マネジメントに使えるツールとアプリ

マネジメントツールとは何か：管理職の仕事のどこを助けるものか

マネジメントツールとは、管理職の仕事を助けるソフトウェアやアプリの総称です。予定の調整・仕事の割り振りと進み具合の把握・情報の共有・記録・目標と評価・部下との面談といった仕事のうち、どれを助けるかによっていくつかの種類に分かれます。「マネジメントツール」という決まった分野があるわけではなく、次のような種類のツールが、それぞれの場面で使われています。

どの種類にも共通しているのは、予定・議題・記録といった形をそろえることと、決めたことを残すことが得意だという点です。逆に、何を話してどう判断するか、約束を果たすかどうかは、ツールが代わりにしてくれるわけではありません。以下では、ツールで整えられることと整えられないことを分けたうえで、選び方と、部下と使い始めるときの進め方を書きます。

マネジメントツールで整えられることと、整えられないこと

マネジメントツールで整えられるのは、面談の予定・1回の時間・議題の欄・記録の形といった、仕事の形の部分です。整えられないのは、その面談で話したことが、そのあとの行動につながるかどうかです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、部下の立場で、上司との定期的な面談について尋ねたものです。この調査では、面談の頻度・時間・場所・話題と、成果を感じるかどうかとの関係は小さなものでした。この4つを合わせても、成果の実感の差のうち説明がつくのは5.4%だけです。面談についての数字ですが、ツールで整えやすいのはこの形の部分なので、形をそろえるだけでは、面談の成果の実感は変わりにくいと考えられます。

KAKEAIの1万人調査で、成果の実感と最も強く関係していたのは、面談がそのあとの行動につながっているかどうかでした。面談が「毎回」その後の行動につながっていると答えた人は9.4%で、この人たちのうち面談が成果につながっていると感じている人は75.5%です。「全くそうなっていない」人では6.0%でした。面談が行動につながっているかどうかで、成果の実感に大きな開きがあります。毎回つながっている人が1割に満たないことからは、それが簡単ではないこともうかがえます。

ツールに期待してよいのは、この「行動につながる」部分を助けることです。具体的には、面談で決めたことと上司が引き受けたことを残し、次の面談の最初に二人で見返せるようにすることです。形をそろえるためだけにツールを入れると、入力の手間が増えただけで終わりかねません。

マネジメントツールは、入れるだけでは使われない

ツールに入力欄があっても、欄は自然には埋まりません。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、予定を作る時点でテーマが入力されていた1on1は、およそ4回に1回（26.5%）でした。予定を作る時点では、何を話すかがまだ入力されていない1on1のほうが多いということです。なお、予定を作ったあとに足されたテーマは、この割合に入っていません。

欄を埋めるのは人なので、ツールを入れるときには、誰がいつ何を書くかまで決めておく必要があります。おすすめは、面談の前に部下が「話したいこと」と「上司に期待すること」を1行ずつ書く形です。上司が書くのは、自分が引き受けたことと、その期限です。書く量が多いと、二人とも続けにくくなりがちです。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして、「その時々によって違う」を選んだ人が20.9%で最も多くなっていました。上司に期待することが回によって変わる人が、最も多いということです。その回の期待を上司が前もって知るには、部下が上司に期待することを書ける欄が役に立つと考えられます。

マネジメントツールの選び方：5つの観点

マネジメントツールを選ぶときは、機能の数や見やすさより、次の5つの観点で確かめることをおすすめします。

誰に見えるかという観点は、部下が本音を書くかどうかに関わります。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。記録が二人のものであることが、部下が言いにくいことも書ける前提になります。会社でツールを導入するときは、記録の中身が誰に見えるかを、設定で決められるものを選び、上司から部下にも説明してください。

部下も書けることと、決めたことを次の回に見返せることは、無料のツールでも満たせます。誰に見えるかの設定と、人数が増えたときに二人に同じものを見せ続けることは、1on1を支援するツールや有料のサービスのほうが整えやすい部分です。

