会議の日程調整のやり方とツール

会議の日程調整は、ツールに任せる部分と人が決める部分を分ける

会議の日程調整ツールに任せられるのは、参加者の空き時間を探す作業と、候補日への回答を集める作業です。一方で、誰に必ず出てもらうか、会議を何分にするか、いつまでに日程を決めるかは人が決めることです。この3つを決めないままツールを使うと、全員の空きが重なる日が見つからなかったときに、どこで折り合えばよいのかがわからなくなります。

もう1つ気をつけたいのは、ツールで「空き」と表示された時間が、本人にとって動かせる時間とは限らないことです。予定表に入れていない作業の時間や移動の時間、別の会議の準備の時間かもしれません。ツールが出した候補で確定する前に、必ず出てほしい人に一言確認するとよいでしょう。

ツールに任せる作業と、人が決めることを表にまとめました。

以下では、営業課の課長が、倉庫の移転について物流会社と話し合う60分の打ち合わせの日程を調整する場面を例にします。必ず出てほしいのは、物流会社のご担当者、課長、出荷の手配をしている部下の○○さんです。経理の△△さんには、都合がつけば加わってもらいます。

会議の日程調整のやり方：ツールを使う前の3つと、確定する前の一手間

会議の日程調整は、ツールを開く前に、必ず出てほしい人・会議の長さ・日程を決める期限の3つを決めるところから始めます。そのうえでツールで候補を出し、確定する前に、必ず出てほしい人に一言確認します。

1. 必ず出てほしい人、会議の長さ、日程を決める期限を決めます。必ず出てほしい人は、その人がいないと決めることが決まらない人に絞ります。

2. ツールで候補を出します。社内の人の空きは予定表で確認し、その中から候補を3つほどに絞って、社外の方にお送りします。候補が多すぎると、相手は選ぶのに手間がかかります。
3. 確定する前に、必ず出てほしい人に一言確認します。

4. 期限までに決め、出られない人には別の形で内容を伝えます。全員がそろう日を待ち続けるより、必ず出てほしい人がそろう日に決めるほうが、話し合いを先に進められます。

日程が決まったら、参加する人全員に、日時と場所に加えて、何を決める打ち合わせなのかを改めて伝えます。

会議の日程調整ツールの種類と、選ぶ観点

会議の日程調整ツールは、使い方で分けると、大きく4つの形があります。製品の名前から選ぶより、どの形が今回の参加者に合うかを先に考えると選びやすくなります。

ツールを選ぶときは、機能の多さより、次の観点で比べることをおすすめします。

• 参加者の予定がどこにあるかを見ます。社内の全員が同じ予定表を使っているなら、新しいツールを入れる前に、予定表の空き時間の表示で足りるかを試してみてください。
• 社外の方がいるかどうかも大事です。社外の方には、相手の側で登録の手続きをしなくても回答できる形が使いやすいでしょう。
• 予定の中身がどこまで見えるかも、送る前に見ておきます。社外の方に送る画面に、自分や社内の人の予定の件名が表示されないかどうかです。
• 1回きりの会議か、定例の会議かでも、合う形が変わります。定例の会議は、一度決めた曜日と時間を繰り返す設定のほうが向いています。毎回ツールで候補を集めると、そのたびに参加者が回答する手間がかかります。
• 会社が利用を認めているサービスかどうかは、使い始める前に情報システムの担当部署に尋ねてください。社外のサービスに、予定や参加者の名前を入れることになるからです。
• 会議室やWeb会議の用意まで一緒にできると、手間が減ります。日程が決まったあとで会議室が取れないと、調整をやり直すことになります。

どの形のツールでも、回答する人が迷わずに答えられるかどうかが一番大事です。一度、自分で回答する側の画面を開いてみて、操作に迷う点がないかを見ておくとよいでしょう。

部下や社外の方に、ツールで日程の回答をお願いするときの言い方

ツールで日程の回答をお願いするときは、リンクだけを送らず、会議の目的と長さ、回答の期限を一緒に書きます。受け取った人は、それを見て、自分の予定を動かしてでも出るべき会議かどうかを判断するからです。

社外の方には、次のように書きます。

回答の期限を過ぎても返事がないときは、責める言い方にせず、いつまでに決めたいのかを改めて伝えます。

社内の部下にお願いするときも、予定表の空きを、本人の都合と同じものとして扱わないようにします。

部下から「その時間は難しい」と返ってきたときは、理由を詳しく尋ねず、別の候補を探します。

部下が上司の代わりに日程を調整してくれることもあります。その場合は、上司の予定表のどの予定なら動かしてよいかを、先に伝えておくと、部下が毎回確認しなくて済みます。

会議の日程調整ツールで、避けたいこと

避けたいのは、日程調整のすべてをツールに任せることと、反対に、ツールを使わずにすべてを人の手で進めることの両方です。

• 全員の空きが重なる時間を、ツールに探させ続ける。参加者が多い会議では、全員がそろう日がなかなか見つかりません。必ず出てほしい人を先に決めておけば、ほかの人は出られる範囲で加わる形にできます。
• ツールが出した時間で、本人に確認せずに確定する。空きと表示された時間が、本人が作業のために空けている時間かもしれません。確定する前の一言で、あとからの日程変更を防ぎやすくなります。
• リンクだけを送る。会議の目的、長さ、回答の期限が書かれていないと、受け取った人は優先してよい会議かどうかを判断できません。
• 部下の予定表の空きに、断りなく会議を入れる。部下が仕事を進めるために空けている時間が、会議で埋まってしまうことがあります。入れる前に、一言尋ねてください。
• 逆に、ツールを使わずに、メールで全員の都合を1人ずつ聞き続ける。参加者が4人を超えるような会議では、候補日に出欠を入れてもらう形のほうが、やり取りの回数を減らせます。
• 社外の方に、社内の予定の中身が見える形で送る。予定の件名には、お客様の名前や社内の検討中の話が書かれていることがあります。

会議の日程調整がうまくいったかを振り返る

会議の日程調整がうまくいったかどうかは、日程が決まった速さだけでなく、決まった日時で無理なく会議が開けたかどうかで振り返ります。会議が終わったあとに、次のように見返してみてください。

• 日程が決まるまでのやり取りが多かったときは、必ず出てほしい人と日程を決める期限を、最初に決めていたかを振り返ります。
• 必ず出てほしい人がそろわなかったときは、次の会議では、その人たちの空きを先に確かめてから候補を出します。
• 参加者が作業や移動の予定を無理に動かしていたなら、次は、確定する前の一言を必ず出てほしい人全員に添えます。
• 出られなかった人に決まったことを伝えられたら、その人の意見も次の会議の議題に入れます。
• 社外の方が回答の操作で迷っていたなら、次は、回答する側の画面を自分で一度開いてから送ります。

ツールを替えるのは、こうした進め方を見直したあとでも遅くありません。