会議で報告するときの話し方

会議で報告するときの話し方：最初の一文で、何の報告かと結論を言う

会議で報告するときは、起きた順に話すのではなく、最初の一文で「何の報告か」と「結論」を言うと伝わりやすくなります。結論とは、予定通りか遅れているかのように、聞く人が一番知りたいことです。続けて聞く人に求めることを添え、そのあとに理由と事実、最後にこれからの予定を話します。

以下では、会社のウェブサイトを新しくする仕事の進み具合を、週1回のチームの定例会議（課長とチームの6人）で報告する場面を例にします。

1回の報告は、1分から2分で話せる長さを目安にします。詳しい数字や経緯は資料に書き、口で話すのは結論と、聞く人に求めることを中心にするとよいでしょう。

報告の最初に、聞く人に何を求めるかを添える

会議の報告には、共有するだけでよいものと、その場で判断や意見がほしいものがあります。どちらなのかを最初に言うと、聞く人は何に気をつけて聞けばよいのかが分かります。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、「業務の進捗や進め方」のテーマで、部下が上司に期待することとして最も多かったのは「一緒に考えてほしい」でした。このテーマの17.0%です。2番目は「報告したい」で、14.5%でした。つまり、1on1で仕事の進み具合を話すときでも、報告だけを求める回と一緒に考えたい回の両方がよく選ばれていたということです。

1on1についての数字ですが、会議での報告にも、共有だけでよいものと、判断や意見がほしいものがあります。報告する人がどちらを求めているのかは、本人が言わなければ聞く人には分かりません。そのため、最初に一言添えることをおすすめします。

聞く側の上司やチームの人たちも、判断を求められているのかどうかが分からないと、確かめるための質問を重ねることがあります。最初に求めることが分かっていれば、質問を中身に絞りやすくなります。

場面ごとの報告の話し方

予定通り進んでいるとき

予定通りのときは、短く済ませてかまいません。結論と、次の節目だけを伝えます。

遅れや問題があるとき

遅れや問題は、報告の最初に言います。そのあとに理由を事実で話し、対策の案と、聞く人に決めてほしいことを伝えます。悪い知らせほど早く伝えると、打てる手が多いうちに一緒に考えてもらえます。

質問に、その場で答えられないとき

分からないことを、推測で答える必要はありません。いつまでに、どの方法で答えるかを伝えれば十分です。

報告の時間が短いとき

時間が限られているときは、何分で話すかを最初に言ってから始めると、聞く人も聞き方を合わせやすくなります。

オンラインの会議で報告するとき

オンラインでは、資料のどこを見ればよいのかを、声に出して伝えます。

報告の前の準備：話す順に3行で書いておく

会議の前日までに、報告で話すことを3行で書いておくと、当日あわてずに話せます。1行目に何の報告かと結論、2行目に聞く人に求めること、3行目にこれからの予定を書きます。数字は、結論を支えるものを1つか2つに絞るとよいでしょう。

判断をお願いしたいことがあるときは、会議の前に上司に一言伝えておくのも1つの方法です。上司も、考える時間を取ったうえで会議に臨めます。

会議では話しにくい相談（自分の仕事の量が多すぎる、など）は、無理に会議で切り出さず、上司との1on1で相談してかまいません。

会議の報告で避けたいこと

会議の報告で避けたいのは、聞く人が、何の話で何を求められているのかを最後まで分からないまま聞くことです。次のような話し方に気をつけます。

• 経緯から話し始めて、結論が最後になること。聞く人は、何の話か分からないまま聞くことになります。
• 遅れや問題を、報告の最後に小さく伝えること。「大丈夫です」だけで済ませると、遅れの大きさが聞く人に伝わりません。
• 逆に、細かい数字や経緯を全部読み上げること。聞く人は、どれが大事なのかを選べなくなります。
• 聞く人に求めることを言わずに終えること。判断がほしかったのに、決まらないまま次の議題に移ってしまうことがあります。

会議での報告がうまく伝わったかを振り返る

報告がうまく伝わったかどうかは、上手に話せたかではなく、報告のあとの話がどう進んだかで振り返るとわかります。会議のあとに、次の点を見直してみてください。

• 報告のあとに、結論を確かめ直す質問が出たときは、次の報告では、最初の一文に結論を入れることから始めます。
• 判断をお願いしたことが決まらないまま会議が終わったときは、いつ誰が決めるのかを、会議のあとに上司に確認します。
• 遅れや問題を伝えるのが遅くなったと感じたときは、次からは、分かった時点で会議を待たずに上司に一言伝えるとよいでしょう。
• 報告が予定していた長さを超えたときは、前日に書いた3行のうち、口で話すことと資料に回すことを分け直します。

報告のあとに、中身についての質問や意見が出るようになれば、報告は伝わっていると考えてよいでしょう。