会議の総括とは何か、どう書くか

会議の総括とは何か：締めの挨拶でも、感想でもない

会議の総括とは、話し合ったことや取り組んだことの結果を事実で示し、次に変えることまで言葉にしたものです。「お疲れさまでした。実りある会議でした」という締めの挨拶でも、「おおむね良好でした」という評価でもありません。総括と呼ばれるものには2種類あり、どちらも入れることは同じです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が「業務の改善や成果につながっている」と感じるかを尋ねています。最も多い答えは「どちらかといえばそう感じる」で40.9%でした。「そう感じる」は24.7%、「とてもそう感じる」は7.2%です。「そう感じる」「とてもそう感じる」を合わせても、この答えより少なく、面談が成果につながっていると、ある程度は感じている人が最も多いということです。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1のあとに部下が送る感想を集計しています。「よく考えてみます」が選ばれた回は9.5%、「挑戦してみます」は8.4%で、どちらも1割に届きませんでした。1on1のあとに次の動きに向かう感想が選ばれる回は少なく、話したことを次の行動につなげるのは、それだけ難しいことだと考えられます。

どちらも面談についての数字で、会議について尋ねたものではありません。ただ、話し合いを成果や次の行動につなげるのが簡単ではないことは、会議でも同じだと考えられます。

総括を書くときは、「どちらかといえば」「おおむね」という言葉を使わず、何ができて何ができなかったかを事実で分け、次に変えることを1つ言葉にすることをおすすめします。

以下では、小売の店舗を持つ会社の販促課長が、秋の店頭キャンペーン（9月から10月）の振り返り会議で総括を言い、文書にまとめる場面を例にします。

会議の総括に入れる4つのこと

会議の総括は、口頭でも文書でも、次の4つで組み立てます。感想や挨拶を足すなら、4つのあとに短く添えます。

できなかったことの理由を人の名前で書くと、総括は責任の所在を記す文書になり、次回も同じ手順のまま、同じことが起きやすくなります。「確認の手順に、店舗からの返事を待つ期限がなかった」のように、手順や情報の言葉で書くと、次に変えることにつながります。

会議の最後に言う総括の例文

会議の最後に言う総括は、責任者である上司が1分で言います。決まったことの確認を司会が済ませているなら、総括では、結果とできなかったことと次に変えることを言い、参加者に違う見方を尋ねます。

振り返り会議の締めでは、次のように言います。

定例会議の締めでは、短くします。

責任者が上司で、会議の結果が思うようでなかったときも、総括で参加者を責める言い方はしません。

活動の総括を文書で書くときの例文

活動の総括を文書で書くときは、振り返り会議で出た事実と意見を、4つの項目の順に並べます。会議で出なかったことを総括に足すときは、「会議のあとに私が確かめたこと」と分けて書きます。

文書の総括は、書いた上司が一人で配って終わりにせず、関わった人に読んでもらってから出します。

会議の総括で避けたいこと

会議の総括で避けたいのは、総括が感想や挨拶になることと、責任の所在を記す文書になることです。次の5つは、よく見かける総括の書き方ですが、おすすめしません。

• 感想や挨拶で済ませる。「実りある会議でした」「皆さんのおかげです」は、次に何を変えるかを含みません。4つを言ってから、添えるなら短く添えます。
• 「おおむね」「どちらかといえば」で評価する。何ができて何ができなかったかが分かりません。できたこととできなかったことを分けて、事実で書きます。
• できなかった理由を人の名前で書く。責任の所在を記す文書になり、関わった人は次から事実を言いにくくなりがちです。手順や情報の言葉で書きます。
• よかった点だけを書く。できなかったことを書かない総括からは、次に変えることが出てきにくくなります。できなかったことがあるのは普通のことです。
• 上司が一人で書いて配る。会議に出た人の見方と違う総括になることがあります。案を読んでもらってから出します。

逆に、できなかったことばかりを並べて、できたことと、できた理由を書かないのも避けたいところです。できた理由が手順の言葉で残っていれば、次も同じ手順で進められます。

会議の総括が役に立ったかどうかの振り返り方

会議の総括が役に立ったかどうかは、総括の文章の出来栄えではなく、総括に書いた「次に変えること」が次の計画に載り、実際に変わったかで振り返るとよいでしょう。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。会議や活動の総括も、同じ見方で振り返ることができます。

振り返ったあとに次にすることは、次の4つです。

• 総括に書いた「次に変えること」が次の計画に載っていなかったら、次の総括を書くときに、計画を立てる人へ案を早めに渡します。
• できなかったことの理由が誰かの責任の話として受け取られていたら、次の総括では、理由を手順や情報の言葉に近づけて書きます。
• 参加者から違う見方が出なかったら、次は会議の場だけでなく、あとから1on1で尋ねてみるのも1つの方法です。
• 「おおむね」「どちらかといえば」を総括の中で使っていたら、次は、できたこととできなかったことを分けて書いてみてください。

次に変えることが載った計画が動き始めたら、その手順でうまくいったかどうかを、次の総括の「できたこと」に書きます。総括がつながると、同じことを繰り返しにくくなるでしょう。