進捗会議の進め方

進捗会議の進め方で、最初に決めること：止まっている仕事だけを扱う

進捗会議は、全員が順に進み具合を報告する会議になりがちです。この形では、順調な仕事の報告に時間を使い、止まっている仕事の話が終わりに押されて、上司が遅れを知ったところで会議が終わることもあります。進捗会議で扱うのは止まっている仕事と止まりそうな仕事だけにし、順調な仕事は一覧で共有して会議では触れないことをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとを複数回答で尋ねています。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人は6.2%でした。その人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回ります。つまり、面談で話したことを上司がその後の仕事に生かしていないと感じている人では、面談の成果の実感が低いということです。面談についての数字ですが、進捗会議でも、上司が引き受けたことが次の会議までに済んでいるかどうかは、担当者が仕事を進められるかどうかに関わると考えられます。

止まっている仕事を動かすには、上司の判断や他部署との調整が要ることも少なくありません。そのため、進捗会議の記録の先頭には、担当者の進み具合ではなく、上司が引き受けたことを書いておきます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に選ばれたテーマごとに、部下が上司に期待することを集計しています。「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、部下が上司に期待することを何も選んでいなかった割合は22.2%でした。つまり、進み具合のテーマでも、上司に期待することを決めないまま1on1を迎えている場合があるということです。

報告の項目に「この会議で頼みたいこと」を入れておくと、上司が引き受けることをその場で決めやすくなるでしょう。頼みたいことがない報告は、一覧に書くだけで十分です。

以下では、総務課長がオフィスの移転（内装工事・通信回線・備品の手配・社員への案内）を進める、週1回の進捗会議（担当5人、45分）を例にします。

進捗会議の報告の形：今の状況、次にすること、この会議で頼みたいこと

進捗会議の報告は、担当者が自由に話す形にせず、3つの項目にそろえます。項目をそろえると、報告が短くなるだけでなく、上司が引き受けることが報告の中で分かるようになります。

報告の形を変えるときは、理由を添えて伝えます。

会議の中では、「頼みたいこと」が出てこない報告に対して、上司から尋ねます。

進捗会議の進め方：45分の流れと、上司の言い方

進捗会議の45分は、冒頭の5分を上司が引き受けたことの報告に、真ん中の30分を止まっている仕事に、終わりの10分を決まったことの確認に使います。順調な仕事の報告は一覧に任せ、会議の中では読み上げません。

1. 冒頭の5分で、前回上司が引き受けたことの結果を話し、今日扱う止まっている仕事を挙げます。

2. 止まっている仕事を1つずつ取り上げ、足りないもの（判断・情報・人手・時間）を見分けて、誰がいつまでにそろえるかを決めます。

3. 終わりの10分で、決まったことと、誰が何をいつまでにするかを確認します。上司が引き受けたことも、同じ場で言います。

遅れを皆の前で詰めない：進捗会議と1on1の分け方

遅れている仕事の報告を聞くと、上司は「なぜ遅れたのか」をその場で聞きたくなります。ただ、遅れの理由には、本人の仕事の進め方やほかの仕事との兼ね合いなど、皆の前では話しにくい事情が混ざります。進捗会議では止まっている仕事を動かすために足りないものだけを扱い、本人の進め方に関わる話は1on1で聞くのがよいでしょう。

会議で遅れの理由に話が向きかけたら、上司から1on1に移すことを言葉にします。

1on1では、会議で聞かなかった事情から始めます。

進捗会議で避けたいこと

進捗会議で避けたいのは、会議が「遅れを報告する時間」になり、報告したあとに何も変わらないことです。次の5つは進捗会議でよく見かける進め方ですが、おすすめしません。

• 全員が順に進み具合を報告する。順調な仕事の報告に時間を使い、止まっている仕事の話が終わりに押されます。順調な仕事は一覧で共有し、会議では止まっているものだけを扱います。
• 進捗率の数字を読み上げる。数字は一覧を見れば分かります。会議で話すのは、数字の後ろで何が止まっているかです。
• 遅れの理由を皆の前で問い詰める。本当の理由は皆の前では出てきにくく、担当者が次から遅れを早めに言い出しにくくなることもあります。理由は1on1で聞きます。
• 上司が何も持ち帰らずに終わる。止まっている仕事には、上司の判断や調整がないと動かないものが少なくありません。上司が引き受けたことを記録の先頭に書き、次回の冒頭で報告します。
• 「引き続きよろしくお願いします」で締める。誰が何をいつまでにするかが言葉になっていない締め方です。終わりの10分を確認に使います。

逆に、止まっている仕事だけを扱うからといって、順調な仕事の情報を全く共有しないのも避けたいところです。一覧は全員が見られる形にして、ほかの人の仕事の状況が分かるようにしておきます。

進捗会議がうまくいったかを、どこで見るか

進捗会議がうまくいったかどうかは、全員が報告できたかや、上司が遅れを把握できたかではなく、次の会議までに止まっていた仕事が動いたかで振り返るとよいでしょう。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。仕事の責任は、上司だけ、部下だけが負うものではありません。進捗会議でも、止まっている仕事の責任を担当者だけに置かず、上司が持ち帰ったことが済んでいるかを、同じ重さで見ていきます。

振り返る点は、次の4つです。

• 前回止まっていた仕事が今回までに動いていたら、何がそろって動いたのかを、会議の冒頭で一言共有します。
• 上司が引き受けたことを次の会議の冒頭で報告できなかったときは、いつまでに済ませるかを、その場で言い直します。
• 遅れの理由を皆の前で聞いてしまった場面があったら、その担当者との次の1on1で、事情をあらためて尋ねます。
• 止まっている仕事の担当者と会議のあとに1on1で話せたら、次の会議では、その話で分かった足りないものから扱います。

同じ仕事が3回続けて止まっているなら、報告の形や会議の進め方より先に、その仕事に足りないものが上司の手で用意できるものかどうかを、担当者と1on1で見直してみてください。