いてほしいのか、決めてほしいのかがわからないまま話を聞くことになります。

判断がほしいとき

意見がほしいとき、一緒に考えてほしいとき

意見を聞きたいのか、一緒に考えてほしいのかは、最初に言葉で分けて伝えるとよいでしょう。上司も、自分の考えを話せばよいのか、一緒に整理すればよいのかがわかります。

ほかの部署との調整をお願いするとき

決まったら、誰が何をするかを確かめる

上司がその場で答えられないこともあります。そのときは、返事をいつまでにいただけると助かるかと、待っている間に自分が進めることを伝えておくと、仕事が止まりません。

上司を育てる部下とは：上司がしてくれたことの結果を伝える

「上司を育てる」とは、上司に指導することではありません。上司がしてくれたことがどう役立ったか、次にどうしていただけると助かるかを、部下の側から伝えることです。上司の判断や助言がその後どう役立ったかは、部下が伝えなければ、上司には見えにくいことがあります。

変えてほしいことは、責める形ではなく、次にどうしていただけると助かるかの形で、1つに絞って伝えます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1では上司も部下も両方が当事者であり、どちらか一方だけに責任を負わせるものではないと考えています。上司に期待することを伝えるのも、上司がしてくれたことの結果を返すのも、部下の側からできることです。1on1がある職場なら、その時間に話題にするとよいでしょう。

上司を動かそうとして、避けたいこと

避けたいのは、上司を操ろうとすることと、上司が察してくれるのを待つことの両方です。

• おだてや根回しで、上司を思い通りに動かそうとする。一度は動いてもらえても、上司は、何を頼まれているのか、なぜ必要なのかがわからないまま判断することになります。
• 逆に、上司が気づいて動いてくれるのを待つ。上司は、部下の仕事のすべてを見ているわけではありません。困っていることや決めてほしいことは、言葉にして伝えます。
• 報告だけして、判断を求めていることを言わない。「パンフレットの部数は、前回と同じでよいでしょうか」のように、決めてほしい点を1つにして尋ねます。
• 上司の判断が必要なことを、尋ねずに自分で決めて進める。急いでいるときこそ、「この範囲は私の判断で進めてよいでしょうか」と先に尋ねておくと安心です。
• 上司の欠点を並べて、直してもらおうとする。上司にも、ほかの仕事を抱えている、さらに上の判断を待っている、といった事情があることがあります。変えてほしいことは1つに絞って伝えましょう。

上司とのやり取りがうまくいっているかを、どう振り返るか

上司をうまく動かせているかどうかは、上司が言った通りに動いたかではなく、二人のやり取りで仕事が前に進んだかで振り返ります。1か月ほどたったら、次の順で振り返ってみてください。

• 判断がほしいのか意見がほしいのかを最初に伝えられていたら、次は、頼んだことについて誰が何をいつまでにするかが二人の間ではっきりしていたかを見ます。
• そこまでできていたら、上司がしてくれたことの結果を、上司に伝えられていたかを思い返します。
• 最後に、頼み方そのものについて上司と話す機会を、まだ持っていなければ作ります。