管理職は何をどう勉強すればよいか

管理職の勉強で先に学ぶこと：部下が上司に求めているものから決める

管理職になったとき、または管理職になることが決まったときの勉強は、聞き方やコーチングの技から始めるより、部下が上司に求めているものから逆算して順番を決めることをおすすめします。「聞く」「引き出す」から始まる管理職向けの本や研修は多いのですが、部下の側の答えを見ると、上司に期待されているものは聞くことだけではありません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司に期待すること（5つまで選択）として「意見を聞きたい」を選んだ人が33.6%で最も多くなっていました。次が「具体的なアドバイスがほしい」の32.0%で、「一緒に考えてほしい」が29.4%と続きます。「話を聞いてほしい」は20.8%です。つまり、部下が上司に期待することの上位3つは、どれも上司の考えや関わりを求めるものです。

上司が意見や助言を言うには、話し方の技より先に、意見の材料が必要です。会社の評価の基準や労務の決まり、部署の予算と権限の範囲がその材料です。一緒に仕事をしている部下がどんな仕事をどこまで進めているかも、同じく材料になります。この材料が無いまま聞き方だけを学ぶと、部下の話を上手に聞けても、求められた意見を返せない面談になりがちです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が行動につながるのは半分くらいの回かそれより少ないと答えた人に、その理由も尋ねています（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%で、「スキルが不足していてできない」の9.1%より多くなっていました。部下が動けない理由としては、本人の力の不足より、必要な情報が足りないことのほうが多く挙がっています。

部下に必要な情報の中には、評価の基準や権限の範囲のように、上司でなければ渡せないものもあります。管理職の勉強には、部下に渡せる情報を増やすことも含めたいところです。

管理職が勉強すべきことの順番：制度、部下の仕事、伝え方、振り返り

管理職の勉強は、次の4つに分けて、表の上から順に手をつけるとよいでしょう。以下では、経理課の課長になったばかりの人が、3人の部下と月次の締めの仕事を進める場面を例にします。

1. 会社の決まりと制度を、最初の1か月で押さえる

管理職として最初に勉強したいのは、会社の評価の基準と、労務の決まりです。評価の基準を知らないと、部下から評価について尋ねられたときに、根拠と一緒に答えられません。労務の決まりを知らないと、残業や休みの相談にその場で答えられません。どちらも、部下から早い時期に尋ねられることが多いようです。

社内の規程は読みにくいものなので、人事と自分の上司に直接尋ねるのが近道です。

ハラスメントや健康に関わる決まりは、自分で判断せず、就業規則と人事の担当に確認する前提で覚えておきます。

2. 一緒に仕事をしている部下の仕事の中身を、部下から学ぶ

管理職が勉強すべきことの2つ目は、一緒に仕事をしている部下が、何をどこまで進めているかです。この勉強は本や研修では難しく、部下に教えてもらうのが一番の近道です。管理職は部下より詳しくなければならない、と考える必要はありません。

部下に教えてもらうときは、上司が知らないことを隠さないほうが、部下も話しやすくなるでしょう。知らないまま意見を言うより、知ったうえで意見を言うほうが、部下の役に立ちます。

3. 伝え方と聞き方は、場面を1つに絞って学ぶ

伝え方と聞き方の勉強は、ここまでの2つが進んでから始めても遅くありません。学ぶときは、「コミュニケーション全般」ではなく、自分がつまずいている場面を1つに絞ってから本や研修を選ぶと、職場で使いやすくなります。たとえば「締めの遅れを指摘する」「部下に意見を求められる」「部下から体調の相談を受ける」のうち、どれか1つの場面です。

意見を求められたときの言い方は、相手の考えを先に尋ね、自分の意見を理由と一緒に具体的に言う形が基本です。

4. 自分の関わり方を、面談のあとに振り返る

4つ目の勉強は、本や研修ではなく、面談のあとの振り返りです。部下との面談のあとに、自分がどう関わったかを短く書き留めておくことをおすすめします。部下の様子を記録するためではなく、上司である自分の話し方と約束を振り返るためのものです。意見を求められて答えられなかった回があれば、その話題を次に勉強するテーマにします。部下に、その回の感想を尋ねておくのも1つの方法です。

