上司の代理でメールを送るときの例文

上司の代理でメールを送るときの基本：誰の代理で、なぜ、どこまで答えられるか

上司の代理でメールを送るときは、3つのことを本文に書きます。誰の代理なのかと、なぜ代理なのか（出張中や休暇中など）、そして自分がどこまで答えられてどこからは上司から返事があるのか、の3つです。受け取る側が知りたいのは、丁寧な前置きより、「この件は誰に聞けばよく、いつ返事が来るのか」だからです。

このページで扱うのは、上司本人の用件を、上司が対応できないときに部下が代わって送るメールです。上司から紹介や指示を受けて、部下が自分の仕事として連絡するメールは、別の書き方になります。

ここで紹介するのは、多くの職場で使われている書き方です。自分の名前で送るか上司の名前で送るか、不在の理由をどこまで書くかは、会社の決まりや相手との関係によって違います。初めて代理で送る前に、上司と職場の慣習を確認しておくと安心です。

社外の相手に、上司の代理でメールを送るときの例文

社外の相手に代理で送るときは、自分の上司は身内に当たるので、「○○課長」ではなく「課長の○○」と書き、「お戻りになりましたら」のように上司を高める言い方もしません。「課長の○○が戻りましたら」と書きます。以下では、営業課の部下が、課長の海外出張中に取引先とのやり取りを代わって受け持つ場面を例にします。取引先との来期の契約更新の話が進んでいるところです。

上司宛ての問い合わせに、代理で返信するとき

取引先から課長宛てに「来期の契約の条件は、いつ回答してもらえるか」という問い合わせが届いた場面です。

上司の依頼で、資料や連絡を代理で送るとき

上司が会議中で手が離せず、「先方に資料を送っておいてほしい」と頼まれた場面です。

上司が長い休みに入っていて、返事を待たせるとき

上司が1週間を超える休暇中で、相手が急いでいるときは、返事の時期だけでなく、急ぎのときの連絡先も書きます。

社内の相手に、上司の代理でメールを送るときの例文

社内の相手には、上司の役職をつけて呼び、件名に代理であることを書きます。上司が不在の間に部内に連絡する場面と、上司の指示で会議の変更を知らせる場面を例にします。

代理で送る前に上司と決めておくこと、送ったあとの報告、名義の決め方

代理のメールで一番困るのは、相手の質問に自分で答えてよいのか分からないときです。上司が不在になる前に、どこまで自分で答えてよいかと、上司への知らせ方を決めておきます。

上司が戻ったら、代理で送ったメールと、相手から来た返事を一覧にして伝えます。上司が戻ったあとに相手から「△△さんに伝えたのですが」と言われたときに、上司が話の流れをつかめているようにするためです。

上司の名前で送るか、自分の名前で送るか

代理のメールは、自分の名前で送り、本文に代理であることを書く形が、ビジネスの慣習としてよく使われます。相手は、誰が書いたメールなのかが分かり、返事を誰に送ればよいかも迷いません。

上司の名前で送るよう頼まれることもあります。その場合は、上司が文面を確認して了承したものだけを送ります。上司の名前で送った文は上司の発言として受け取られるので、部下の判断で言葉を足したり、条件に触れたりしないほうがよいでしょう。会社によっては、メールの仕組みに代理送信の設定があり、送り主に代理であることが表示されます。どの形にするかは、会社の決まりと上司の意向に合わせてください。

上司の代理でメールを送るときに、避けたいこと

避けたいのは、上司が決めていないことを自分で答えてしまうことと、代理であることが相手に伝わらないことです。

• 上司が決めていないことに、「問題ありません」と答える。条件や期限に関わることは、上司から返事がある時期を伝えるにとどめます。
• 代理で、苦情への謝罪や条件の約束をする。お待たせすることへの一言のお詫びはかまいません。ただし、相手から苦情があったときは「○○に伝え、本人からご連絡いたします」と書き、代理の立場で謝罪や約束をしません。
• 不在の理由を詳しく書く。「体調不良で休んでいる」などは書かず、「不在のため」「休暇中のため」にとどめます。
• 自分が誰かを書かない。名前と部署、代理であることがないと、相手は誰に返事をすればよいか分かりません。
• 社外の相手に、上司を高める言い方をする。「○○課長がお戻りになりましたら」ではなく、「課長の○○が戻りましたら」と書きます。
• 代理で送ったことを上司に報告しない。上司が戻ったあとに、相手との話がつながらなくなります。

上司の代理でのメールがうまくいったかを、どこで見るか

代理のメールがうまくいったかどうかは、文面の整い方ではなく、相手と上司の両方が困らなかったかで振り返ります。

• 相手は、誰に、いつ返事が来るのかが分かったでしょうか。相手から「結局いつ返事がもらえるのか」という問い合わせが重なったなら、次は返事の時期を1行目に書いてみてください。
• 上司は、不在中に何が送られ、何が返ってきたかを一覧で分かったでしょうか。分かっていたら、次の不在のときも同じ形で一覧を作れます。
• 自分で答えてよい範囲は、今回の経験を踏まえて、次の不在の前に上司と見直せたでしょうか。迷った質問があったなら、それを次の範囲に入れるかどうかを二人で決めてみてください。