上司との面談が長いときはどうすればよいか

上司との面談が長いとき、まず知っておきたいこと

上司との面談が長いと感じるとき、長さそのものを直すことから始める必要はありません。長い面談は珍しいものではなく、長い面談をしている人のほうが、面談の成果を感じている割合は高いからです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との定期的な面談1回あたりの時間が60分の人は21.5%、90分の人は3.3%でした。最も多いのは30分で41.7%です。60分は30分に次いで多く、1時間の面談は珍しいものではありません。90分と答えた人は少数です。

同じ調査で「面談が成果につながっている」と感じている人の割合を見ると、1回30分の人で31.3%、60分の人で37.3%、90分の人で43.0%でした。この3つを比べると、面談が長い人ほど、面談が成果につながっていると感じています。長い面談をしている人が、成果を感じにくいというわけではありません。

一方で、面談の時間の負担を感じている人も少なくありません。1万人調査で、上司との面談の困りごと（複数回答）に「自分自身の実施時間の確保」を挙げた人は23.9%でした。この人たちのうち面談が成果につながっていると感じている人は39.4%で、回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、面談の時間を取ることに困っている人でも、面談そのものは成果につながっていると感じている割合が高いということです。

面談の時間に困っていることは、面談の中身とは分けて、遠慮せずに上司に相談してください。時間の都合と、面談が役に立っているかどうかは、別のことだからです。

面談が長いと感じる場面は、大きく3つに分けて考えることができます。どの場面かによって、部下の側からできることが変わります。

面談が長いときに、部下の側から最初の5分でできること

面談の最初の5分で、今日話したいことと上司に期待すること、そして終わりの時刻を部下の側から口にすると、面談の長さは変わりやすくなります。上司も、今日の面談を何に使うのかが分かるからです。

以下では、毎月の売上報告のまとめを作っている部下が、上司と月1回の面談をしている場面を例にします。

上司に期待することは、「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」「報告したい」のように、その回ごとに言葉にするとよいでしょう。期待が伝わっていれば、上司の話も、その期待に沿った話になりやすくなります。

面談の前日に、話したいことを1行で送っておくのも1つの方法です。

面談の途中で長くなってきたときの切り出し方

面談が途中で長くなってきたときは、残り10分を切ったあたりで、次に取り組むことの話に部下の側から移るのがおすすめです。面談が長くなる回では、話は続いていても、次に何をするかが決まらないまま終わることがあります。

上司の話が長く続くときは、話を止めるのではなく、役に立っている部分を伝えて、そこに時間を使いたいと頼むとよいでしょう。上司には、どの話が部下の役に立っているかが、話している間は分かりにくいものです。部下の側から伝えると、上司も話を絞りやすくなります。

自分の話が長くなっているときは、経緯の説明をいったん止めて、相談したいことから話し直しましょう。

面談の長さそのものを上司に相談するとき

面談のたびに1時間を超え、仕事の時間に差し支えるときは、面談の長さそのものを上司に相談してかまいません。「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1回の1on1が40分以上だった回は26.1%で、90分以上だった回は2.8%でした。40分以上の回は珍しくありませんが、90分以上まで続く回は限られています。相談するかどうかは、時間の数字よりも、そのあとの仕事に差し支えているかどうかで考えるとよいでしょう。

相談するときは、上司の話し方を理由にせず、自分の時間の都合と、面談の中身の両方を話します。上司の側にも、面談でまとめて話したいことがあり、部下の仕事の様子を知る機会が面談に限られている、という事情があるかもしれません。

上司から別の案が出ることもあります。どちらの案で進めるかは、その場で二人で決め、次の面談で振り返ることにしておきましょう。

面談が長いときに、避けたいこと

面談が長いときに避けたいのは、何も言わずに終わるのを待つことと、面談を減らすことだけで解決しようとすることです。

• 時計を気にしながら、黙って聞き続ける。上司には、部下が時間に困っていることは伝わりません。次の予定があるなら、面談の最初に伝えておきましょう。
• 面談をなくす、間隔をあける方向だけで考える。KAKEAIの1万人調査では、面談の頻度が高い人ほど、面談が成果につながっていると感じている割合は高くなっています。1回を短くする、報告を前日に送る、といった方法を先に試してみてください。
• 上司の話し方を理由にして切り出す。「話が長いので」と伝えると、上司は話の中身ではなく、自分の話し方を否定されたと受け取るかもしれません。自分の時間の都合と、面談の中身で話すほうが、二人で直しやすくなります。
• 相談したいことを後回しにする。面談の終わりが近づいてから切り出すと、相談の時間が足りず、面談が延びます。相談したいことは、最初の5分で出しましょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談は仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。面談の長さも、この目的に合っているかどうかで考えることができます。長くても仕事が前に進んでいるなら、長さを無理に変える必要はないと考えられます。

面談の長さを変えたあとの振り返り方

面談の長さを変えたあとは、短くなったかどうかではなく、面談のあとに仕事が進んだかどうかを振り返ります。次の面談のあとに、次のように考えてみてください。

• 面談の終わりに、次に取り組むことを上司と話して決められたら、次の面談は、その進み具合の話から始めてみてください。
• 相談した点について面談のあと実際に手を動かせたら、次は、手を動かして分かったことを、次の面談の相談の材料にしてみてください。
• 上司の話を自分の仕事に当てはめて聞ける時間が増えてきたら、今の長さで続けるかどうかを、上司と話してみてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回、その後の行動につながっている人の61.3%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。面談がほとんど、または全く行動につながっていない人では7.0%です。面談のあとの行動につながっているかどうかで、成果の実感は大きく違うということです。面談の長さが変わっても行動につながっていないときは、次の面談で、話したいことと上司に期待することを、もう一度最初に伝えてみてください。