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面談を断る、 辞退するメールの書き方
先に答え
面談を断るメールや辞退するメールは、お礼と辞退すること、理由、今後の扱いの4つを短く書けば角を立てずに伝えられます。理由は、今の仕事の状況など、差し支えのない範囲で一言添えます。ただし、書く前に何のための面談かを確かめてください。会社の決まりで全員が受ける面談や、心身の健康に関わる面談は、自分だけで辞退を決めず、人事の担当に相談します。他部署や上司の上司からの、仕事の割り当てに関わる打診は、直属の上司と話してから返事をするとよいでしょう。
面談を断る、 辞退するメールは、 お礼・辞退・理由・今後の扱いの4つで書く
面談を断るメールや辞退するメールは、お礼と辞退すること、理由、今後の扱いの4つをこの順に短く書けば十分です。面談を辞退すること自体は、失礼なことではありません。気をつけたいのは、返事を先延ばしにしないことと、辞退なのか日程の相談なのかを、読んだ人が迷わないように書くことです。
| 書くこと | 書き方 | 文面の例 |
|---|---|---|
| お礼 | 打診や | 「面談の |
| 辞退 | 辞退するのか、 | 「今回は、 |
| 理由 | 差し支えのない | 「新しい |
| 今後の扱い | 次の | 「立ち上げが |
理由は、詳しすぎても短すぎても、相手に伝わりにくくなります。家庭や体調の事情を細かく書く必要はありません。一方で「都合により」の一言だけでは、次の機会に声をかけてよいのかを、相手が判断しにくくなります。今の仕事の状況など、差し支えのない範囲の理由を1つ添えれば足ります。
辞退してよい面談かは、 何の面談かと、 誰に関わる話かで見分ける
直属の上司以外から届く面談の打診には、自分で辞退を決めてよいものと、決める前に誰かに相談したほうがよいものがあります。メールを書く前に、打診してきた相手ごとに、次の点を確認しておきましょう。
| 打診してきた相手 | 辞退の前に確かめること | 相談する相手 |
|---|---|---|
| 人事 | 希望者が | 案内を |
| 他部署の | 異動や | 直属の上司 |
| 自分から | 取り消しの | 申し込んだ窓口 |
| 社外の方 | 誰かの | 紹介してくれた |
産業医との面談のように、心身の健康に関わる面談は、会社の決まりで受けることになっている場合があります。辞退するかどうかを一人で決めず、就業規則を確認したうえで、人事の担当に相談してください。日程が合わないだけなら、辞退ではなく、日程の変更をお願いする形にできます。
人事から案内された面談を辞退するメールの例文
人事から案内された面談が希望者向けのものなら、辞退してかまいません。全員が受けるものかどうか分からないときは、辞退と書く前に、案内を送ってきた担当に尋ねてみてください。
全員が受ける面談かどうか分からないとき
- 件名：面談のご案内について（確認のお願い）
- 人事部 △△様 面談のご案内をいただき、ありがとうございます。この面談は、希望する人が受けるものでしょうか。それとも、部署の全員が受けるものでしょうか。
- 今月は新しい製造ラインの立ち上げが続いており、時間を取るのが難しい状況です。全員が受けるものでしたら、来月の日程でご相談させてください。
希望者向けの面談を辞退するとき
- 件名：キャリア面談のご案内について
- 人事部 △△様 キャリア面談のご案内をいただき、ありがとうございます。今回は、辞退いたします。
- 新しい製造ラインの立ち上げが3月まで続くため、落ち着いてお話しできる時間を取りにくいと考えました。立ち上げが終わったあとの回に、改めて申し込みます。
- （産業医との面談の案内を受けたとき）産業医との面談のご案内をありがとうございます。今週は立ち上げの試運転が重なっているため、来週の日程に変えていただくことはできますか。
キャリア面談を辞退するときは、キャリアの話をほかの場でしているかも考えてみてください。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で話している話題（複数回答）として「キャリア」を選んだ人は27.7%でした。つまり、上司との面談でキャリアの話をしていない人のほうが多いということです。人事の面談を辞退するなら、上司との面談でこの話をする時間を取る、という方法もあります。
- （直属の上司に）人事のキャリア面談は、今回は辞退しました。その代わりに、次の面談で、立ち上げが終わったあとの仕事について、課長のご意見を伺えますか。
他部署や上司の上司からの面談の打診を辞退するメールの例文
他部署の部長や上司の上司から、異動や兼務、プロジェクトへの参加を含む面談の打診が届くことがあります。今の仕事の割り当てに関わる話なので、返事をする前に、直属の上司と話しておくことをおすすめします。今の仕事の量や、この先の担当について、上司と相談する機会にもなります。
部下の側から： プロジェクトへの参加の打診を辞退するとき
- （直属の上司に）開発部の◇◇部長から、新製品のプロジェクトのことで面談のお誘いをいただきました。今は立ち上げを優先したいので辞退しようと考えていますが、お返事の前に、課長のお考えを伺えますか。
