管理職の役割とは何か

管理職の役割とは何か：会社から見た役割と、部下が面談に求めているもの

管理職の役割は、一緒に仕事をする部下の仕事が前に進むように、判断を示し、必要な情報を伝えることです。あわせて、会社の考えを伝え、評価と成長を支えます。会社の側からは、「目標の達成」「部下の育成」「組織の運営」「情報の伝達」「評価」という役割の一覧で説明されます。

一方、部下の側は、上司との面談に何を求めているのでしょうか。面談についての数字ですが、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査で、上司と面談をしている理由を5つまで選んでもらうと、最も多かった答えは「自分の仕事を進めるため」の52.8%でした。次が「会社や組織の考えや状況を理解するため」の38.5%で、「上司との関係性を維持・向上させるため」は30.3%、「成長のため」は22.9%です。つまり、部下が面談に最も多く求めているのは自分の仕事を進めることで、会社の考えや状況を理解することがそれに続くということです。

会社から見た役割と、部下の側で近い答えを並べると、次の表になります。

このページでは、役割の一覧を一度に全部引き受けようとせず、部下が面談に最も多く求めているものから順に、1つずつ引き受けることをおすすめします。調査が役割の順番を示したわけではありませんが、部下の側の答えは、どこから手を付けるかの手がかりになります。以下では、経理の課で月次の締めを担当している課長と部下のやり取りを例に、役割ごとの果たし方を見ていきます。

管理職の役割の最初は、部下の仕事を前に進めること

部下が上司との面談に最も多く求めているのは、自分の仕事を進めることでした。管理職の役割も、ここから引き受けるのがよいでしょう。部下から相談を受けたときに判断を示し、必要な情報を渡し、自分の考えを伝えることが、この役割の中身です。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、部下との面談はその部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。この役割を果たすには、部下の仕事を見ていることが前提になります。

月次の締めで、部下から判断を求められたときの一言です。

部下の側からも、判断がほしいのか、状況を知っておいてほしいだけなのかを一言添えると、求めている返事が得やすくなります。

管理職の役割の次は、会社の考えや状況を伝えること

部下が上司との面談をしている理由として2番目に多かったのは、会社の考えや状況を理解することでした。1万人調査では、面談をしている理由（5つまで選択）に「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人は38.5%で、「成長のため」の22.9%を上回っています。会社の方針は、上から下に伝えるだけのものとして扱われることがありますが、部下の側も、面談で知りたいと思っていることの1つだと言えます。

伝えるときは、決まったことだけでなく、まだ決まっていないことといつ分かるかも伝えると、部下は動きやすくなります。

会社の考えを伝えることと同じように、評価の基準と今の見通しも、普段の面談で伝えておきたいことです。KAKEAIは、評価の話を半年に一度の面談に閉じ込めず、普段の面談で評価の見通しを伝えることをおすすめしています。評価の基準と今の見通しを期の途中で言葉にしておくと、期末の面談で初めて評価を知らされることを避けやすくなります。

管理職の役割としての育成は、仕事と別の時間にしない

部下の育成は、会社から見た管理職の役割としてよく挙げられるものですが、部下が面談をしている理由としては少ないほうです。1万人調査では、面談をしている理由（5つまで選択）に「成長のため」を選んだ人は22.9%で、自分の仕事を進めること（52.8%）の半分以下でした。面談をしている理由としては、成長より仕事を進めることを挙げる人が多いということです。

ただし、成長を目的にしている人も、面談の成果を感じています。1万人調査で、面談をしている一番の理由が「成長のため」の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は41.8%でした。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%で、2つの数字は並んでいます。成長を目的にしている人も、仕事を進めることを目的にしている人も、面談の成果を同じ程度に感じているという結果です。

KAKEAIの立場では、仕事は成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあります。そのため、育成を仕事と別の時間に切り分けるより、目の前の仕事の中で任せる範囲と評価の見通しを言葉にすることを、育成の果たし方としておすすめします。

新任管理職が役割を引き受ける順番と、避けたいこと

新任管理職は、役割の一覧を同時に始めるより、部下が面談に求めているものから順に引き受けるとよいでしょう。おすすめの順番は次の通りです。

1. 部下の仕事を実際に見て、相談に判断と情報を返します。最初の1か月は、部下から持ち込まれる相談に、その場で、または期限を決めて返すことに集中します。
2. 会社の考えや状況を伝えます。自分の上司から聞いたことのうち、部下の仕事に関わる部分を、決まっていないことも含めて伝えます。
3. 評価の基準と見通しを、普段の面談で言葉にします。
4. 任せる範囲を広げながら、仕事の中で成長を支えます。

管理職の役割について、避けたいことは次の通りです。

• プレイヤーを卒業して、管理に専念することが役割だと考える。部下の仕事を見ていなければ、判断も意見も返せません。自分で全部を抱えることとは別に、仕事の中身を見続けることは役割の一部です。
• 育成を、仕事と別の時間に行う。KAKEAIは、仕事そのものが成長の材料になると考えています。育成は、仕事を任せる範囲と評価の見通しの中で果たすことをおすすめします。
• 評価を期末だけの役割にする。期末に初めて評価を知らされると、部下はその期のうちに直す機会を持てません。
• 会社の方針を、流すだけにする。部下の側も、会社の考えや状況を理解することを、面談をしている理由に挙げています。決まっていないことと、いつ分かるかも伝えてください。
• 役割の一覧を全部同時に果たそうとする。部下が面談に求めているものから順に、1つずつ引き受けることをおすすめします。

管理職の役割を果たせているかを、どこで見るか

管理職の役割を果たせているかどうかは、役割の一覧を全部こなしたかではなく、部下の仕事が前に進んでいるかと、部下が必要な情報と見通しを持っているかで見るとよいでしょう。1か月ほどたったら、次の点を振り返ってみてください。

• 部下から持ち込まれた相談に、判断や情報をその場で、または約束した期限までに返せたでしょうか。
• 会社で決まったことと、まだ決まっていないことを、部下の仕事に関わる範囲で伝えられたでしょうか。
• 今の時点での評価の見通しを、期末を待たずに言葉にした面談があったでしょうか。
• 任せる範囲を広げた仕事が、この1か月の中に1つでもあったでしょうか。

部下の立場で振り返るなら、上司に判断や情報を求めたときに返事が返ってきたか、評価の見通しを聞けたかを見てみてください。管理職の役割は上司が一人で果たすものではなく、部下が上司に期待することを言葉にすることで、二人の間で果たされていくものだと考えられます。