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退職する上司に送るメッセージの書き方
先に答え
退職する上司へのメッセージは、お礼の一言、上司と一緒に仕事をした具体的な場面、これからへの言葉の3つで組み立ててください。中心は2つ目で、叱られた日や助けてもらった日など、その上司との間でしか起きていない仕事の場面を1つ書きます。「お世話になりました」だけでは誰にでも書ける文になりますが、場面が1つ入ると、読む側には自分宛ての言葉として届きやすくなります。退職の理由、年齢、今後の生活についての想像は書きません。寄せ書きは1〜2文、カードや手紙は5〜8文、メールは10行ほどが目安です。
退職する上司へのメッセージの書き方： 具体的な仕事の場面を1つ入れる
退職する上司へのメッセージは、お礼の一言・上司と一緒に仕事をした具体的な場面・これからへの言葉の3つで組み立ててください。中心になるのは2つ目です。「お世話になりました」「お疲れさまでした」だけで終えると、誰にでも書ける文になります。その上司としか経験していない仕事の場面を1つ書くと、読む側には自分宛ての言葉として届きやすくなります。
場面は、大きな出来事でなくてかまいません。叱られた日のこと、助けてもらった日のこと、何気ない一言で見方が変わったことなど、自分が覚えていることを書きます。退職の理由には触れず、上司の年齢や今後の生活についての想像も書きません。
KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、仕事は成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあると考えています。上司から受け取ったものを言葉にするときも、人柄をほめる言葉より、どの仕事のどの場面で何を教わったのかを書くほうが、具体的に伝わります。
以下では、物流センターで出荷の管理を担当している人が、定年で退職するセンター長にメッセージを書く場面を例にします。
退職の理由と送る形で、 メッセージを分ける
上司が退職する理由と、メッセージを送る形によって、書く長さと避けたいことが変わります。先に、どの場面に当たるかを確かめてください。
| 場面 | 書くこと | 避けたいこと |
|---|---|---|
| 定年退職 | 長く | 年齢や |
| 転職や | 教わったことへの | 退職の |
| 体調や | お礼と、 | 事情を |
| 理由を | お礼と、 | 理由を |
送る形は、寄せ書きの一言・カードや手紙・メール・送別会での口頭の一言に分かれます。寄せ書きは1〜2文、カードや手紙は5〜8文、メールは件名と本文で10行ほどが目安です。送別会で話すときは、1分以内に収まる長さにします。
そのまま使えるメッセージの例： 定年退職する上司へ
カードや手紙に書くとき
カードや手紙は、お礼、具体的な場面、これからへの言葉の順で書きます。続けて書いたときの例です。
- ○○センター長、長い間、本当にお世話になりました。
- 入ったばかりの頃に出荷の遅れをお客様に連絡できずに抱えていた私に、「遅れること自体より、知らせないことのほうがお客様は困る」と言ってくださったことを今も覚えています。あの日から、悪い知らせを先に伝えることを心がけてきました。
- 棚卸しの前の晩に、最後まで一緒に在庫を確認してくださったことも忘れません。
- これからも、お元気でお過ごしください。教えていただいたことを、次に入ってくる人にも伝えていきます。
場面を1つに絞って短く書く例です。
- ○○センター長、お世話になりました。繁忙期に配送会社との調整で手一杯だった私に、「困ったら私の名前を使っていい」と言ってくださったことが、どれだけ心強かったか、今もよく思い出します。本当にありがとうございました。
寄せ書きに書くとき
寄せ書きは、名前が並ぶ中で読まれるので、1〜2文にします。お礼だけでなく、短くても場面を入れると、誰の言葉かが伝わります。
- 出荷の遅れをどう伝えるか、最初に教えてくださったのはセンター長でした。ありがとうございました。
- 棚卸しの夜、最後まで一緒に在庫を確認してくださったこと、忘れません。長い間お疲れさまでした。
- 「知らせないことのほうが困る」という言葉を、これからも大事にします。ありがとうございました。
送別会で口頭で伝えるとき
口頭で伝えるときは、書くときより短くし、聞いている人にも分かる場面を選びます。1分以内が目安です。
