会議をうまく回せないとき

会議をうまく回せないときに、まず分けたい4つの症状

会議をうまく回せないと感じると、まず進行の技を増やすことを考えがちです。ただ、「回せない」と一言で言っている中身は4つに分かれます。時間内に終わらない・決まらない・一部の人しか話さない・決めたことが動かない、の4つです。症状によって原因も手を打つ場所も違うので、技を増やす前に、自分の会議がどれに当たるかを見分けることをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に一番期待することを尋ねています。最も多い答えは「その時々によって違う」で、20.9%でした。上司に一番期待することは人によってさまざまで、回によって違うと答えた人が最も多いということです。

同じ調査で、面談の困りごと（複数回答）に「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人は12.9%で、その人たちのうち面談が成果につながっていると感じている人は23.4%でした。回答者全体の31.9%より低く、期待と違う対応を受けていると感じている人では、面談の成果の実感が低いという傾向があります。

面談についての数字ですが、会議を回しやすくするためにも、議題ごとに何をするのか（報告・相談・決定）と参加者に何を求めるのかを、先に伝えておくとよいでしょう。「全員に順に発言を求める」「時間を厳守する」といった1つの進め方を、どの議題にも当てはめることはおすすめしません。

以下では、新商品の発売準備を進める企画課（7人）の、週1回の定例（60分）を例にします。議題は、パッケージの校了・販促物の案・取扱説明書の納期・営業向けの説明会の日程です。

時間内に終わらない・決まらないとき：議題ごとに報告・相談・決定を分ける

時間内に終わらない会議と決まらない会議は、原因が共通していることが多いようです。1つの議題の中に報告・相談・決定が混ざっていて、どこまで話せばその議題が終わるのかが、参加者の間でそろっていない状態です。議題ごとに「報告」「相談」「決定」のどれかを決め、報告は会議の前に文書で済ませると、会議の中の時間は相談と決定に使えます。

案内の段階で、議題に種類と時間を書いて送ります。

会議の中で話が報告に流れたら、議題の種類を言い直して戻します。

決まらないときは、決めるのに必要な情報と、決める人がそろっているかを見直してみてください。足りないものが分かった時点で、その議題を続けるのをやめ、誰がいつまでにそろえるかを決めます。

一部の人しか話さない・上司ばかり話してしまうとき

一部の人しか話さない会議と、上司ばかりが話してしまう会議は、同じ場で重なって起きることがあります。上司が先に結論を言うと、ほかの参加者は違う意見を言い出しにくくなり、その沈黙を埋めるために上司がまた話す、という流れになりがちです。

発言を求めるときは、「意見はありますか」と広く尋ねるより、何についてどんな形で答えてほしいかを示すと、参加者も答えやすくなります。

上司の意見は、参加者の意見が出たあとに、理由とともに言います。先に言いたくなったときは、自分の意見であることを断り、反対を求めます。

発言が少ない状態が続く人がいるときは、会議の場で名指しするより、1on1でその人に会議の感じ方を聞くとよいでしょう。発言も口頭だけに限らず、意見を前日に1行で送ってもらう方法や、紙に書いて全員で同時に見せる方法があります。

決めたことが次の会議までに動かないとき

決めたことが動かない会議では、会議の終わりに誰が何をいつまでにするかが言葉になっていないか、上司が持ち帰ったことが済んでいないか、のどちらかであることが多いと考えられます。終わりの5分で、決まったことと担当・期限を担当者と一緒に確認し、上司が引き受けたことも同じ場で言います。

次回の冒頭は、前回決めたことから始めます。

動かなかったときは、理由を決めつけず、何が妨げになっているかを尋ねます。

会議を回せない原因が、上司自身にあるとき

会議を回せない原因は、参加者の意識や司会の技より、上司自身の動き方にあることもあります。考えられるのは次の3つです。

• 上司が話しすぎている。説明、意見、まとめのすべてを上司が言うと、参加者は聞く側に回りがちです。説明は文書に、まとめは参加者の言葉に任せ、上司の意見はあとに回します。
• 上司が決める役を引き受けていない。「皆で決めましょう」と言いながら、最後に決める人がいない会議は決まりにくくなります。決める人が自分なら冒頭でそう言い、決める前に全員の懸念を聞きます。
• 上司が全部を自分で進めている。司会・記録・決定・連絡をすべて上司が担っていると、上司の手が止まったときに、その議題も止まってしまいます。司会や記録はほかの人に頼み、上司は決める役と自分の持ち帰りに集中するのも1つの方法です。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、万能のやり方はなく、型や手順を守ることは目的ではないと考えています。会議でも、1つの進め方をすべての会議に当てはめるより、その会議で何を決めたいかに合わせて進め方を変えるほうが結果として回しやすくなるでしょう。試して、うまくいかなければ直す、の繰り返しです。

会議を回せているかどうかの振り返り方

会議を回せているかどうかは、時間通りに終わったかどうかより、会議のあとに決めたことが動いたかどうかで振り返るとよいでしょう。あわせて、参加者がその会議をどう感じているかも聞いてみてください。参加者が何に困っているかは会議の中では言い出しにくく、上司の感覚だけでは、どこがうまくいっていないのかが分かりにくいからです。

会議のあとに、次のように考えてみてください。

• 会議で決めたことが次の会議までに動いていたら、次回の冒頭でその結果を共有し、次の議題に進みます。
• 議題ごとの種類（報告・相談・決定）を参加者が会議の前から知っていたら、次は、相談の議題で何を答えてほしいかも案内に添えます。
• 参加者の意見が上司の意見より先に出た議題があったら、ほかの議題でも、上司の意見をあとに回すとよいでしょう。
• この会議について参加者としばらく1on1で話していないなら、次の1on1で、その人にとって会議がどう役に立っているかを聞いてみます。

参加者の感じ方は、会議の場ではなく、1on1で聞きます。