フィードバックをもらったときの返信とお礼の書き方

フィードバックへの返信は、お礼で終えない：返信に書く5つのこと

フィードバックをもらったときの返信は、「ありがとうございます。参考にします」で終えると、受け取ったことしか伝わりません。伝えた側は、役に立ったのか、何が変わるのか、分からない点はないかを知りたいと考えていることが多いものです。返信には、次の5つのことを短く書きます。お礼・何を受け取ったか・何をいつから変えるか・分からなかった点の質問・結果を報告する時期の5つです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）には、1on1のあとに部下が送る「すっきり度」の集計があります。すっきり度は、その回の直後の感想を、部下が0〜5の点で送るものです。部下が初めの値から点を動かして送った回に限ると、4以上が99.0%でした。つまり、点を動かして送るときはほぼ4か5が選ばれていて、点の高さからは、その回の何がよかったのかまでは分かりません。

すっきり度は1on1の感想の点で、フィードバックへの返信を調べた数字ではありません。ただ、返信でも事情は似ていて、お礼の言葉だけでは、伝えた側はどこが役に立ったのかを知ることができません。そのため、何を受け取り、何を変えるかを文字にすることを、返信の中心にするとよいでしょう。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が「ほぼ毎回」その後の行動につながっている人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は56.7%でした。「半分くらいの回で」の人では15.7%です。つまり、話したことが行動につながっている人ほど、面談の成果を実感している人の割合が高いということです。

面談についての数字ですが、フィードバックへの返信も、聞いたことを行動に移す最初の一歩と考えられます。返信では、「何をいつから変えるか」の1行が特に大事です。

フィードバックへのお礼メールの例文：上司から提案書に指摘をもらったとき

以下では、取引先向けの提案書を課長に見てもらった場面を例にします。もらった指摘は、「導入の効果がお客様の数字で書けていない」「価格の説明が先に来ていて効果があとになっている」の2点です。返信は、当日中に、5つのことを短く書きます。

件名には、何についての返信かを入れます。本文は、スクロールしなくても読める長さにとどめます。お礼の言葉を重ねるより、受け取ったことと変えることを、1行ずつはっきり書くほうが相手に伝わります。

場面別：フィードバックへの返信の例文

チャットで短く返すとき

チャットでは、お礼・受け取ったこと・変えることの3つに絞ります。質問と報告の時期は、必要なときだけ足します。

口頭でもらったフィードバックに、その場で返すとき

口頭のときも、受け取ったことを自分の言葉で言い、何を変えるかを言います。あとでメールやチャットでも短く残すと、二人とも見返せます。

よかった点を伝えてもらったとき

よかった点を伝えてもらったときも、お礼だけで終えず、何がよかったと受け取ったかと、次も続けることを書きます。

納得できない点があるとき

納得できない点は、返信で反論するのではなく、質問と自分の考えの形で書きます。そのうえで、会って話したいことは、返信で続きの機会を頼みます。

同僚や他部署の人から、フィードバックをもらったとき

同僚や他部署の人への返信も、組み方は同じです。相手の時間を使ってもらったことへのお礼と、何を変えるかを書きます。

社外の人から、フィードバックをもらったとき

取引先など社外の人への返信は、お礼と、受け取った内容の確認、対応の予定の3つを書きます。社内の事情は書きません。

フィードバックへの返信で、避けたい書き方

避けたいのは、お礼だけで終えることと、逆に、返信で反論を書き連ねることの両方です。

• 「ありがとうございます。参考にします」だけで終える。受け取ったことしか伝わらず、何が変わるのかが相手に分かりません。
• 丁寧すぎる長文のお礼。お礼の言葉を重ねるほど、何を変えるかの1行が埋もれます。お礼は1文で十分です。
• 納得できない点を、返信で反論として書く。文字での反論は、会って話すより角が立ちやすいものです。質問と自分の考えの形で書き、続きは会って話す機会を頼みます。
• 逆に、納得できない点を黙って受け流す。直さないまま次の版を出すと、相手は意見が無視されたと受け取るかもしれません。
• 返信を、自分の努力や成果を強調する場にする。「ここまで頑張ったのですが」が長くなると、指摘への返事が見えなくなります。
• 返信を数日後に送る。相手は、伝わったのかどうかを気にしています。短くてもよいので、当日中に送ります。

返信のあとにすること：結果の報告の書き方

返信で書いた「何をいつから変えるか」は、変えたあとに結果を報告してはじめて、相手に伝わります。報告は、直したものを見てもらうときと、仕事の結果が出たときの2回に分けると、相手も見やすくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。フィードバックへの返信でも、お礼の言葉の丁寧さより、何を変えると書き、実際に変えたかを大事にするとよいでしょう。

フィードバックへの返信がうまくいったかを、どこで見るか

返信がうまくいったかどうかは、相手から「丁寧な返信ですね」と言われたかではなく、そのあとの仕事とやり取りで振り返ります。

• 返信に「何をいつから変えるか」を1行で書けていたら、次は、その日までに直したものを見てもらいます。
• 返信を送ったあとに相手から追加の説明が来たなら、受け取り方にずれがあったのかもしれません。次の返信では、受け取った内容を、相手の言葉を引きながら書いてみてください。
• 分からなかった点があったのに質問を書かなかったなら、次の返信では、質問を1つだけ添えます。
• 直したものを約束した日に見てもらえたら、仕事の結果が出たところで、もう一度結果を報告します。