- ○○センター長、長い間ありがとうございました。私が入った年の繁忙期に、出荷の遅れをお客様に伝えられずにいたとき、「遅れることより知らせないことのほうが困る」と教えてくださったのがセンター長でした。それから今日まで、その言葉を一番大事にしてきました。本当にお疲れさまでした。
メールで送るとき
直接会えないときや、送別会に出られないときは、メールでも失礼にはなりません。件名で用件が分かるようにし、本文は10行ほどにします。
- 件名：ご退職にあたってのお礼（出荷管理・△△）
- ○○センター長
- ご退職にあたり、直接お礼を申し上げられず、メールで失礼いたします。
- 私が出荷管理を担当するようになってからの5年間、本当にお世話になりました。特に、配送会社との調整で判断に迷ったとき、「まず相手の事情を聞いてから決めればいい」と言っていただいたことは、今も迷うたびに思い出しています。
- これからの日々が、穏やかなものでありますように。長い間、お疲れさまでした。
転職や独立で辞める上司へのメッセージの例
転職や独立で辞める上司には、教わったことへのお礼と、新しい仕事への応援を書きます。退職の理由や転職先は、本人から聞いていても書きません。読む人が他にいる場合もあるからです。
- ○○さん、新しい仕事に移られるとのこと、応援しています。これまで本当にありがとうございました。
- ○○さんが来られてから出荷の締め時間を見直し、残業が減ったことを、現場の皆が覚えています。変えると決めたら理由を全員に説明してくださる進め方を、私も続けていきます。
- 新しい場所でのご活躍を、心から願っています。どうぞお元気でお過ごしください。
寄せ書きに短く書く例です。
- 締め時間の見直しのとき、現場の意見を最後まで聞いてくださったこと、忘れません。ありがとうございました。
- ○○さんの「理由を先に言う」進め方を、引き継ぎます。新しい仕事でのご活躍を願っています。
退職の理由を聞いていないときや、体調や家庭の事情での退職のときは、理由に触れず、お礼と場面だけを短く書きます。
- ○○さん、これまでありがとうございました。初めて月次の出荷報告を任せていただいたとき、数字の見方を一から教えていただいたことが、今の仕事の土台になっています。どうぞご自愛ください。
退職する上司へのメッセージで避けたいこと
避けたいのは、誰にでも書ける文で終えることと、上司の退職そのものに踏み込むことです。
- 「お世話になりました」「お疲れさまでした」だけで終える。寄せ書きの一言でも、場面を1つ入れると自分の言葉になります。
- 退職の理由や、今後の予定を書く。本人から聞いていても、メッセージには書きません。他の人が読む可能性があり、本人が公にしていないこともあります。
- 年齢や健康のことに触れる。定年退職の上司に「お年なので」「ゆっくり休んで」のような言い方をすると、相手によっては気にかかります。「これからの日々」のように、どう過ごすかを決めつけない言い方にします。
- 「寂しい」「困る」を中心にする。自分の気持ちを書くのはかまいませんが、残る側の困りごとを並べると、上司は読んで負担を感じるかもしれません。
- 会社や他の人への不満を書く。「○○センター長がいなくなると、この職場は」のような言い方は、上司を立てているつもりでも、残る人への不満として読まれがちです。
- 長く書きすぎる。カードや手紙は5〜8文、メールは10行ほどで十分です。場面を2つも3つも書くより、1つを具体的に書きます。
- 引き継ぎや仕事の相談を混ぜる。残っている仕事の確認は、メッセージとは別に、退職の前に直接聞いておきます。
メッセージが自分の言葉になっているかを確かめる5つの点
メッセージがよいものになったかどうかは、書き終えたあとに、次の点を自分に問いかけてみるとわかります。
- その上司と自分の間でしか起きていない仕事の場面が、1つ入っているでしょうか。
- 上司の名前を別の人の名前に替えても成り立つ文になっていないでしょうか。
- 退職の理由、年齢、今後の生活についての想像が、入っていないでしょうか。
- 声に出して読んだときに、自分が普段その上司に話している言葉になっているでしょうか。
- 送る形（寄せ書き、カード、メール、口頭）に合った長さになっているでしょうか。
上司が退職したあとも、教わったことは自分の仕事の中に残ります。それを一度言葉にしておくことは、上司への礼であると同時に、自分がこれから後輩に何を伝えるかを確かめることにもなります。
この場面で、Kakeai AI 1on1 でできること
Kakeai AI 1on1 は、上司と部下の1on1の準備・会話・ふりかえり、そして日常の仕事の場面で、お二人のこれまでの1on1を踏まえた具体的な支援を届ける AI です。
