会議が多すぎて仕事が進まないとき

会議が多すぎて仕事が進まないときに、起きていること

会議が多すぎて仕事が進まないと感じるときは、会議の数そのものより、次の2つが起きていることが多いようです。1つは、自分がいなくても決まる会議に時間を取られていることです。もう1つは、会議で決めたことを自分で進める時間が取れていないことです。会議の数を一律に減らすだけでは、どちらが起きているのかを確かめないまま終わってしまいます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人（6,074人）に、その理由を5つまで選んでもらいました。「時間やコストの制約で動けない」を挙げた人は15.4%で、「行動するために必要な情報が揃っていない」15.9%と並ぶ多さです。つまり、面談で話したことが行動に移らない理由として、時間の制約を挙げる人は、情報が足りないことを挙げる人と同じくらいいるということです。会議について尋ねた数字ではありませんが、決めたことを進める時間をどう確保するかは、会議が多いときにも考えておきたい点です。

1万人調査で、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として最も多かったのは「自分の仕事を進めるため」で、52.8%でした。面談を、自分の仕事を進める場として使っている人が多いということです。会議が多すぎて仕事が進まないという相談も、面談で切り出してよい話題の1つです。

会議が多すぎて仕事が進まない状態を変えるには、会議を減らすことより先に、1週間の会議を一覧にして3つに分けるとよいでしょう。自分がいないと決まらない会議、意見を求められる会議、聞いているだけの会議の3つです。そのうえで、聞いているだけの会議から、出席の仕方を上司に相談します。会議の整理は、会議への不満としてではなく、自分の仕事を進めるための相談として切り出すと、受け取られやすくなります。

以下では、機械の保守部門で点検報告書の作成を担当している人（週に11の会議に出ていて、報告書の提出が期限に遅れることが増えている）を例にします。

1週間の会議を一覧にして、3つに分ける

まず、1週間に出ている会議を書き出し、1つずつ3つに分けます。感覚で「多い」と言うより、一覧にしたほうが、自分にも上司にも状況が見えます。

一覧を作ると、11の会議が同じ重さではないことが見えてきます。出席の仕方を変える相談は、聞いているだけの会議から始めます。

会議と会議の間の時間の使い方も、一覧と一緒に見てみてください。30分の会議が1時間おきに入っていると、間の30分は報告書の作成には短すぎます。会議を減らせなくても、会議を午前か午後のどちらかに寄せられれば、まとまった時間ができます。

部下の立場で会議を減らす相談のしかた：1on1で、仕事を進めるための相談として

会議を減らしたいという相談は、上司に言いにくいものです。「会議が多すぎる」と言うと、上司が開いている会議への不満に聞こえるからです。自分の仕事を進めるための相談として、一覧を見せながら切り出すと、上司も一緒に考えやすくなります。

上司からは、その会議に部下を呼んでいる理由が返ってくることがあります。部下の側からは見えない理由がある場合もあるので、聞いたうえで決めます。

会議を減らせなかったときは、時間のまとめ方を相談します。

自分がいないと決まらない会議でも、自分の議題が終わったら席を外せるかを頼めます。

上司の立場でできること：自分が呼ぶ会議の出席者を絞り、部下の集中できる時間を守る

上司の側は、部下から会議が多すぎると言われる前に、自分が呼んでいる会議を見直せます。会議の出席者を「念のため全員」にしていると、出席者一人ひとりの仕事の時間が、その分だけ削られます。議題ごとに「いないと決まらない人」「意見を聞きたい人」「知っておいてほしいだけの人」を分けてみてください。

部下から会議が多すぎると相談されたときは、まず一覧を一緒に見て、どの会議がどの種類なのかを部下の見方で聞きます。上司が呼んでいる理由がある会議は、その理由を伝えます。

部下の集中できる時間を守るのも、上司ができることです。チームで「会議を入れない時間帯」を決めると、個人の相談にしなくても、まとまった時間ができます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談は、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。会議が多すぎて仕事が進まないという相談も、1on1で正面から扱ってよい仕事の話です。部下が切り出しにくそうなら、上司のほうから、会議の数と時間の使い方を1on1の話題にしてみてください。

会議が多すぎるときに、避けたいこと

• 黙って欠席し始める。連絡なく出なくなると、会議を開いている人は理由が分からず、呼ぶのをやめるか、出席を求め続けるかのどちらかになります。出席の仕方は、相談して変えます。
• 会議中に別の仕事をする。会議にも仕事にも集中しにくくなります。出ると決めた会議には出て、出ない会議は出ないと決めるほうが、使える時間は増えやすくなります。
• 会議への不満として上司に言う。「会議が多すぎます」だけでは、上司は何を変えればよいか分かりません。一覧と、空いた時間を何に使うかを添えて、仕事の相談として話します。
• 上司が、会議を減らす代わりに、同じ話を個別の確認で何度も聞く。会議を減らしたのに個別の確認が増えると、部下の使える時間は増えません。
• 逆に、全部の会議を一律に減らす。自分がいないと決まらない会議を欠席すると、議題が持ち越され、あとで自分の仕事が止まります。減らすのは、聞いているだけの会議からです。

会議を減らしたあとの振り返り方

会議を減らしたり、出席の仕方を変えたりしたあとは、会議の数ではなく、仕事と二人のやり取りで振り返るとよいでしょう。次のように考えてみてください。

• 1週間のうちに、1時間以上まとまって自分の仕事に使える時間ができていたら、その時間帯を予定表で先に押さえておきます。
• 出るのをやめた会議で決まったことを知らずに困ったことがあったら、その会議には戻ってかまいません。
• 一覧を見ながら、どの会議に出てどの会議を議事録で代えるかを上司と話せたら、一覧は一度作って終わりにせず、3か月に一度ほど同じ一覧で見直すことをおすすめします。