上司との面談のあとに送るお礼メールを知りたい

上司との面談のあとのお礼メールは、時間へのお礼と、感じたことを1つ

上司との面談のあとに送るお礼メールは、時間を取ってもらったことへのお礼に、面談で実際に感じたことを1つ、自分の言葉で添えれば十分です。「大変勉強になりました」のような決まり文句を重ねる必要はありません。

お礼メールは、毎回の面談に必要なものではありません。毎週や毎月の定例の面談なら、終わったときに口頭でお礼を言えば足ります。メールやチャットで送るとよいのは、次のような面談のあとです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として最も多く挙がったのは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%の人が選んでいました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%より高くなっています。つまり、上司の時間を取りにくいと感じている人でも、面談の成果の実感は全体より高いということです。時間の取りにくさと、面談が役に立つかどうかは、別のことだと考えられます。

調査はお礼メールについては尋ねていません。それでも、上司の時間を取るのが簡単ではないと感じている人が多いことを考えると、「お忙しい中、お時間をいただき」は決まり文句ではなく実感のこもったお礼の言葉として書いてよいでしょう。

以下では、初めて部の予算案づくりを任された人が、人件費の見積もり方について上司に相談した面談を例にします。

相談に乗ってもらった面談のあとの、上司へのお礼メールの例文

相談に乗ってもらった面談のあとは、何が助かったかを1つ、具体的に書きます。何が役に立ったのかは、言われなければ上司にも分からないことがあります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1のあとに、部下が感想を選んで上司に送れます。その利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、部下が感想を送った回のうち、最も多く選ばれていたのは「自分のことや状況を知ってもらえました」で、46.2%でした。「すっきりしました」15.5%、「助かりました」13.0%、「気づきがありました」12.7%なども選ばれています。つまり、部下が1on1のあとに感じることは、回によってさまざまだということです。お礼の言葉も「勉強になりました」で一律にせず、その回に感じたことに合わせて書くとよいでしょう。

状況を聞いてもらえたことが一番ありがたかった回は、そのまま書けば十分です。

教わったことで新しく気づいた点があった回は、その点を書きます。

チャットで送るときは、さらに短くてかまいません。

評価やキャリアの面談、事情を聞いてもらった面談のあとのお礼メール

評価やキャリアの面談のあとは、受け取ったことを短く書き、確認したいことがあれば、その点を次の面談で話したいと添えます。納得していない点があるときに、「ご指導ありがとうございました」とだけ書く必要はありません。

評価の理由は理解したものの、認識が違う点が残っているときは、そのことを短く書いておきます。

キャリアの相談に乗ってもらったときは、話を聞いてもらえたことと、これから自分がすることを書きます。

家庭や体調の事情を聞いてもらった面談のあとは、聞いてもらえたことへのお礼だけを書き、事情の中身はメールに書かないでおきます。メールは転送されたり、あとで人の目に触れたりすることがあるからです。

面談で決めたことを試したあとに送る、報告を兼ねたお礼

面談のお礼は、直後の1通だけでなく、教わったことを試したあとにもう1通送ると、より具体的になります。何を試し、どうなったかを書けば、上司も、面談での話が仕事にどう役立ったかを知ることができます。

KAKEAIの1万人調査では、面談が「毎回」そのあとの行動につながっていると答えた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は75.5%でした。「全くそうなっていない」と答えた人では6.0%です。面談がそのあとの行動につながっている人ほど、面談の成果を実感しているということです。KAKEAIは、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。

うまくいかなかったことも、報告してかまいません。次の面談で何を話すかが、上司にも前もって伝わります。

上司へのお礼メールで避けたいこと

避けたいのは、お礼が重すぎて中身が見えなくなることと、反対に、何のお礼か分からないほど短いことの両方です。

• 敬語を重ねすぎる。「貴重なお時間を賜り、誠にありがとうございました。今後ともご指導ご鞭撻のほど」のような書き方は、社外の相手に送る文面に近く、社内の上司には固すぎることがあります。
• 何のお礼か分からないほど短い。「本日はありがとうございました」だけでは、どの話が役に立ったのかが上司に伝わりません。チャットでも、何が助かったかを一言添えます。
• 面談で話したことを、すべてメールに書き直す。長い報告になると、読む上司の負担になります。書くのは、感じたことを1つと、次に自分がすることまでで十分です。
• 事情の中身を詳しく書く。家庭や体調のことは、面談の中だけにとどめます。
• ほかの人をCCに入れる。面談のお礼は、上司との二人のやり取りです。
• 返信を求める。「ご確認のうえ、ご返信ください」は要りません。上司から返事がなくても、気にしなくてかまいません。

お礼メールを送ったあとに、二人の時間を振り返る

お礼メールは、文面の丁寧さより、次の面談につながったかどうかで振り返ってみてください。

• お礼に何が助かったかを書けたら、次は、教わったことを試してどうなったかを、報告を兼ねたお礼で伝えてみましょう。
• お礼に書いた「次にすること」を次の面談までに進められたら、その面談は、進めた結果の話から始めると、前回の話とつながります。
• 試してもうまくいかなかったことがあれば、次の面談の前に一言伝えておくと、上司も一緒に考える準備ができます。

次の面談のあとは、「ありがとうございました」に、その日に感じたことを1つだけ足して送ってみてください。