退職する上司へのメッセージに、一緒に取り組んだ仕事を具体的に書きたいときに、会社でKakeai AI 1on1を利用している場合は、次のことができます。
面談やメッセージの前に、上司との「概要」の画面と履歴で。
上司にしてもらったことや、上司と決めたことを、 記憶だけに頼らずに思い出せます。
ダイジェストには、直近6か月の上司との1on1で話したこと、決めたこと、上司から返ってきた言葉が書かれます。それより前の回も、「予定・履歴」の検索で絞り込んで見返せます。上司と同じものが表示されます。
…昇格試験については西村さんがすでに部長への推薦を出しており、職務レポートと面接の概要をこの場で加藤さんが初めて把握しました。…
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よくある質問
定年退職する上司へのメッセージには、 何を書けばよいですか。
定年退職する上司へのメッセージには、お礼の一言、上司と一緒に仕事をした具体的な場面、これからの日々への言葉の3つを書いてください。中心は具体的な場面です。入ったばかりの頃に教わった一言や、忙しい日に助けてもらったことなど、その上司との間でしか起きていないことを1つ書きます。年齢や健康のことには触れず、「これからの日々が穏やかなものでありますように」のように、どう過ごすかを決めつけない言い方にするとよいでしょう。
上司の退職の寄せ書きに、 一言で何を書けばよいですか。
上司の退職の寄せ書きには、お礼に加えて、短くても具体的な仕事の場面を1つ入れることをおすすめします。「出荷の遅れをどう伝えるか、最初に教えてくださったのはセンター長でした。ありがとうございました」のように、1〜2文で十分です。「お疲れさまでした」だけだと、名前が並ぶ中で誰の言葉かが伝わりません。場面が入っていれば、短くても自分の言葉になります。
転職で辞める上司へのメッセージに、 退職の理由や転職先を書いてもよいですか。
転職で辞める上司へのメッセージには、退職の理由や転職先は書かないことをおすすめします。本人から直接聞いていても、寄せ書きやカードは他の人が読む可能性があり、本人が公にしていないこともあるからです。書くのは、教わったことへのお礼と、新しい仕事への応援です。「新しい場所でのご活躍を、心から願っています」のように、具体的な行き先に触れない言い方にします。
上司の退職のメッセージを、 メールで送っても失礼になりませんか。
上司の退職のメッセージをメールで送ることは、直接会えないときや送別会に出られないときには、失礼にはなりません。件名で用件が分かるようにし、「ご退職にあたり、直接お礼を申し上げられず、メールで失礼いたします」と最初に一言添えます。本文は、お礼、具体的な仕事の場面、これからへの言葉の順で10行ほどにします。直接会える機会があるなら、メールのあとに一言でも口頭で伝えるとよいでしょう。
退職する上司に、 これからも相談したいとメッセージに書いてよいですか。
退職する上司に「これからも相談させてください」と書くかどうかは、上司との関係と、上司の退職の事情によります。転職や独立で辞める上司で、本人から連絡を歓迎する言葉があったなら書いてかまいません。体調や家庭の事情で退職する上司には、相手の負担になりうるので書かないほうがよいでしょう。迷うときは、「教えていただいたことを、次に入ってくる人にも伝えていきます」のように、自分がこれからすることを書く形にします。
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出典と、この数字を引用するときの書き方
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
引用する際は、「出典：株式会社KAKEAI『1on1実態調査』（2026年）」と、このページのURLを明記してください。
このページのURL：https://kakeai.co.jp/guide/farewell-message-to-retiring-boss
作成者と運営者
KAKEAIでは普段、「上司」「部下」という言葉を使っていません。このページでは、多くの方に伝わりやすいよう、一般的な呼び方として「上司」「部下」と書いています。
このページは、Kakeai AI 1on1 を提供する株式会社KAKEAIが、自社で実施した1万人調査と Kakeai AI 1on1 の利用データの集計をもとに作成したものです。
運営者：株式会社KAKEAI（会社概要） 更新日：