- 件名：面談のお誘いについて
- 開発部 ◇◇部長 新製品のプロジェクトについて、面談のお声がけをいただき、ありがとうございます。せっかくのお話ですが、今回は辞退いたします。
- 3月まで新しい製造ラインの立ち上げを担当しており、そちらに力を注ぎたいと考えました。□□課長とも相談したうえでのお返事です。立ち上げが終わったあとに、またお話を伺える機会があれば幸いです。
辞退するかどうかを決めかねているときは、話を聞いてから返事をする、という形もあります。
- 面談のお誘いをいただき、ありがとうございます。今の担当を続けながら加われるかどうか、まだ判断がつきません。まずはお話を伺い、□□課長とも相談してからお返事してもよろしいでしょうか。
上司の側から： 部下への面談の打診を受けたとき
他部署から上司あてに、「○○さんと面談したい」という打診が届くこともあります。この場合は、上司の判断だけで断らず、本人の考えを聞いてから返事をしましょう。今の仕事の量を一番よく知っているのは本人で、どんな仕事に関わりたいかにも、本人の考えがあるからです。
- （部下に）開発部の◇◇部長から、新製品のプロジェクトのことで、○○さんと面談したいという連絡がありました。お返事の前に、○○さんがどうしたいかを教えてもらえますか。私の考えも、そのあとでお伝えします。
- （本人が受けたいとき）受けてみたいということでしたら、立ち上げの担当と両立できる範囲を、私から◇◇部長に相談してみます。
- （本人が辞退したいとき、他部署の部長に）◇◇部長、○○さんへのお声がけをありがとうございます。本人とも話しましたが、3月までは新しい製造ラインの立ち上げを優先したいとのことで、今回は辞退いたします。立ち上げが終わる頃に、改めてご相談させてください。
自分から申し込んだ面談や、 社外からの面談の依頼を辞退するメールの例文
自分から申し込んだ面談を辞退するとき
社内公募の面談や、社外の勉強会のあとの個別相談など、自分から申し込んだ面談を辞退するときは、決めた時点でできるだけ早く連絡しましょう。相手が日程を空け、準備を始めていることもあるからです。お詫びの言葉も添えます。
- 件名：社内公募の面談の辞退について
- 人事部 △△様 品質保証部の社内公募について、面談の機会をいただき、ありがとうございました。大変申し訳ないのですが、今回は応募を取り下げ、面談を辞退いたします。
- 担当している製造ラインの立ち上げが延び、来期も今の部署で続けることになったためです。ご準備いただいていたところ、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
前日や当日に辞退することになったときは、メールだけで済ませず、電話でも一言伝えると、相手が予定を組み直しやすくなります。
社外の方からの面談の依頼を辞退するとき
社外の方からの面談の依頼が、取引先や知人の紹介で届くことがあります。辞退のメールは依頼してきた方に送り、紹介してくれた人にも、辞退したことを一言伝えておきます。紹介した人が、経緯を知らないままになるのを防ぐためです。会社として受けるかどうかを決める依頼なら、返事の前に直属の上司に相談します。
- 件名：ご面談のご依頼について
- 株式会社×× ◎◎様 このたびは、ご紹介を通じてご連絡をいただき、ありがとうございます。設備の保守についてのご面談のご依頼でしたが、今回はお受けしないことといたしました。
- 当社では、3月まで新しい製造ラインの立ち上げを優先しており、新しいご提案を検討する時間が取れないためです。状況が変わりましたら、こちらからご連絡いたします。
- （紹介してくれた取引先の方に）先日ご紹介いただいた株式会社××様からのご面談のご依頼は、今回はお受けしないことにしました。せっかくご紹介いただいたのに、申し訳ありません。
面談の辞退が相手にどう伝わったかを、 どこで振り返るか
面談を辞退したあとは、相手とのやり取りと、自分の仕事のその後を見て振り返ります。次の点を目安にしてみてください。
- 辞退のメールのあとに、相手から「日程を変えればよいですか」といった確認が来たときは、辞退か日程の相談かが伝わりにくかったのかもしれません。次からは、件名か最初の2文で、どちらなのかを書くとよいでしょう。
- 仕事の割り当てに関わる打診を辞退したときは、直属の上司との次の面談で、今の仕事の量と、この先の担当について話してみましょう。辞退の理由に挙げた仕事の状況を、上司と一緒に見直す機会にもなります。
- 「次の機会には」とメールに書いた相手には、その時期が来たら、自分から声をかけましょう。辞退のあとも、相手とのやり取りを続けやすくなります。
この場面で、Kakeai AI 1on1 でできること
Kakeai AI 1on1 は、上司と部下の1on1の準備・会話・ふりかえり、そして日常の仕事の場面で、お二人のこれまでの1on1を踏まえた具体的な支援を届ける AI です。
面談の日程の連絡や変更、取りやめのあとに、次の予定や話すことが決まらないまま間が空くときに、上司と部下の1on1なら、Kakeai AI 1on1で次のことができます。
面談の前に、「1on1の準備」で。
日程の連絡とあわせて、 話したいことと相手に期待することを、 面談の前に伝えられます。
