マネジメントで苦労したことと乗り越え方

マネジメントで苦労したこととして挙げられる5つと、乗り越え方

マネジメントの苦労は人によって異なりますが、たとえば次の5つがあります。どれも、自分の仕事を自分で進めていたときとは勝手が違うところから生まれる苦労です。表の右の列には、それぞれの苦労を乗り越えるために、最初に試してみたい一手を書きました。

以下では、物流センターの出荷チームをまとめる課長と、チームの部下の場面を例にします。午後3時に出荷の締め時刻があり、出荷前の確認の手順を変えようとしている職場です。

マネジメントの苦労の元：うまくいくやり方が、相手と回によって変わる

マネジメントの苦労が一度の工夫で片づかないのは、うまくいくやり方が、相手と回によって変わるからだと考えられます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談がそのあとの行動につながっているかを尋ねたところ、最も多い答えは「半分くらいの回でそうなっている」の40.9%でした。「毎回そうなっている」と答えた人は9.4%です。面談で話したことが毎回行動につながるのは、それだけ難しいということです。

KAKEAIの1万人調査では、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を5つまで選んでもらっています。最も多い答えは「その時々によって違う」の26.1%で、次が「特にない」の23.4%でした。行動につながらない理由は1つに決まらず、本人にもはっきりしていない場合があるということです。

面談についての数字ですが、マネジメントの苦労に当てはめると、一度うまくいったやり方が、次の相手や次の回にも合うとは限らないと考えられます。苦労が続いていても、それだけで上司の力量が足りないとは限りません。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、マネジメントに万能のやり方はないと考えています。型や手順を守ることは目的ではありません。乗り越え方は、正しいやり方を1つ探し当てることではなく、相手ごとに「こうではないか」と考えて試し、反応を見て直していくことです。次の節の一言も、最初に試す一手として使えます。

マネジメントの苦労ごとの乗り越え方と、最初の一言

言ったことが行動につながらないとき

決めたことが動かないときは、理由を決めつける前に、何が止めているのかを本人と一緒に探します。KAKEAIの1万人調査では、行動につながらない理由として「行動するために必要な情報が揃っていない」「時間やコストの制約で動けない」といった答えも挙がっています。どちらも、上司の側で手を貸せるものです。

理由が本人にもはっきりしないときは、無理に答えを出さず、次の1週間で何を試すかだけを決めるのも1つの方法です。

仕事を任せられないとき

自分でやったほうが早い、失敗したときに困る、と考えて抱え込んでしまう苦労です。任せる範囲を区切り、相談してほしい場面を先に決めておくと、任せる側の不安も小さくなります。

部下によって合う関わり方が違うとき

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして最も多かった答えは「その時々によって違う」で、20.9%でした。同じ部下でも、回によって上司に期待することが変わる場合があるということです。ある部下に合った関わり方が、別の部下や別の回にも合うとは限らないので、その回に期待することを本人に尋ねるところから始めるとよいでしょう。

意見を求められたときは、まず相手の考えを尋ね、そのうえで具体的に伝えます。

自分の仕事と部下との時間を両立できないとき

自分の作業に追われ、部下の相談への返事が遅れてしまう苦労です。すべてに時間をかけるのは難しいので、部下が上司の返事を待っていて、先に進められずにいる相談から答えることをおすすめします。手が離せない時間帯は、先に伝えておきます。

伝えにくいことを伝えられないとき

指摘や評価を先送りすると、期末にまとめて伝えることになり、部下には突然の話に聞こえます。気づいた日のうちに、事実と理由を添えて伝え、部下の側の事情も尋ねましょう。

面接で「マネジメントで苦労したこと」を聞かれたときの答え方

面接でこの質問をされたときは、苦労の大きさより、何を考えて何を試し、どう直したかが伝わるように組み立てることをおすすめします。話すのは、ご自身が実際に経験したことだけにしてください。経験を脚色したり、ほかの人の経験を自分のことのように話したりすると、詳しく質問されたときに答えに詰まるおそれがあります。

組み立ては、次の順番にすると話しやすくなります。

1. どんな状況で、何に苦労したのかを話します。チームの人数や仕事の内容など、相手が場面を思い浮かべられる程度に添えます。
2. そのとき、何が原因だと考えたかを話します。
3. その考えをもとに、何を試したかを話します。
4. 結果どうなり、何を直したかを話します。うまくいかなかったことも含めてかまいません。
5. その経験から、今のマネジメントで続けていることを話します。

次は、組み立て方を示すための例文です。実在の人の体験ではありません。ご自身の経験に置き換えて使ってください。

管理職の経験がない場合は、後輩に仕事を教えた経験や、プロジェクトのとりまとめ役を務めた経験など、人と一緒に仕事を進めた場面で答えられます。その場合は、役職としての経験ではないことを最初に伝えたうえで、同じ順番で話せます。

マネジメントの苦労を乗り越えようとして、避けたいこと

避けたいのは、苦労の原因を部下の側だけに求めることと、逆に、すべてを自分の力量の問題として一人で抱え込むことです。

• 苦労の原因を、部下のやる気や性格の問題として片づけること。理由が分からないまま「やる気がない」と考えると、上司の側で手を貸せることが見えなくなります。
• 逆に、すべてを自分の力量不足と考えて、一人で抱え込むこと。マネジメントの苦労は、自分の上司や同じ立場の管理職に相談してかまいません。
• 1つのやり方を、どの部下にも同じように当てはめること。KAKEAIは、1つの型や手順を、どの場面にも当てはめることをおすすめしません。ある部下に合った進め方が、別の部下にも合うとは限らないからです。
• うまくいったやり方を、見直さないまま続けること。相手や状況が変われば、合うやり方も変わります。見直す日を先に決めておくとよいでしょう。
• 面接で、経験していないことや、結果を大きく見せた話をすること。詳しく質問されたときに、説明が続かなくなります。

心身の不調を感じるほど苦労が続いているときは、一人で抱えず、産業医や医療の専門家に相談してください。

マネジメントの苦労を乗り越えられているかを、どこで振り返るか

苦労を乗り越えられているかどうかは、苦労がなくなったかではなく、二人のやり取りが前より動くようになったかで振り返るとよいでしょう。1か月ほど続けたら、次のことを試してみましょう。

• 部下と一緒に見直した進め方があれば、次は、それがほかの仕事にも合うかを二人で話してみましょう。
• 決めたことが動かなかったときは、理由を決めつける前に、本人の話を聞く時間を取ることをおすすめします。
• その回に上司に期待することを尋ねる機会がなかった部下がいたら、次の1on1で尋ねてみるのも1つの方法です。
• 部下が返事を待っている相談には、いつまでに答えるかを先に伝えておくと、部下も予定を立てやすくなります。
• 一人で抱えている苦労があれば、自分の上司や同僚に相談しましょう。

同じ苦労が続いていると感じたら、やり方を1つだけ変えて、2週間後に部下と一緒に振り返ってみてください。