会議のグランドルールの決め方と例

会議のグランドルールは、何のために決めるのか

会議のグランドルールは、会議の進め方について参加者全員が前提にする約束です。決める目的は、場を穏やかにすることではなく、その会議で決めるために必要な意見と反対が、会議の中で出るようにすることです。決めたあとに「実は気になっていた」が出てくる会議では、ルールそのものが意見を出にくくしていることもあります。

面談についての数字ですが、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談の頻度・時間・場所・話題と、成果を感じるかどうかとの関係は小さなものでした。この4つを合わせても、成果の実感の差のうち説明がつくのは5.4%だけです。つまり、面談の形を整えるだけでは、成果の実感は変わりにくいということです。

会議についてこの調査は尋ねていません。ただ、時間厳守やスマートフォンを置くことのような形のルールだけを決めても、会議の中身は変わりにくいと、このページでは考えています。そのため、グランドルールは、意見の出し方と受け方についての約束を中心に決めることをおすすめします。

以下では、商品企画課が月に2回行う企画会議（新しい商品の案を広げ、試作に進める案を決める会議）を例にします。決め方と例を先に、守り方をあとに書きます。

会議のグランドルールの決め方：5つの手順

会議のグランドルールは、上司が決めて配るのではなく、参加者と一緒に、今困っていることから決めます。手順は次の5つです。

1. この会議で今困っていることを、上司が1つ挙げます（例：案が出ても、試作に進める案が決まらずに終わる）。
2. 困っていることを減らすために、全員が守るとよいことを、参加者から集めます。1人1つで十分です。
3. 集まった案を3〜5個に絞ります。「〜しない」より「〜する」の形で書き、誰が読んでも同じ行動が浮かぶ言葉にします。
4. ルールから外れたときに、誰でも使える合図を決めます（例：「ルールの2番です」と言う、手を軽く挙げる）。
5. 3か月ほど続けたら、役に立ったルールと使われなかったルールを見直します。

ルールの言葉は、「建設的に話す」「前向きに」のような、人によって受け取り方が違う言葉を避けます。「反対するときは理由を添える」のように、何をすればよいのかがその場で分かる言葉にしてください。

会議のグランドルールの例：会議の種類別の一覧

会議のグランドルールの例を、会議の種類別にまとめました。全部を使うのではなく、今困っていることに合うものを3〜5個選んでください。

企画会議のように、案を広げる時間と決める時間が1つの会議にあるときは、どの時間のルールかを分けて書きます。「実現できるかはあとで考える」は広げる時間のルールで、決める時間には合いません。

「否定しない」というルールの落とし穴と、代わりの書き方

会議のグランドルールとしてよく挙がる「否定しない」「批判しない」は、そのまま第一のルールにすると、反対意見と気になる点まで出なくなるおそれがあります。案を出した人を守るつもりのルールが、案の穴を指摘する人を黙らせる結果になりがちです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、部下が選んだ、上司に期待することの内訳を見ました。「話を聞いてほしい」は11.7%で、選べる6つの中で最も少ない答えでした。「一緒に考えてほしい」「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」の3つは、合わせて53.4%です。つまり、部下が1on1の前に上司に期待することとして選ぶのは、聞いてもらうことより、一緒に考えることや意見・アドバイスのほうが多いということです。

この記録は1on1のものですが、会議で案を出す人にも、黙ってうなずかれるより気になる点や反対を含めた意見を返してほしいと思っている人がいると、このページでは考えています。

「否定しない」の代わりに置けるルールは、次の3つです。

• 人ではなく、案について話す。「○○さんはいつも」ではなく、「この案のここが」と言います。
• 反対するときは、理由を1つ添える。「それは無理です」で終わらせず、「人手の面で無理だと思います。今の体制だと、試作に2人を割けないからです」まで言います。
• 代わりの案がなくても、気になる点は言ってよい。「代案を出せないなら反対するな」というルールは、気になる点を持っている人を黙らせてしまいがちです。

反対するときと、反対を受けるときの言い方の例です。

「否定しない」を残したいときは、「案を出す時間は、否定しない」のように、時間を限って使うとよいでしょう。案を広げる時間に評価が先に立つのを防ぐ、という元の目的に絞れます。

会議のグランドルールを守るために上司がすることと、避けたいこと

会議のグランドルールを続けるには、司会である上司が最初に守ることが大きく関わります。上司が例外になると、ルールは参加者だけを縛るものとして受け取られやすくなります。

上司が気を配りたいのは、次の3つです。

• 会議の最初に、ルールを一度読む。張り出すだけでは読まれなくなりがちですが、会議の最初に読めば30秒で済みます。
• 自分が破ったら、自分で認める。「人ではなく案について」のルールを、上司が「○○さんはいつも」と言って破ったときは、その場で言い直します。
• 守れていない人を、会議の場で指摘しない。合図で戻すだけにし、何度も続く場合は、会議のあとに1対1で話します。

会議のあとに1対1で話すときは、ルールを守れていないことを責めるのではなく、本人がどう感じているかを聞きます。

グランドルールで避けたいことは、次の4つです。

• ルールを10個以上並べる。覚えられない数のルールは、守られにくいものです。3〜5個に絞り、困っていることが変わったら入れ替えます。
• 上司がルールを決めて配る。自分で選んでいないルールは、参加者にとって守る理由が見えにくいものです。案を集める手順を省かないでください。
• ルールを盾に、意見を封じる。「否定しないルールですよ」と言って反対意見を止めると、ルールが意見を出にくくするものになります。
• 形のルールだけを決める。時間を守る、スマートフォンを置く、といったルールは要りますが、それだけでは会議の中身は変わりにくいものです。意見の出し方と受け方のルールを必ず入れます。

逆に、ルールを決めずに、毎回その場の空気で進める会議も、同じ人ばかりが話す形になりやすいものです。ルールがあることで、立場の違う人が同じ約束で話せるようになります。

会議のグランドルールが役に立っているかを、どこで見るか

会議のグランドルールが役に立っているかどうかは、ルールが守られたかではなく、ルールを決めたときに困っていたことが減ったかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• ルールを決めるときに挙げた困っていること（例：試作に進める案が決まらない）は、3か月で減ったでしょうか。
• 上司の案への反対意見や気になる点が、会議の中で出るようになったでしょうか。決めたあとに会議の外から出てくることは減ったでしょうか。
• ルールから外れたときの合図を、上司以外の参加者も使えていたでしょうか。

3つ目で、合図を使うのが上司だけになっているなら、ルールは全員の約束ではなく上司の指示として受け取られているのかもしれません。次の見直しのときに、参加者からルールの案を集める手順を、もう一度やってみてください。