日程・テーマ・期待する対応・「この1on1へのメモ」を設定して保存すると、お二人の画面に表示されます。日程やテーマを設定・変更すると、お相手にメールとお知らせが届きます。選ばれたテーマと、部下が選んだ期待する対応は、上司向けの「1on1前のAIアドバイス」にも生かされます。
藤本さんが今日持ち込んでくれたのは「東南アジアの新規開拓リスト」と「スキルや力の向上」の二つです。…
面談の前日と開始5分前、ホームで。
リマインドのメールを別に書かなくても二人それぞれに予定が届き、 次の予定が決まっていないことにも気づけます。
1on1の前日と開始5分前に、メールでお知らせが届きます。次回の1on1が決まっていないときにも、メールでお知らせが届きます。ホームの「この先1週間のポイント」では、Kakeai AI が、ご自身の1on1の予定や次の一歩の期限などから、この先1週間で気にかけておくとよいことを、事実と、問いかけの形の提案で、最大3件書きます。ホームはご自身だけに表示されます。
三浦さんとの1on1は明日6月11日10時に予定されています。
面談が取りやめになったあとに。
面談が流れても、 期限の来た一歩に気づき、 次の面談を待たずに相手に声をかけられます。
予定の日に実施されなかった1on1は「予定・履歴」に「未実施」のカードとして残り、実際に行っていれば「実施済みにする」で変えられます。Kakeai AI 1on1を使わずに行った1on1も、あとから履歴に追加できます。ホームの「この先1週間のポイント」では、期限が近い、または期限を過ぎた次の一歩を Kakeai AI が取り上げることがあります。
林さんが6月25日期限で引き受けた「上海側の要件確認…」が期限を過ぎたまま未完了です。…7月9日の1on1を待たず現状を確認する場を設けてみませんか。
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よくある質問
面談を断るメールに、 理由は書かなければいけませんか。
面談を断るメールに、詳しい理由を書く必要はありません。ただ、「都合により」の一言だけでは、次の機会に声をかけてよいのかを相手が判断しにくくなります。「新しい製造ラインの立ち上げが3月まで続くため」のように、今の仕事の状況など、差し支えのない範囲の理由を1つ添えるとよいでしょう。家庭や体調の事情は、書かなくてかまいません。
人事から案内された面談は、 断ってもよいですか。
人事から案内された面談のうち、希望者が受けるものは辞退してかまいません。一方、会社の決まりで全員が受ける面談や、産業医との面談のように心身の健康に関わる面談は、受けることになっている場合があります。どちらか分からないときは、辞退と書く前に、案内を送ってきた人事の担当に尋ねてください。日程が合わないだけなら、日程の変更をお願いする形にできます。
他部署の部長からの面談のお誘いを、 上司に相談せずに断ってもよいですか。
他部署の部長からの面談のお誘いが、異動や兼務のような、今の仕事の割り当てに関わる話なら、返事の前に直属の上司と話しておくことをおすすめします。今の仕事の量や、この先の担当について、上司と相談する機会にもなるからです。辞退のメールに「□□課長とも相談したうえでのお返事です」と一言添えると、相手にも経緯が伝わります。
一度受けると返事をした面談を、 あとから辞退してもよいですか。
一度受けると返事をした面談でも、事情が変わったなら辞退してかまいません。辞退を決めた時点でできるだけ早く連絡し、お詫びの一言と短い理由を添えましょう。相手が日程を空け、準備を始めていることもあるからです。前日や当日の辞退になるときは、メールに加えて電話でも一言伝えると、相手が予定を組み直しやすくなります。
部下への面談の打診を、 上司が代わりに断ってもよいですか。
他部署などから部下への面談の打診が届いたときは、上司の判断だけで断らず、まず本人の考えを聞いてから返事をしましょう。今の仕事の量を一番よく知っているのは本人で、どんな仕事に関わりたいかにも本人の考えがあるからです。本人が受けたい場合は、今の担当と両立できる範囲を、上司から相手に相談するとよいでしょう。
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出典と、この数字を引用するときの書き方
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
引用する際は、「出典：株式会社KAKEAI『1on1実態調査』（2026年）」と、このページのURLを明記してください。
このページのURL：https://kakeai.co.jp/guide/decline-meeting-invitation-email-hr-other-departments
作成者と運営者
KAKEAIでは普段、「上司」「部下」という言葉を使っていません。このページでは、多くの方に伝わりやすいよう、一般的な呼び方として「上司」「部下」と書いています。
このページは、Kakeai AI 1on1 を提供する株式会社KAKEAIが、自社で実施した1万人調査と Kakeai AI 1on1 の利用データの集計をもとに作成したものです。
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