無料のツールでマネジメントを始めるには

マネジメントのツールは、無料で使えるものから始められます。会社で既に使っているカレンダー・チャット・文書やメモの共有があれば、面談の予定を入れる・決めたことを書く・次回の最初に見返す、という3つは今日から始められます。

• カレンダー。部下との面談の予定を、月の初めに全員分入れておきます。予定が流れたら、同じ週か翌週に置き直します。
• チャット。面談で決めたことと、上司が引き受けたことを、その日のうちに部下に送ります。期限も一緒に書きます。
• 文書やメモ。部下ごとに1枚の文書を作り、面談のたびに「決めたこと」「上司が引き受けたこと」「次回に話すこと」を書き足します。部下も書き込める共有の設定にします。

有料のツールや1on1を支援するツールを考えるのは、部下の人数が増えて前の回に話したことを覚えていられなくなったときや、記録がチャットと文書に散らばって次の面談の最初に見返せなくなったときです。記録が誰に見えるかを会社の設定で決める必要が出てきたときも、同じです。この3つのどれにも当たらないなら、無料のツールで十分でしょう。

マネジメントツールを部下と使い始めるとき：最初の一言

ツールは、上司が決めて部下に使ってもらうものではなく、二人の面談のために二人で使うものです。使い始めるときは、何のために使うのか・何を書いてほしいのか・誰に見えるのかを、上司から先に伝えてください。以下では、カスタマーサポート課の課長と、問い合わせの対応を担当している部下の例で書きます。

使い始めを伝えるときの例です。

部下が書いた内容を、面談で取り上げるときの例です。

前回決めたことから、面談を始めるときの例です。

使い始めてしばらく経ったときの例です。

マネジメントツールで避けたいこと

マネジメントツールで避けたいのは、ツールを入れたことで、上司が部下を見る側、部下が見られる側に分かれてしまう使い方です。

• 上司だけが見る、見える化のために入れる。進み具合の一覧を上司が眺めるだけでは、面談の中身は変わりにくいでしょう。部下が書く欄のあるツールを選び、部下にも同じ画面を見せてください。
• 入力欄を増やしていく。欄が増えるほど、書く負担も大きくなりがちです。話したいことと上司に期待することの2つが書ければ十分です。
• 記録の中身を、人事や上司の上司が読む設計にする。部下は、読まれることを前提に書くようになりかねません。ツールが出す実施率や入力率を管理職の目標にすることも同じで、KAKEAIは、1on1の実施率を管理職の目標にすることもおすすめしません。実施率や入力率は、面談のよしあしを表すものではないからです。
• ツールに記録を任せて、上司が覚えなくなる。記録は面談の最初に見返すためのもので、上司の記憶の代わりではありません。逆に、何も残さずに全部を頭で覚えようとすることも、人数が増えると続きません。
• ツールを入れたからと、会う回数を減らす。記録が残っていても、話したことを行動につなげるのは、面談の中での二人のやり取りです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。ツールの価値も同じで、入力率や記録の量ではなく、面談で決めたことが次の面談までに動いたかどうかで見てください。

マネジメントツールがうまく使えているかを振り返るには

マネジメントツールがうまく使えているかどうかは、入力率や記録の量ではなく、二人の面談がどう変わったかで見るとよいでしょう。使い始めて1か月ほど経ったら、次の点を振り返ってみてください。

• 次の面談を、前回決めたことと上司が引き受けたことから始められたでしょうか。
• 部下の側からも、話したいことや上司に期待することが書き込まれているでしょうか。書かれていないなら、欄が多すぎないか、誰に見えるかを伝えたかを見直します。
• 上司が引き受けたことは、約束した日までに済んで、その結果が部下に伝わっていたでしょうか。
• ツールの使い勝手について、部下に直接尋ねたでしょうか。

前回決めたことを思い出せずに面談を始めた回があるなら、次の面談は、ツールに残した記録を二人で開くところから始めてみてください。