会議を短くする、減らす方法

会議を短くする・減らすときに、削ってよいものと残すもの

会議を短くする、減らすときに削ってよいのは、集まらなくても済む「伝える」部分です。進み具合の報告、数字の読み上げ、決まったことの伝達は、文書で済みます。一方で、案を比べて決めることと、懸念や意見を出し合うことは、集まらないと進みません。一人ひとりとの1on1も、文書では代わりがききません。会議の数や時間を一律に減らす前に、会議の中身をこの2つに分けることをおすすめします。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、「会社や部署の方針」のテーマのうち、部下が「意見を聞きたい」を選んでいた割合は27.1%でした。「その他」を除く5つの選択肢の中で、最も多い答えです。「話を聞いてほしい」は4.9%、「報告したい」は4.8%です。つまり、1on1で方針が話題になるとき、部下が最も多く選んでいるのは、上司自身の意見を聞くことだということです。1on1についての数字で、会議について集計したものではありません。

方針の伝達を文書に替えるときは、上司が自分の考えを話し、質問や意見を受ける時間を残しておくことをおすすめします。

以下では、システム開発チーム（8人）のリーダーが、チームの会議を見直す場面を例にします。今ある会議は5つです。毎朝の朝会（15分）・週1回の進捗レビュー（60分）・随時の仕様検討会（90分）・月1回の報告会（60分）・一人ひとりとの1on1（月1回30分）です。

会議の棚卸し：今ある会議を一覧にして、1つずつ見る

会議を減らす最初の一歩は、今ある会議を一覧にして、会議ごとに「集まらないと決まらないことは何か」を書くことです。書けない会議は、文書と短い質問の時間に置き換える候補になります。

一覧を作ったら、上司が一人で決めずに、チームに見せて意見を聞きます。上司から見て要らない会議が、参加者にとっては他の人の状況を知る唯一の場になっていることもあります。

チームで置き換えを決めたら、いつから、どの形で始め、いつ見直すかをはっきりさせておきます。

会議を短くする方法：報告を外し、議題ごとに時間を区切る

残す会議を短くするときは、会議の中の「伝える」部分を外し、議題ごとに時間を区切ります。短くするために話を急ぐのではなく、会議の中でしかできないことに時間を使う、という考え方です。

進み具合の報告は前日までに一覧に書いておき、会議では読み上げないようにすると、その分の時間を止まっている仕事の話に使えます。

議題ごとに時間を決め、時間が来たら一度区切るのも1つの方法です。決まらなかった議題は、何が足りないかを確認してから次回に持ち越します。

決める人がいない議題は、その場で話し続けても結論が出にくいものです。その場で続けるのをやめ、決める人が出られる回に組み直します。

会議の終わりの時刻は、始める前に全員で確認します。終わりの時刻から逆算して議題の時間を組むと、延びにくくなります。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、前の回からの間隔が毎週だった1on1の1回の時間の中央値は30.5分、月1回だった1on1では29.6分でした。1on1では、回数が多い組でも1回は短くなっていません。こちらも1on1についての数字で、会議の回数と長さの関係を示すものではありません。

会議を見直すときは、「回数を減らすなら1回を長くする」と決めてしまわずに、回数と長さを会議の中身に合わせて別々に考えるのが現実的です。

会議を減らしすぎたときに起きること

会議を減らすことには、逆の側の失敗もあります。減らしすぎると、会議の外で個別の確認が増え、上司も部下も時間が細切れになりがちです。また、情報が一部の人にしか届かず、他の人の状況を知らないまま仕事を進める人が出ることもあります。会議を減らしたあとは、それまで会議で扱っていた話が、どこで扱われるようになったかを見ておくことが大切です。

減らす対象に、一人ひとりとの1on1を入れないことをおすすめします。1on1は、会議では扱えない個別の相談や本人の状況を話す場で、会議を減らしたあとに相談できる場にもなります。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1のような改まった場を持たなくてよい関係もあると考えています。ただし、それを上司が決めると間違うことがあります。上司の目には見えないが、伝えたいことを部下が抱えているかもしれないからです。1on1を減らすかどうかは、上司が一人で決めず、本人に聞いてから決めてください。

会議を減らしたあとに、会議の外で個別に確認し合うことが増えたと感じたら、減らしすぎたのかもしれません。全部を元に戻すのではなく、増えた確認の中身を見て、会議で扱うほうがよいものだけを戻すほうが、減らした効果を残せます。

会議を短くする・減らすときに避けたいこと

会議を短くする・減らすときに避けたいのは、減らすこと自体が目的になり、集まらないと進まないものまで削ることです。次の5つは、よく見かける減らし方ですが、おすすめしません。

• 会議の数や時間を一律に半分にする。「伝える」だけの会議と、決める会議を同じ割合で削ると、決める時間が足りなくなります。中身を見て、会議ごとに決めます。
• 全部をメールやチャットに置き換える。案の比較や懸念の出し合いは、文書のやり取りでは往復が増えて時間がかかりがちです。決めることは残します。
• 1on1を会議の1つとして削る。1on1は、個別の相談と本人の状況を話す場で、会議を減らしたあとに相談できる場にもなります。減らすかどうかは、本人に聞いてから決めます。
• 上司が一人で決めて通達する。上司から見て要らない会議が、参加者には他の人の状況を知る唯一の場であることがあります。一覧を見せて意見を聞きます。
• 減らしたことを成果にする。会議の数が減っても、決めたことが実行に移るまでの日数が延びていれば、仕事は進んでいません。会議の数よりも、仕事が前に進んでいるかで結果を見るとよいでしょう。

逆に、「会議は全部要る」と決めて何も見直さないのも避けたいところです。伝えるだけの会議は、文書に替えても困らないことが多いものです。

会議を減らした結果の振り返り方

会議を減らした結果は、会議の数や時間が減ったことではなく、減らしたあとに仕事が前より進んでいるか、相談できる場が残っているかで振り返るとよいでしょう。

振り返る点は、次の4つです。

• 会議で決めたことが実行に移るまでの日数が、減らす前より延びていたら、決める会議の時間を戻すことを考えます。
• 会議の外で個別に確認し合うことが増えていたら、その中身を見て、会議で扱うほうがよいものを戻します。
• 文書に替えた報告に質問や意見が出ていれば、それを次の会議の議題にできます。出ていなければ、質問の時間の取り方を見直します。
• 一人ひとりとの1on1の時間が、会議を減らす前より取りにくくなっていたら、先に1on1の日程を決めてから、ほかの会議を組みます。

3か月たったら、最初に作った会議の一覧をもう一度チームに見せて、戻すもの・さらに減らすもの・形を変えるものを一緒に決めてください。