上司や目上の人へのフィードバックの伝え方

上司へのフィードバックは、評価ではなく、仕事の依頼として伝える

上司や目上の人へのフィードバック（上司の仕事の進め方や、自分への関わり方について、部下の側から伝えること）は、失礼なことではありません。伝わりやすいのは、上司の人柄や能力を評する言い方ではなく、具体的な仕事の場面を1つ挙げて「次からこうしてもらえると助かります」と依頼する言い方です。上司にとっても、自分の対応が部下の仕事にどう響いているかを知る機会になります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）を尋ねています。そのうち、上司のふるまいに関する5つの困りごとは、次の割合で挙がっていました。

5つのうち最も多いのは「上司の対応が期待するものと違う」です。期待していた対応と実際の対応のずれは、部下が期待を言葉にしないかぎり、上司の側からは気づきにくいものだと考えられます。表の右の列には、それぞれを依頼や質問の形で伝える言い方の例を示しました。上司を評する言葉を使わなくても、伝え方は見つかるでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、この5つのどれかを挙げた人は27.3%でした。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は21.1%です。自分や上司の時間の確保、日程調整に困っている人では41.7%、回答者全体では31.9%でした。つまり、上司のふるまいについての困りごとを挙げた人は、時間や日程の困りごとを挙げた人と比べて、面談の成果を実感している割合が低い、ということです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下は両方が当事者だと考えています。上司の対応が自分の期待と違うとき、そのことを上司に伝えられるのは、多くの場合、部下自身です。黙って合わせ続けるより、依頼の形で一度伝えるほうが、二人の仕事は進めやすくなるでしょう。

上司へのフィードバックの基本の形：場面、影響、お願い、上司の考え

上司に伝える内容は、次の4つの順に組むと、敬語を工夫しなくても失礼になりにくく、上司も答えやすくなります。以下では、経理の仕事をしている部下が、月次の締めの仕事について課長に伝える場面を例にします。

1. 場面：いつ、どの仕事で起きたことかを、1つに絞って言います。
2. 影響：その結果、自分の仕事がどうなったかを、事実として言います。
3. お願い：次からこうしてもらえると助かる、という具体的な依頼を1つ言います。
4. 上司の考えを聞く：上司の側の事情や考えを尋ねます。上司にも、そうせざるをえない事情があるかもしれないからです。

同じ内容でも、言い方によって、上司への評価に聞こえるか、仕事の依頼に聞こえるかが分かれます。

場面別：上司へのフィードバックの最初の一言と敬語

指示が途中で変わる、増えるとき

変わったこと自体を責めず、変わったあとの進め方を一緒に決めたい、という形で切り出します。

判断や返事が遅れて、仕事が止まるとき

催促は、期限と理由を添えると、責める言い方になりにくくなります。繰り返し起きていることなら、仕組みの提案に変えます。

以前に話したことや、約束が流れているとき

上司が覚えていないことを指摘するのではなく、こちらから前回の話を短く振り返り、その後の様子を尋ねます。

上司の説明や指摘が、わかりにくいとき

その場では、自分の理解を言葉にして確認します。指摘の仕方についてのお願いは、落ち着いて話せる1on1で切り出すとよいでしょう。

よかったことを伝えるとき

上司へのフィードバックは、直してほしいことだけではありません。助かったことは、何が、どう助かったのかまで言葉にすると、上司も次に同じ動きを取りやすくなります。

他部署の先輩や、上司より上の立場の人に伝えるとき

直属の上司ではない人には、自分の事情を先に説明し、相手の都合を尋ねる形にします。繰り返し起きていることなら、時期を具体的に提案します。

上司へのフィードバックを、いつ、どこで伝えるか

上司へのフィードバックは、1on1や定期的な面談の時間に伝えるのがおすすめです。指摘を受けたその場や、皆がいる会議の中では、上司も身構えやすく、話が言い方の是非に流れやすいからです。1on1の前に、話したいことと上司に期待することを一言で送っておくと、上司も心の準備ができます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」には、1on1のあとに部下が上司に送る「すっきり度」があります。その回の1on1がどのくらいすっきりしたかを、部下が0〜5の点で選んで送るものです。利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、この点が2以下だった回は、点が送られた回のうち0.5%でした。つまり、点は高い側に集まっていて、低い点が付くことはまれだ、ということです。

すっきり度は、その回がどのくらいすっきりしたかを上司に伝えるものです。何が気になったのか、次にどうしてほしいのかは、点だけでは上司に伝わりにくいものです。すっきりしなかった回があったときは、点とは別に、次の回の最初の一言で伝えてみてください。

メールやチャットで伝えるのは、短い依頼や、話したあとの確認に向いています。初めて切り出すことは、顔を見て話せる場のほうが、誤解が起きにくいでしょう。

上司へのフィードバックで避けたいことと、人事に相談すること

上司へのフィードバックで避けたいのは、上司の人柄や態度を評する言い方と、何も言わずに合わせ続けることの両方です。

• 人柄や態度を評する言い方をしない。「課長は人の話を聞かないです」のような言い方では、上司は次に何を変えればよいのかがわからず、言い返したくなりがちです。場面と、仕事に起きた影響で伝えてください。
• 他の人の不満をまとめて代弁しない。「皆が困っています」と言われても、上司は誰のどの仕事の話なのかがわからず、動きにくくなります。自分の仕事に起きたことを、自分の話として伝えるほうが届きます。
• ためてから、一度にまとめて言わない。数か月分をまとめて言うと、上司には依頼ではなく不満の表明として届きがちです。1回に1つ、起きた月のうちに伝えるとよいでしょう。
• 皆の前や、全員が見るチャットで言わない。皆の前では、上司も内容より言われ方のほうに気を取られがちです。二人で落ち着いて話せる場を選んで伝えてください。
• 逆に、何も言わずに合わせ続けない。上司の対応が期待と違うことは、部下が言わないかぎり上司には見えにくいものです。合わせ続けた結果として仕事が止まれば、二人にとっての損失は、伝える気まずさより大きくなりかねません。

なお、強い叱責や人格を否定する言葉が続く、体調に影響が出ているといった場合は、伝え方を工夫する問題ではありません。就業規則と人事の担当に確認し、必要なら産業医や医療の専門家につないでもらってください。

上司へのフィードバックがうまくいったかを、どこで見るか

上司へのフィードバックがうまくいったかどうかは、伝えた直後の上司の表情ではなく、次の月の仕事の中で振り返ります。

• 次の月次の締めでは、頼んだ通りに、変更が決まった時点で上司から一言があったでしょうか。
• 上司から、できることとできないこと、その理由についての返事が返ってきたでしょうか。
• 自分の側は、上司の事情を聞いたうえで、進め方を変えた点があったでしょうか。
• 次に言いにくいことが出てきたとき、前より早く切り出せそうでしょうか。

変わっていない点があれば、同じ依頼を、もう一度、1つの場面に絞って伝えてみてください。一度で変わらないことは、上司にも部下にも、よくあることです。