管理職の勉強の方法：本と研修のほかに、部下との面談で学ぶ

管理職の勉強の方法は、本や研修を増やすことより、学んだことを次の面談で1つ試し、行動につながったかで確かめることを軸にするとよいでしょう。本と研修は入口にして、身につけるのは職場です。

次の面談で試すことの1つに、意見や助言を求められたときに具体的に返すことを入れてみてください。KAKEAIの1万人調査では、上司に一番期待することとして「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人のうち、42.7%が「面談が成果につながっている」と感じていました。回答者全体では31.9%です。具体的な助言を求めている人のほうが、面談が成果につながっていると感じる割合が高く、具体的な助言は、部下が面談で上司に期待しているものの1つだと言えます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談は仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。管理職の勉強も、求められたときに具体的な助言を返せたか、面談のあとに部下の仕事が前に進んだかで確かめることをおすすめします。

本や研修で学んだことを試すときは、試していることを部下に伝えてかまいません。

学ぶ場として、先輩の管理職や自分の上司に、具体的な場面を持って尋ねる方法もあります。

勉強の時間が取れないときは、1冊を通読するより、つまずいた場面の章だけを読み、次の面談で1つ試すほうが続けやすいでしょう。

管理職の勉強で、おすすめしないこと

管理職の勉強で避けたいのは、勉強の量を増やすことで安心しようとすることと、学んだ型をそのまま全員に当てることです。

• 「上司は聞き役に徹する」という型を、最初に身につけること。KAKEAIは、上司の関わり方をあらかじめ1つに決めておくことをおすすめしません。部下が上司に期待することは人と回によって異なり、聞くことだけを身につけても、意見や助言を求められた回には応えにくいからです。聞くだけで終わる回があってもかまいません。
• 部下より詳しくなろうとすること。部下の仕事の中身は、部下に教えてもらうのが早く、正確です。上司が勉強で埋めるのは、会社の制度と権限の範囲、意見を言うための判断の材料です。
• 資格や受講の数を増やすこと。学んだことを職場で試していなければ、部下の側には届きにくいものです。1つ学んだら1つ試す、を繰り返すほうが身につきます。
• 勉強したことを、部下に言わずに試すこと。部下にとっては、上司の話し方が急に変わったように見えることがあります。試していることと理由を伝えたほうが、部下も協力しやすいでしょう。
• 逆に、勉強を後回しにして、経験だけで判断すること。評価の基準や労務の決まりは、経験だけでは身につきにくいものです。知らないまま答えると、部下に間違った情報を渡してしまうおそれがあります。

勉強したことが身についたかを、どこで見るか

管理職の勉強が身についたかどうかは、読んだ本や受けた研修の数ではなく、部下との面談のあとに二人の仕事がどう動いたかで見るとよいでしょう。1か月ほど続けたあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 部下から評価の基準や労務の決まりを聞かれたとき、その場で、または期限を決めて答えられたでしょうか。
• 部下に意見や助言を求められた回で、理由と一緒に具体的に答えられたでしょうか。
• 部下の仕事の中身で、先月知らなかったことを、今月は部下から教えてもらえたでしょうか。
• 面談の終わりに決めたことが、次の回までに二人のどちらかの行動になっていたでしょうか。

KAKEAIの1万人調査では、面談が「毎回」その後の行動につながっていると答えた人は9.4%でした。面談について部下に尋ねた数字を、勉強の話に当てはめたものですが、面談が毎回行動につながることは、それだけ少ないと言えます。そのため、学んだことが毎回効くことを、自分に求める必要はありません。1か月の中で、自分の意見や情報が部下の行動につながった回が1つあれば、その回で何を学んで何を言ったかを書き留め、次の勉強の材料にしてください。