管理職が働きすぎ・長時間労働になるのはなぜか

管理職が働きすぎになる理由は、面談より、面談の外に持ち帰る仕事にある

管理職が働きすぎ・長時間労働になる理由は、1つではありません。「部下と話す時間が増えたから」と言われることもありますが、部下との面談そのものが占める時間は、利用データで見るとそれほど大きくありません。長くなっているのは、面談の外で上司が引き取っている仕事のほうだと、このページでは考えています。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、すべての回を合わせた1回の1on1の時間の中央値は29.6分でした。また、同じ上司と部下の組で続いている1on1のうち、月1回のペースの組が80.0%、毎週の組は5.8%です。つまり、部下との面談は多くの組で1回30分ほどで、月1回のペースで行われている、ということです。

管理職の長時間労働の理由は、次の4つに分けて考えます。調査や利用データは管理職の労働時間を尋ねたものではないので、この分け方は、管理職の仕事でよく起きている場面から整理したものです。

4つのうち、上の2つは上司が自分で変え始められます。下の2つは、自分の上司と話さなければ変わりません。

働きすぎを理由に部下との面談を減らすことは、おすすめしません。部下の側の数字を1つ見てみます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、部下の立場で上司との面談について尋ねたものです。この調査では、面談の困りごととして「自分自身の実施時間の確保」を挙げた人が23.9%、「上司の時間確保や日程調整」を挙げた人が24.6%いました。部下の側にも、時間に困っている人がいます。ただし、自分自身の時間の確保に困っていると答えた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は39.4%で、回答者全体の31.9%を上回っていました。つまり、面談の時間に困っていることと、面談に成果を感じられないことは、別のものだと言えます。

忙しさを理由に部下との面談を減らすより、面談の中で決めて持ち帰りを減らすほうが、二人の時間を守りやすいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、部下との面談は、上司と部下が仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。上司が一人で準備し、一人で判断を持ち帰る時間ではありません。

以下では、営業課で部下が作るお客様への提案書を課長が全部確認している場面を例に、変え方とそのまま使える言い方を書きます。

働きすぎの理由1「判断を持ち帰る」：面談の中で決め、決められないなら期限を言う

管理職の時間を長くしているものの1つが、部下から相談された判断を持ち帰ることです。面談で「考えておきます」と言った相談は、上司が夜に一人で考える仕事になりがちです。その間、部下の側も上司の返事を待って止まっていることがあります。

面談についての数字ですが、KAKEAIの1万人調査では、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回かそれより少ないと答えた人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「裁量や権限がなくできない」を選んだ人は9.4%、「行動するために必要な情報が揃っていない」を選んだ人は15.9%でした。部下が動けない理由として、権限や情報が足りないことを挙げる人も、一定の割合でいる、ということです。

上司が判断を持ち帰っている間、部下の仕事が止まっていることもあります。面談で相談された判断は、できるかぎりその場で決めましょう。材料が足りなくて決められないときは、いつまでに決めるかを言い、どの材料が足りないのかを部下に伝えます。

部下が「どうしましょうか」と聞いてきたときに、上司が全部決める必要はありません。部下の案を先に聞き、上司はよいと思った点と気になった点を理由と一緒に返すほうが、部下は自分の考えで進めやすく、判断もその場で終わります。

働きすぎの理由2「確認とやり直し」：任せる範囲と、確認する日を先に決める

部下の仕事を全部確認して直すことも、管理職の時間を長くしています。確認とやり直しが減らないのは、部下の力の問題というより、何をどこまで任せるのか、いつ確認するのかが二人の間で決まっていないことから起きていると考えられます。

確認は、出来上がったものを最後に見るより、途中の決まった時点で見るほうが、やり直しが大きくなりにくいものです。任せる範囲を部下と決め、確認する日を面談の中で決めておくとよいでしょう。

上司が確認をやめると、部下が困る場面もあります。確認を減らすことは、放っておくことではありません。困ったときにすぐ相談できることを伝えておきます。

やり直しが続く提案書があるときは、直してから渡すのではなく、何を直したのかを部下と一緒に見ることをおすすめします。上司が一人で直すのに使っていた時間を、直した理由を部下に説明する時間に回すほうが、次からのやり直しが減りやすくなります。

働きすぎの理由3「兼務の実務と、上からの依頼」：自分の上司と線を引く

自分の担当のお客様や案件を持ったまま管理職になった人は、プレイヤーの仕事と管理職の仕事の両方を抱えています。会議への出席と資料の提出も、気づかないうちに増えています。この2つは、上司が一人で工夫しても減らしにくいものです。自分の上司と、何を手放すかを決めることをおすすめします。

自分の上司に相談するときは、忙しいという気持ちだけでなく、どの仕事にどれだけ時間を使っているかを、1週間分でよいので事実として持っていきます。引き取ってほしいもの、他の人に渡せるもの、やめてよいものを分けて伝えると、話が進みやすくなります。

部下にも、上司の状況を仕事の情報として伝えてかまいません。弱音ではなく、仕事を止めないための共有です。

管理職の労働時間の扱いと体調：就業規則と人事、産業医に確認する

「管理職は働かせ放題」「管理職には残業代が出ない」と言われることがありますが、管理職の労働時間の扱いは、会社と役職によって異なります。自分の労働時間がどう扱われ、どこまで記録や申告の対象になるのかは、就業規則を読み、人事の担当に確認することをおすすめします。このページでは、法律上の扱いを言い切りません。

働く時間が長い状態が続いて体に変化が出ているとき（眠れない、朝起きられない、頭痛が続く）は、仕事のやり方を変える前に産業医か医療の専門家に相談してください。自分の体調がどの程度のものかは、自分では判断しにくいものです。会社の相談窓口がどこにあるかは、人事に確認するとよいでしょう。

上司の働き方は、部下にとって「この会社で管理職になるとこうなる」という見本にもなります。自分の上司に相談することは、自分のためだけでなく、これから管理職になる部下のためにもなると考えられます。

管理職の働きすぎが減ってきたかを、どこで見るか

働きすぎが減ってきたかどうかは、気分ではなく、1か月の時間の使い方と、部下との面談のあとの動きで見るとよいでしょう。1か月ほど続けたあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 面談で相談された判断を、その場で決めた回と、持ち帰った回は、どちらが多かったでしょうか。
• 持ち帰った判断には、いつまでに返すかを部下に伝えられていたでしょうか。
• 部下の提案書や資料のうち、上司の確認なしで出せるものは、先月より増えたでしょうか。
• 自分の担当の実務と会議に使った時間を、自分の上司に事実として伝えた日があったでしょうか。
• 体の変化があったとき、産業医や人事に相談できていたでしょうか。

最初の3つが変わってきていれば、面談の外に持ち帰る仕事が減り始めていると言えるでしょう。働く時間が長いままで、自分の上司に事実を伝えた日がないなら、今週のうちに、自分の上司に相談の時間をもらってください。