上司とのコミュニケーションの取り方の基本

上司とのコミュニケーションの基本：まず取り入れたい3つのこと

上司とのコミュニケーションの基本として、まず取り入れたいのは次の3つです。話し方の上手さや敬語の細かさより先に、この3つがそろっているかを見直してみてください。以下では、部署の業務マニュアルの改訂を任されている部下を例にします。

この3つがそろっていると、話の中身が上司に伝わりやすくなります。上司の側も、部下が何を求めているのかがわからず、どう返せばよいか迷っていることがあります。最初の一言で用件がわかることは、上司にとっても助けになります。

基本1：用件と、上司に期待することを最初に伝える

上司に話しかけるときは、最初の一言で、何の話かと、その話で上司に期待することを伝えます。報告か相談か、判断のお願いかが先にわかれば、上司は話を聞きながら、自分が何をすればよいのかを考えられます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待することがある人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は39.3%でした。「期待していることは特にない」と答えた人では8.4%です。上司に何かを期待して面談に臨んでいる人のほうが、面談の成果を実感している割合が高いということです。

面談についての数字ですが、普段の報告や相談でも、上司に何を期待しているのかを先に言葉にしておくと、話がかみ合いやすくなると考えられます。

話しかけるタイミングに迷うときは、急ぎかどうかと、かかる時間を添えて尋ねるとよいでしょう。上司が忙しそうに見えても、急ぎかどうかと、どのくらい時間がかかるかがわかれば、上司は自分で都合のよい時間を選べます。

報告は、結論を先に伝え、経緯はそのあとに話します。遅れや問題の報告ほど、結論を先に言うと、上司はすぐに次の手を考えられます。

基本2：上司の状況と判断の基準を、部下の側からも尋ねる

上司が今何を優先していて、何を基準に判断しているのかは、推測で決めずに尋ねてかまいません。上司の考えを知ったうえで進めるほうが、出したものがやり直しになる回数を減らしやすくなります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1のあとに部下が感想を選んで上司に送れます。その利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれた回は、感想を送った回の46.2%でした。一方、「相手のことや状況を知れました」が選ばれた回は10.4%です。1on1のあとの感想として、上司の状況を知れたことは、自分の状況を知ってもらえたことより選ばれる回が少ないということです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として、「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人が38.5%いました。「自分の仕事を進めるため」（52.8%）に次いで、2番目に多い答えです。会社や組織の考えを知りたいと考えて面談に臨んでいる人は、少なくないということです。面談についての数字ですが、普段のやり取りでも、上司が何を優先しているかや、部長から何を求められているかを尋ねてかまいません。

上司の側にも、まだ部下に話せない事情（会社の方針や、ほかの部署との調整など）があることがあります。話せないと言われたら、話せる範囲で十分だと伝えておくと、上司も答えやすくなります。

基本3：話の終わりに、次に誰が何をするかを言葉にする

話の終わりには、次に誰が何をいつまでにするのかを、部下の側から言葉にして確認します。口頭で話したことは、二人の受け取り方が少しずつ違っていることがあり、言葉にすると、その違いにその場で気づけます。

上司が引き受けたことも、同じように言葉にしておくと、二人ともあとで思い出しやすくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下のコミュニケーションについては、上司も部下も両方が当事者だと考えています。話がかみ合わないと感じるときも、上司だけ、自分だけの責任と決めず、部下の側からできることを1つずつ試してみてください。

上司とのコミュニケーションで、避けたいこと

• 上司の考えを推測だけで決めて進める。推測が外れると、やり直しが期限の直前に重なりやすくなります。迷ったら、短く尋ねてかまいません。
• 逆に、細かいことまで確認して、自分の考えを言わない。「私はこう進めようと考えていますが、よろしいでしょうか」と、自分の案を添えて尋ねるとよいでしょう。
• 悪い知らせを、言いやすくなるまで持ち続ける。遅れや失敗は、わかった時点で、わかっている範囲だけでも伝えます。早くわかれば、上司と一緒に打てる手が増えます。
• 上司の機嫌によって、伝える内容を変える。伝え方を選ぶことは大事ですが、内容まで変えると、上司は正しい判断をしにくくなります。
• 言いにくいことを、上司を責める形で伝える。「○○さんがはっきり言わないので」ではなく、「進め方を確認させてください」のように、仕事の話として伝えます。

なお、人格を否定する言葉や怒鳴ることが続く場合は、自分の伝え方を工夫して解決しようと一人で抱え込まず、人事の担当や会社の相談窓口に相談してください。

上司とのコミュニケーションがかみ合っているかの振り返り方

上司とのコミュニケーションがかみ合っているかどうかは、話しやすさより、話したあとに仕事が前に進んだかどうかに表れます。次のように、二人のやり取りを見直してみてください。

• 最初の一言で、何の話かと上司に期待することを伝えられていたら、次は、話の終わりに次にすることを言葉にするところまで続けます。
• 上司が今何を優先しているのかを推測で考えていたと気づいたら、次の1on1で上司に直接尋ねてみてください。
• 話の終わりに次に誰が何をするのかを言葉にできていなければ、次の話から、決まったことをチャットで短くまとめて送るとよいでしょう。
• 同じことでやり直しや確認の往復が続いているときは、その仕事で上司が何を基準に判断しているのかを、一度尋ねます。

まずは明日、上司に話しかけるときの最初の一言を、用件と上司に期待することの2つから始めてみてください。