管理職の時間管理・仕事の進め方は、どうすればよいか

管理職の時間管理が難しいのは、自分の仕事と部下が待っている仕事の2種類があるから

管理職の時間管理が難しいのは、1日の中に、自分の手で進める仕事と、部下が返事を待っている仕事の2種類が入り混じっているからだと考えられます。自分の仕事（資料の作成・見積もりの回答・自分の上司への報告）は予定に入れられます。一方、部下が待っている仕事（判断・情報・引き受けた連絡）は、部下から相談が持ち込まれたときに発生します。上司が返事をするまで、その部下はその仕事を進めにくくなります。自分の手で進める仕事だけを前提にした時間管理の方法では、この2種類目の仕事が抜けやすくなります。

部下からの相談や判断の依頼を「割り込み」と呼ぶと、減らすべきもののように見えます。ただし、部下の側から見ると、上司の返事は自分の仕事を進めるために必要なものです。面談の時間の確保についても、部下の側に困りごとがあります。面談についての数字ですが、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「自分自身の実施時間の確保」を挙げた人が23.9%いました。最も多かった「上司の時間確保や日程調整」の24.6%とほぼ同じ割合です。部下の側も、面談のための自分の時間を確保しにくいと感じているということです。

このページでは、管理職の時間管理を、自分の時間を守るためのものではなく、部下を待たせずに仕事を前に進めるために自分の時間を使うものと考えます。そう考えると、優先順位のつけ方が変わります。以下では、社内のシステムを開発している課で、課長が8人の部下と新しい機能の公開（リリース）に向けて仕事をしている場面を例にします。

管理職の優先順位：部下が待っているものを先に扱う

管理職の優先順位は、締め切りの近さや重要度だけでなく、「誰かが自分の返事を待っているか」で決めることをおすすめします。仕事の種類ごとに、優先する理由と、いつ扱うかを並べると次の表になります。

表の1行目と2行目は、上司のやることの一覧には載りにくい仕事です。自分の作業の一覧だけで1日を組むと、この2つが抜け落ち、部下にとっては「返事がない」「約束が流れた」という結果になりがちです。

管理職のスケジュール管理：部下との面談を先に予定に入れる

スケジュール管理では、部下との面談を月の初めに全員分予定に入れ、自分の作業の都合では動かさないことをおすすめします。面談は忙しい週に流れやすい予定ですが、1回の長さがおよそ30分と見込める予定でもあります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の1回の時間の中央値は29.6分でした。20分から39分の回が52.6%で、半数の回がこの範囲に収まっています。つまり、1回の長さは、30分前後と見込んでよいということです。Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1が行われた曜日は木曜が22.2%、金曜が20.8%で、月曜の17.1%より多くなっていました。時間帯は14時台が14.2%、15時台が14.1%と午後の中ほどに山があり、12時台は3.4%です。実際に行われた1on1では、週の後半の午後に置かれていることが多い、という結果です。

この結果は、面談を週の後半に置くべきだという意味ではありません。自分の職場で、判断を求める相談が集中する曜日や時間帯を避け、面談が流れにくい枠を選んでください。たとえば、公開作業が集中する木曜を避けて、火曜と水曜の午後に8人分を2週に分けて入れる、といった決め方です。

部下の側から日程の変更を頼まれたときは、流すのではなく、同じ週か翌週に移す形で受けるとよいでしょう。

管理職のノート術と業務管理：引き受けたことを一番上に書く

管理職のノートは、自分の作業の一覧より先に、部下に返すと約束したことの一覧として使うことをおすすめします。ページを上下2つの欄に分け、上の欄に「誰に・何を・いつまでに返すか」を、下の欄に自分の作業を書きます。上の欄は毎朝見て、期限が今日のものを先に片づけます。

面談の中で引き受けたことは、その場で上の欄に書き、部下にも口に出して確認します。あとで食い違いが起きないよう、二人で同じ内容を残しておくためです。

部下から「いつ頃」と尋ねられたときは、遅れた理由を長く説明するより、新しい期限を先に伝えるほうが、部下は次の予定を立てやすくなります。

管理職のルーティン：1日・1週間・1か月の型と、マルチタスクの扱い

管理職のルーティンは、部下が待っているものを毎日確認する時間を持ち、面談と判断の時間を週と月の単位で先に予定に入れる組み立てにするとよいでしょう。1つの型を示します。

1. 毎朝10分、ノートの上の欄（部下に返すと約束したこと）を見て、今日返すものを決めます。
2. 午前のうちに、昨日から持ち越した部下からの判断の依頼に答えます。その場で決められないものは、いつ返すかを伝えます。
3. 週の初めに、今週の面談の予定と、判断を待っている部下の一覧を見直します。会議で決まったことのうち、部下の仕事に関わるものを伝える時間を10分取ります。
4. 月の初めに、全員分の面談を予定に入れます。前月に流れた面談があれば、最初の週に入れます。
5. 自分の手で進める仕事は、面談と判断の時間を除いた残りの時間で進めます。相談が少ない時間帯に寄せると、進めやすくなります。

マルチタスクについては、同時にいくつもの仕事を進める技を磨くより、部下からの相談を受け付ける時間を決めておくほうが、上司の作業も部下の仕事も進めやすくなります。

管理職の時間管理で、避けたいこと

避けたいのは、自分の作業の時間を確保するために部下が待っている仕事を後ろに回すことと、逆に、相談をすべてその場で受けて自分の上司や他部署との約束を遅らせることです。

• 集中時間を確保するために、部下からの相談を止める。相談を受け付ける時間を決めることと、相談を断ることは別です。相談を止めると、部下を待たせる時間がそのまま長くなります。
• 忙しい週に、面談を流す。月1回の面談が流れると、次は1か月後です。動かすなら、同じ週か翌週の中に置き直してください。
• やることの一覧を、自分の作業だけで作る。部下に返すと約束したことが一覧にないと、約束は上司の記憶だけに残り、忘れられやすくなります。
• その場で答えられないことを、「あとで」とだけ返す。いつ返すかを言わないと、部下は催促するか、仕事を止めて待つかになりがちです。
• マルチタスクの技を磨いて、同時に受ける量を増やす。受ける量を増やすより、1つずつ順に受けるほうが、返事の抜けが起きにくくなります。
• 逆に、相談をすべてその場で受けて、自分の作業を後ろに回し続ける。自分の上司や他部署との約束が遅れると、その影響は部下の仕事にも返ってきます。遅れそうなときは、早めに自分の上司に伝えて期限や範囲を相談してください。

管理職の時間管理がうまく回っているかを、どこで見るか

管理職の時間管理がうまく回っているかどうかは、自分の作業がどれだけ片づいたかではなく、部下が上司の返事を待っている時間が減ったかで見るとよいでしょう。1か月ほど続けたあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 部下から判断を求められたときに、その場で答えるか、いつ返すかを伝えられたでしょうか。
• 面談や相談で引き受けたことを、約束した期限までに果たせたでしょうか。果たせなかったとき、新しい期限を自分から伝えられたでしょうか。
• 今月の面談は、予定した全員分を、流さずに行えたでしょうか。
• 部下から「いつ頃いただけそうですか」と催促された回数は、先月より減っているでしょうか。

自分の作業が予定より遅れていても、この4つができていれば、部下を待たせない時間の使い方は身についてきていると考えてよいでしょう。自分の作業の遅れは、自分の上司に早めに伝え、期限や範囲を相談してください。