1人の管理職が見られる部下は何人までか

1人の管理職が見られる部下は何人までか：1つの数には決まらない

1人の管理職がマネジメントできる部下の人数は、1つの数には決まりません。目安の人数が語られることはありますが、上限を決めるのは人数そのものではないと考えられます。上限の目安になるのは、上司がその部下の仕事を実際に見ていて、前の回に話したことと引き受けたことを覚えているかどうかです。仕事の中身が似ていて部下が自分で決められる範囲が広い職場では、人数を増やしやすくなります。一方、仕事が1人ずつ違って判断の多くが上司に集まる職場では、少ない人数でも上限に届きやすくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、部下との面談はその部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。人数の上限は、部下の仕事を見ている状態を保てる人数だと考えるとよいでしょう。

人数が増えたときに部下の側で何が起きるかを、調査は直接尋ねていません。ただし、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査で、上司との面談で困っていることを尋ねた結果が手がかりになります。面談の困りごと（複数回答）として最も多く挙げられたのは、「上司の時間確保や日程調整」の24.6%でした。ところが、この困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%を上回っています。上司の時間が取りにくいことは困りごととして最も多く挙げられていますが、挙げた人のうち成果を感じている人の割合は、全体を上回っているということです。

一方、同じ調査で「上司が以前会話したことを覚えていない」を困りごとに挙げた人は6.2%で、この人たちのうち面談が成果につながっていると感じている人は26.4%でした。回答者全体の31.9%を下回っています。上司の時間が取りにくいことを挙げた人より、上司が前の話を覚えていないことを挙げた人のほうが、面談の成果を感じている割合が低い、という結果です。

部下の人数が増えたとき、部下の側から見えていること

上司が「人数が多くて回らない」と感じるとき、部下の側に見えているものは、面談の日が取れないことだけではありません。上司が感じることと、部下の側で近い困りごとを並べると、次の表になります。

表の下2つの困りごとを挙げた人では、成果を感じている人の割合が全体より低くなっています。部下の側から見ると、面談の日が取りにくいことより、前の話を覚えていないことや引き受けたことが流れることのほうが、成果の実感の低さと結びついているということです。

調査は部下の人数を尋ねていませんが、人数の上限を考えるときは、面談の日が取れるかどうかより、全員について前の回の話と引き受けたことを覚えているかどうかを目安にすることをおすすめします。

部下の人数が多いときの面談の間隔と長さ

人数が増えたときは、1回の長さを削るより、間隔のほうを見直すことをおすすめします。前の回の続きから話して判断や意見を返すには、ある程度の長さが要ると考えられるからです。実際の使われ方を、1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で見てみます。直近3か月に3回以上1on1を行った上司と部下の組を間隔で分けると、月1回のペースの組が80.0%、隔週が13.1%、毎週が5.8%でした。1回の時間の中央値は、前の回から毎週の間隔で行われた回で30.5分、月1回の間隔の回で29.6分です。つまり、実際に続いている上司と部下の多くは月1回のペースで、間隔が毎週の組でも1回はおよそ30分あり、短くなってはいないということです。

月1回30分の面談の時間さえ取れないほど忙しいなら、人数の問題より先に、上司に集まっている仕事の量を見直す必要があるかもしれません。

なお、月1回が最もよい間隔だという意味ではありません。1万人調査では、面談の頻度が高い人ほど、面談が成果につながっていると感じる割合は高くなっています（週1回の人では40.5%、月1回の人では30.7%）。月1回は、人数が多いときにまず続けられる間隔として考えてください。

部下の人数が上限を超えていると感じたときの進め方と最初の一言

ここからは、社内のヘルプデスク（社員からの問い合わせに対応する課）で、課長が12人の部下と仕事をしている場面を例に、進め方と最初の一言を挙げます。

面談の間隔を月1回にそろえ、1回の長さは削らない

全員と毎週や隔週で会おうとして回らなくなっているなら、間隔を月1回にそろえ、1回30分は削らないことをおすすめします。10分や15分の面談を増やすより、月1回でも前の回の続きから話せる30分のほうが、判断や意見を返す時間を取りやすいでしょう。

部下の側からも、間隔について希望を伝えてかまいません。

前の回に話したことと引き受けたことを、二人で残す

人数が増えると、上司の記憶だけでは前の回の話を保ちにくくなります。面談の終わりに、次に取り組むことと上司が引き受けたことを二人で確認し、次の回を前の続きから始めるために、短いメモを残しておくとよいでしょう。

定型の判断は部下に任せ、迷うものだけを上司が引き受ける

12人分の判断が全部上司に集まると、面談の時間より先に、日々の時間が足りなくなりがちです。定型の判断は部下が自分で決める範囲として二人で言葉にし、迷うものだけを上司が引き受ける形にすると、上司に集まる判断の数が減ります。

会社に体制を相談する

間隔をそろえ、定型の判断を部下に任せても、全員の仕事を見ていられないと感じるなら、上司一人で抱える問題ではありません。自分の上司や人事に、事実を添えて体制の相談をしてください。

部下の人数が多いときに、避けたいこと

避けたいのは、目安の人数を当てはめて済ませることと、人数を理由に面談そのものをやめることです。

• 目安の人数を、そのまま自分の職場に当てはめる。上限は、仕事の中身と、部下が自分で決められる範囲で変わります。
• 人数が多いから、1回を10分や15分に短くして回数を保つ。前の回の続きから話して判断や意見を返すには、短すぎることが多いでしょう。時間が取れないなら、間隔のほうを見直してください。
• 人数が多いから、面談をやめて全員の会議で済ませる。会議では、1人ずつの仕事の判断や、評価の見通しの話はしにくくなります。
• 覚えられない分を、上司が一人でメモを取って補おうとする。面談中に上司がメモを書くことに手一杯になると、部下の話に判断や意見を返す時間がなくなりがちです。決めたことは、面談の終わりに二人で確認して残すほうが、次の回につながります。
• 人数が増えたのは会社の判断だからと、体制の相談をしない。全員の仕事を見ていられない状態は、評価や判断に影響しかねません。事実を添えて、自分の上司や人事に相談してください。

部下の人数が上限を超えていないかを、どこで見るか

部下の人数が上限を超えていないかどうかは、面談の予定が埋まっているかではなく、1人ずつの仕事を見ていて、前の回の話を覚えているかどうかで見るとよいでしょう。1か月ほどたったら、次の点を振り返ってみてください。

• 全員について、今その人がどの仕事で何に困っているかを、報告を見返さずに言えるでしょうか。
• 面談を、前の回に決めたことと、上司が引き受けたことの報告から始められているでしょうか。
• 引き受けたことを、約束した期限までに果たせなかった相手が、この1か月にいたでしょうか。
• 部下から「前にも話したのですが」と前置きされた回が、この1か月にあったでしょうか。

1つ目と2つ目が難しくなってきたら、人数が上限に近づいているのかもしれません。間隔と、判断の任せ方を見直したうえで、それでも変わらなければ、自分の上司や人事に体制を相談してみてください。