会議の報告書の書き方とテンプレート

会議の報告書は、議事録と何が違うのか

会議の報告書は、その会議に出ていなかった人が、読んだあとに判断や行動ができるように書く文書です。議事録は、出席した人たちが決めたことを確認するための記録で、読む人が違います。議事録をそのまま報告書として出すと、読む人は、話された順に書かれた文章の中から、自分が判断すべきことを探すことになります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に期待すること（5つまで選択）に「報告したい」を選んだ人は25.3%でした。「意見を聞きたい」33.6%、「具体的なアドバイスがほしい」32.0%より少ない結果です。面談では、報告したいという人より、上司の意見やアドバイスを求める人のほうが多いことがわかります。

同じ調査で、面談をしている理由（5つまで選択）に「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人は38.5%で、「自分の仕事を進めるため」52.8%に次いで多い答えでした。上司との面談を、会社や組織の状況を知る場としても使っている人が多いということです。

どちらも面談についての数字ですが、報告書を書くときの参考になります。報告書には「読む人に判断してほしいこと」の欄を置き、報告のあとに相手の判断を受け取るところまでを1つの仕事と考えるとよいでしょう。部長会などの内容を課に伝える報告書では、課に関わる部分を抜き出して、課のメンバーが読んで分かる形で書くことをおすすめします。

以下では、製造部の購買課長が、部品の仕入先A社との納期と価格の打ち合わせの結果を、製造部長に報告書で出す場面を例にします。

会議の報告書のテンプレート：入れる項目と書き方の例

会議の報告書の項目は、話された順ではなく、読む人が判断する順に並べます。下の表の項目と順番が、そのままテンプレートとして使えます。会社の様式があればその項目に当てはめ、なければ次の順に箇条書きで書けば足ります。項目は7つですが、1枚に収めます。

結論と「読む人に求めること」は、報告書の最初の5行に入れます。読む人がそこだけ読んでも、何を判断すればよいかが分かる状態にするためです。

会議の報告書の書き方：読む人の判断の順に並べる

報告書の文章は、会議の流れを再現するのではなく、読む人が判断に使う順に組み替えます。上の項目を、実際の報告書の形にすると次のようになります。

書くときの注意は3つです。

• 相手の言葉と自分の解釈を分けて書く。「A社は値上げを譲らない姿勢です」と書くと、相手が言ったことなのか報告者の受け止めなのかが分かりません。「A社の説明は〜でした。私の考えでは〜」と分けます。
• 判断に要る情報を、判断の近くに置く。期限や金額のように、読む人が判断に使う情報は、「読む人に求めること」のすぐそばに書きます。経緯の中に埋めません。
• 所感に人の評価を書かない。「A社の担当者は頼りない」のような人物の評価は、読む人が判断に使えないうえ、文書として残ります。書くのは、相手の姿勢や関係の状態までにします。

報告書を出したあとは、読む人に口頭で5分の時間を頼むとよいでしょう。報告書だけでは伝わりにくい相手の様子や、読む人の判断に必要な補足を、その場で話せます。

社外との会議と、社内の会議で、報告書に書くことの違い

会議の報告書は、社外の相手との会議を上司に報告するときと、部長会など社内の会議の内容を自分の課に伝えるときとで、力を入れて書くことが変わります。

部長会などの内容を自分の課に伝えるときは、会議の全部を書き写さず、課に関わる部分と、課の皆に意見を聞きたい点を書きます。報告書の形にすると、次のようになります。

口頭で補うときは、たとえば次のように話せます。

社内の会議の報告書に書かないほうがよいものもあります。会議の中で出た、特定の人の仕事の進め方や個人の事情に関わる話は、報告書に書いて出席していなかった人に回さず、本人との1on1で扱います。1on1で部下が話したことも、会議の報告書には書きません。報告書に書くと、1on1の中身を、その場にいなかった人が読むことになるからです。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。

会議の報告書で避けたいこと

会議の報告書で避けたいのは、書くことが目的になり、読む人が判断に使えない文書になることです。次の5つは、よく見かける書き方ですが、おすすめしません。

• 議事録をそのまま報告書として出す。読む人が、話された順の文章の中から自分の判断すべきことを探すことになります。結論と求めることを先頭に出し直します。
• 話された順に全部書く。会議の再現は、出ていなかった人には要りません。読む人の判断の順に組み替えます。
• 所感を長く書く。所感は、読む人の判断の材料にならないことが多いです。相手の姿勢や関係の状態を1〜2行で書くまでにします。
• テンプレートの欄を埋めることを目的にする。当てはまらない欄は「なし」と書いて、空欄のまま悩まないようにします。項目は、読む人に要るものだけで足ります。
• 出して終わりにする。報告書は、読む人の判断が返ってきたときに役目を果たします。期限の前に、判断を受け取りに行きます。

逆に、結論だけを書いて経緯を全部省くのも避けたいところです。読む人が判断に迷ったときに、相手が何を言ったのかに戻れる分だけ、経緯を残しておきます。

会議の報告書が役に立ったかどうかの振り返り方

会議の報告書が役に立ったかどうかは、書き終えたときの出来栄えではなく、読んだ人が期限までに判断を返してくれたか、報告書を送った相手が内容を把握していたかで振り返るとよいでしょう。

振り返ったあとに次の報告書で変えることを、場面ごとに4つ挙げます。

• 「読む人に求めること」に書いた判断が期限までに返ってこなかったときは、次の報告書で、期限とその理由を結論のすぐ下に書いてみてください。
• 報告書を出したあとの5分で出た質問が、報告書に書いてあったことなら、その情報を判断の近くに置き直します。書いていなかったことなら、次の報告書の項目に足します。
• 部長会などの内容を課に伝えたあと、課の会議や1on1で皆の受け止めを聞けたら、分かりにくかった点を次の書き方に反映します。
• あとから「そうは言っていない」という食い違いが起きたときは、次の報告書で「相手の説明は〜」「私の考えでは〜」と書き分けます。

報告書に書いた判断の期限が近づいても返事がないときは、報告書の書き方を見直すより先に、口頭で判断を受け取りに行くほうが確実です。