フィードバック面談を上司から受けるときの心構え

フィードバック面談を受けるときの心構え：上司の考えを受け取りに行く場にする

上司からフィードバック面談を受けるときは、言われることに身構えて耐える場ではなく、自分の仕事を前に進めるために、上司の考えを受け取りに行く場だと考えて臨むことをおすすめします。上司の指摘は、自分の評価が下がる合図とは限りません。上司から見えている事実と考えを知る機会です。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談は、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。フィードバック面談も同じです。自分から質問し、上司に期待することを伝え、必要な情報を取りに行ってかまいません。

フィードバック面談を、評価の時期に合わせて半年に一度行う会社もあります。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が半年に一度の人のうち、上司に期待することを尋ねた質問で「期待していることは特にない」を選んだ人が25.6%いました。回答者全体の15.6%より多い割合です。半年に一度の面談では、上司に期待することは特にない、と答える人が全体より多くなっているということです。

回答者全体で見ると、「期待していることは特にない」を選んだ人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.4%でした。上司に期待することがある人では39.3%です。上司に期待することがある人ほど、面談が成果につながっていると感じているということです。

1万人調査は、期待を決めておけば成果の実感が上がることまでは示していません。それでも、上司に期待することを前もって1つ考えておくと、面談で何を尋ねるかがはっきりします。

以下では、人事部で中途採用を担当している人が、面接の日程調整と候補者への連絡について、課長からフィードバック面談を受ける場面を例にします。

フィードバック面談の前に、部下が準備しておくこと

準備するのは、上司に期待することと、上司が知らないかもしれない仕事の2つです。自己評価のシートを書くだけで終えず、この2つを面談の前日までに上司へ短く伝えておくと、面談の時間を自分の聞きたいことに使いやすくなります。

上司も、部下のすべての仕事を見ているわけではありません。見ていない仕事について上司が触れなかったとしても、それは評価していないという意味とは限りません。上司が知らないかもしれない仕事は、責める形ではなく、情報として持っていくとよいでしょう。

フィードバック面談の最中に：聞き返し方と、事実が違うときの伝え方

面談の最中は、分からない指摘をそのままにせず、その場で聞き返してください。上司の言葉が抽象的なのは、伝え方に迷っているからかもしれません。具体的な場面を尋ねれば、何を変えればよいかがはっきりします。

指摘が抽象的で、何を変えればよいか分からないとき

事実が違うと感じたとき

事実が違うと感じたときは、言い訳ではなく、上司がまだ知らない情報として補います。上司の見方を否定するのではなく、判断の材料を足すつもりで伝えましょう。

評価のことが気になるとき

評価への影響が気になって本音が言いにくいのは、珍しいことではありません。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。20代の回答では14.4%です。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.7%で、回答者全体の31.9%と並んでいます。評価が気になっていても、面談の成果を感じている割合は全体と変わらないということです。

評価が気になるときは、評価の結果を確かめようとするより、今の時点で上司がどう考えているかを尋ねるほうが、残りの期間に何をすればよいかが分かりやすくなります。上司も、評価の結果は自分だけでは約束できないことが多いからです。

納得できないとき

納得できないときは、黙って「はい」と言って終えるのでも、その場ですべてに反論するのでもなく、自分の考えと上司に聞きたいことを分けて伝えてください。

言われたことが重く感じられて、頭が整理できないときは、時間をもらってかまいません。

フィードバック面談の終わり方と、そのあとにすること

面談の終わりには、次に自分がすることと、上司にお願いすることを、自分の言葉で確認しましょう。何を変えるかが決まらないまま終わると、面談で受け取ったことを次の仕事に生かしにくくなります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談がそのあとの行動に「ほぼ毎回」つながっている人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は56.7%でした。「半分くらいの回で」つながっている人では15.7%です。面談のあとに行動が続いている人ほど、面談の成果を感じているということです。

面談のあとは、試したことの結果を、次の面談で自分から話します。うまくいかなかったことも、そのまま伝えてかまいません。

次の面談で聞きたいことが見えてきたら、早めに伝えておきましょう。

フィードバック面談で、避けたいこと

避けたいのは、言われたことをすべて黙って受け入れることと、その場ですべてに反論することの両方です。

• 何を言われても「はい」と答えて終える。分からない点や事実の違いが残ったままになり、次に何を変えればよいかが決まりません。
• 言われたことに、その場ですべて反論する。上司の見方を知る前に話が終わり、受け取れたはずの情報まで受け取れなくなります。
• 評価の結果の約束を求める。評価の結果は、上司が自分だけでは決められないことが多いものです。「今の時点のお考え」を尋ねるほうが、残りの期間に生かせます。
• 準備を、自己評価のシートを書くことだけにする。上司に期待することと、上司が知らないかもしれない仕事を伝えておくと、面談の時間を自分の聞きたいことに使えます。
• 面談のあと、次の面談まで何も伝えない。試した結果を話さなければ、上司も、伝えたことが役に立ったかどうかが分かりません。

なお、面談の中で人格を否定する言葉を繰り返し受ける、大声で責められるといったことがあるときは、受け止め方の問題として一人で抱えないでください。就業規則を確認したうえで、人事の担当に相談することをおすすめします。心身の調子に影響が出ているときは、産業医や医療の専門家に相談しましょう。

フィードバック面談がうまくいったかを、どこで振り返るか

フィードバック面談がうまくいったかどうかは、面談の最中の気持ちより、面談のあとに上司と二人で何が進んだかで振り返ります。

• 面談の前に上司に期待することを伝えられたら、次の面談でも、前日までに一言伝えておきます。
• 抽象的な指摘が残ったときは、次の面談の最初に、どの場面のことかを改めて尋ねてみてください。
• 事実が違うと感じた点を補いきれなかったときは、面談のあとに、短いメールで情報を足しておけます。
• 自分がすることと上司にお願いすることがはっきりしたら、次の面談は、その結果から話し始めましょう。

面談を終えた直後は、指摘の言葉ばかりが頭に残ることもあります。数日たってから、決めたことを1つでも試せていれば、その面談は次の仕事に生かせていると考えてよいでしょう。