会議で相手の意見を否定しない進め方

会議の「否定しない」ルールの意味：反対を言わないことではなく、人を否定しないこと

会議のルールとしてよく掲げられる「相手の意見を否定しない」は、反対意見を言わないという意味ではありません。否定しないのは、発言した人と、発言そのものの価値です。「それは違う」「意味がない」「分かっていない」と、案を出した人や、出したこと自体を打ち消す言い方をしない、という約束です。案の弱点を理由とともに言うことは否定ではなく、決めるために要る反対意見です。

ルールを「否定しない＝反対しない」と運用すると、会議は賛成と沈黙だけになりやすく、決めるために要る懸念が出にくくなります。決めたあとに「実は気になっていた」が出てくる会議は、否定しないルールが反対を封じている印かもしれません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に期待すること（5つまで選択）を尋ねています。「意見を聞きたい」を選んだ人は33.6%で、選べる答えの中で最も多く、「話を聞いてほしい」は20.8%でした。つまり、面談で上司に期待することとして、上司の意見を挙げた人は、話を聞いてもらうことを挙げた人より多いということです。面談についての数字ですが、会議でも、上司が「否定しない」を「意見を言わない」と受け取って黙ると、求められている意見が出ないままになるかもしれません。

以下では、カスタマーサポート課の6人で、お客様アンケートの設問を決める会議を例にします。司会は課長です。

「否定しない」と「反対を言う」を両立させる進め方：案を出す段階と決める段階を分ける

否定しないことと反対を言うことは、会議の段階を分けると両立します。案を出す段階では、否定も評価もせずに数を出します。決める段階では、理由のある反対を歓迎します。1つの会議の中で、今どちらの段階かを司会が言葉にします。

案を出す段階：否定も評価もしない

この段階で「それは前にやって駄目だった」と言いたくなっても、いったん書き留めるだけにします。評価は次の段階でします。

決める段階：理由のある反対を、司会が先に求める

司会である上司が、自分の案への反対を先に求めると、反対を言ってよい場だということが、言葉で説明するより伝わりやすくなります。

否定にならない反対の言い方：どの点が、なぜ、代わりに

反対意見が否定に聞こえるかどうかは、反対の強さではなく、形で変わります。「どの点が気になるのか」「なぜそう思うのか」「代わりにどうするか」の3つがそろっていれば、強い反対でも、案を出した人への否定にはなりにくいものです。

上司が部下の案に反対するときも、同じ形で言います。上司の反対は部下には決定に聞こえやすいので、反対のあとに、部下の考えを尋ねる一言を添えます。

逆に、上司が部下から反対されたときは、反対の中身に答えます。言い方が気になっても中身に答えれば、上司自身も否定しないルールを守ることになります。

KAKEAIは、上司は意見を言わないとあらかじめ決めておくことをおすすめしません。部下の期待は、人と回によって異なるからです。会議でも、上司が意見を言わないことをルールにするのではなく、気になる点に理由と代わりの案を添えて意見を言うことをおすすめします。

「否定しない」ルールが破られたときの、司会である上司の対応

否定しないルールは、掲げただけでは守られにくいものです。会議の中で「それは意味がない」のような言い方が出たときに司会がどう扱うかで、ルールが生きるかどうかが変わります。

その場では、言った人を注意するのではなく、発言を「どの点が・なぜ」の形に言い直して、案の中身に戻します。

言い方そのものについて話したいときは、会議の場ではなく、落ち着いてから別の機会に、本人と1対1で話します。皆の前で言い方を注意すると、注意された人が黙るだけでなく、ほかの人も反対を言いにくくなります。

ルールを破ったのが上司自身のときは、その場で言い直します。

会議で出なかった反対は、会議のあとの1on1で聞きます。否定しないルールがあっても、人前では言いにくい懸念は残ります。

会議の「否定しない」ルールで、避けたいこと

会議の「否定しない」ルールで避けたいのは、反対意見まで封じてしまう運用です。次の5つは、よく行われますが、決めるために要る懸念を会議から消してしまいます。

• 「否定しない」を「反対しない」と運用する。賛成と沈黙だけの会議になりやすく、決めたあとに懸念が出てくることになります。ルールの文を「人を否定しない。案には理由をつけて反対してよい」と2つに分けて書き直してください。
• 「でも」「無理」を禁止用語にする。言葉を禁じても、否定の中身は別の言葉で出てきます。禁じるより、理由と代わりの案を添えた反対の言い方を示すほうが、言い方は変わりやすくなります。
• ルールを張り紙にして終える。会議の始まりで司会が一言添えないと、ルールは参加者の記憶から薄れていきます。
• 上司が「否定しない」と言いながら、部下の案を理由なく退ける。上司の「それは難しい」は、部下には決定として届きやすいものです。上司こそ、理由と代わりの案を添えます。
• ルールを破った人を、その場で皆の前で注意する。注意された人も、周りの人も、反対を言いにくくなります。言い方の話は、1対1で、落ち着いてからにします。

「否定しない」ルールがうまく働いているかを振り返る

否定しないルールがうまく働いているかどうかは、会議の空気が穏やかだったかではなく、決める前に反対意見が出ていたかで振り返ってみてください。振り返る点は次の3つです。

• 決める段階で、上司の案を含めて、理由のついた反対意見が1つは出ていたでしょうか。
• 反対された人が、そのあとの会議でも案を出し続けていたでしょうか。
• 決めたあとに「実は気になっていた」という懸念が、会議の外から出てこなかったでしょうか。

反対意見が出ないまま決まる会議が続くなら、次の会議では司会である上司が自分の案を先に出し、「気になる点があれば遠慮なく言ってください」と反対を求めるところから始めてみてください。