キックオフミーティングとは、進め方

キックオフミーティングとは：始まりを告げる場ではなく、5つを決めて終える会議

キックオフミーティングとは、プロジェクトや新しい体制を始めるときに、関わる人が初めて全員で集まる会議です。始まりを告げる説明会として開かれることもありますが、集まった全員が同じ言葉で持ち帰るものを決めて終える会議だと考えるほうが、そのあとの仕事が動きやすくなります。持ち帰るものは5つです。

5つのうち、目的とゴールは責任者である上司が用意して話し、役割・最初の一歩・次に集まる日は、その場で話して決めます。資料に書いて配るだけでは、読んだ人と読んでいない人の差が、最初の2週間で開くおそれがあります。

以下では、営業部・開発部・総務部から集まった5人で、お客様向けのサポート窓口を新しく立ち上げるプロジェクトのキックオフを例にします。責任者は営業部の課長です。

キックオフミーティングの進め方：60分の流れと、責任者の最初の一言

キックオフは60分で、次の順に進めることをおすすめします。最初の20分は責任者が目的とゴールを話し、役割と決める権限からは、全員で話して決めます。

1. 目的と背景を話す（10分）。責任者が、なぜ今これをやるのかを自分の言葉で話します。
2. ゴールを示す（10分）。いつまでに何ができていれば終わりなのかを、具体的な状態で示し、違和感がないかを尋ねます。
3. 役割と決める権限を決める（15分）。担当と、一人で決めてよい範囲を、その場で確認します。
4. 懸念を出す（10分）。うまくいかないとしたら何が原因になりそうかを、全員で挙げます。
5. 最初の2週間の一歩と、次に集まる日を決める（10分）。
6. 決まったことを読み上げて終える（5分）。

目的と背景は、責任者が自分の言葉で話す

目的は、資料の1枚目に書いてある文を読み上げるのではなく、責任者が自分の言葉で話します。「会社の方針で決まったので」で始めると、集まった人にとっても、言われたからやる仕事として受け取られかねません。

ゴールは、具体的な状態で示し、違和感を尋ねる

ゴールは、「問い合わせ対応を改善する」のような方向ではなく、いつまでに何ができている状態かで示します。示したあとに、集まった人の違和感を尋ねます。

キックオフで役割と決める権限を決める：担当だけでなく、一人で決めてよい範囲まで

キックオフで役割と決める権限を話し合うときは、担当だけを決めて、一人で決めてよい範囲は決めないまま終わってしまうことがあります。何を一人で決めてよいのかまで、その場で決めておくことをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回かそれより少ないと答えた人（6,074人）に、理由を尋ねています。5つまで選択する質問です。「裁量や権限がなくできない」を挙げた人は9.4%でした。10の理由の中では多いほうではありませんが、面談で話したことを行動に移せない理由として、決める権限が自分にないことを挙げる人もいるということです。1対1の面談についての数字ですが、プロジェクトでも、一人で決めてよい範囲が決まっていないことは、動きにくさの理由の1つになりうると考えられます。

役割を決めるときは、担当を引き受ける人と一緒に、次の3つを確認します。一人で決めてよいこと、責任者に相談してから決めること、全員で決めることです。

担当を頼むときは、頼む理由も添えます。「手が空いているから」ではなく、その人だからこそ任せたい理由を言います。

キックオフでは計画を仮説として示し、懸念を初回に出す

キックオフで示す計画は、確定した指示ではなく、仮説として出します。始める前の計画には、まだ分かっていないことが多く含まれるからです。責任者が「この計画で進めます」と言い切ると、集まった人は、途中で気づいた問題を言いにくくなることがあります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、万能のやり方はないと考えています。型や手順を守ることは目的ではなく、仮説を立てて試し、確かめて、直すことが大事です。キックオフの計画も同じで、初回に示した計画を変えないことより、変える条件を初回に決めておくことをおすすめします。

懸念は、キックオフの中で時間を取って出します。「何か心配なことはありますか」と最後に尋ねるだけでは出てきにくいものです。「うまくいかないとしたら、何が原因になりそうですか」と、うまくいかない前提で尋ねると、挙げやすくなります。

挙がった懸念に、その場で答えを出す必要はありません。誰がいつまでに確かめるかを決めれば十分です。

キックオフのあと：1週間以内に一人ずつ1on1で話す

キックオフの場で全員が頷いていても、一人ひとりがどう受け止めたかは、その場では分かりません。キックオフのあと1週間以内に、一人ずつ1on1で話すことをおすすめします。会議では言いにくかった懸念や担当への不安は、1対1の場のほうが話しやすいことが多いようです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として、「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人が38.5%いました。「自分の仕事を進めるため」の52.8%に次いで多い答えです。面談を、会社や組織の考えや状況を理解する場と考えている人も多いということです。キックオフのあとの1on1で、プロジェクトの背景や、会社がこれをどう位置づけているのかを話すことは、こうした面談の使い方とも合っていると考えられます。

1on1では、キックオフで話した内容を繰り返すのではなく、本人がどう感じたかと、担当を引き受けるうえでの不安を聞きます。

本人が担当を引き受けることに迷いを持っていたら、迷いの中身を聞いたうえで、担当の範囲や進め方を一緒に見直します。キックオフで決めたことは、1on1で出てきた事情によって変えてかまいません。変えたことは、次の定例で全員に伝えます。

キックオフミーティングがうまくいったかどうかの振り返り方

キックオフがうまくいったかどうかは、会議の雰囲気や資料の出来ではなく、キックオフのあと2週間の動きで振り返ってみてください。振り返る点は次の3つです。

• キックオフのあと2週間で、各自の最初の一歩が、次の定例を待たずに始まっていたでしょうか。
• 担当した人が、一人で決めてよい範囲の判断を、責任者に確認せずに進められていたでしょうか。
• キックオフで挙がった懸念のうち、最初の定例までに、誰かが確かめて答えを持ってきたものがあったでしょうか。

最初の一歩がなかなか始まらなかったなら、次のプロジェクトのキックオフでは目的の説明を短くし、最初の2週間に誰が何をするかをその場で決める時間を長く取ってみてください。