会議・打ち合わせ・会合・協議はどう違うか

会議・打ち合わせ・会合・協議の違いは、「何をするか」と「改まりの度合い」

会議・打ち合わせ・会合・協議の4つは、どれも人が集まって話す場面に使う言葉です。一般的には、その場で何をするのかと、どのくらい改まった場なのかで使い分けられています。大まかに言えば、会議は組織として決める場で、打ち合わせは実務の段取りを合わせる場です。会合は人が集まることを指し、協議は立場の違う人どうしが合意を目指して話し合うことを指します。

ただし、使い分けに厳密な決まりがあるわけではなく、会社や業界の習慣によっても変わります。下の表は、一般的な使われ方をまとめたものです。

以下では、ある店舗の改装を進める場面を例に、4つの言葉がどう使われるかを見ていきます。

会議と打ち合わせの違い：組織として決める場か、段取りを合わせる場か

会議と打ち合わせは、主に、その場で組織としての結論を出すかどうかで使い分けられます。会議は、改装の予算や時期のように、部や会社として決めることを扱う場に使われます。出席者や議題を前もって決め、議事録を残すこともあります。

打ち合わせは、決まったことを実際に進めるために、関係する人が段取りや細かい点を合わせる話し合いです。少人数の話し合いにも、社外の相手との話し合いにも使われます。改まりすぎず、相手に「その場で決めてください」と迫る響きもないため、社外の相手に時間をもらうときにも使いやすい言葉です。

「打ち合わせ」と「打合せ」の書き方

「打ち合わせ」と「打合せ」は、どちらも使われている書き方です。国や自治体の文書（公用文）では送り仮名を省いた「打合せ」が使われ、一般の文章では「打ち合わせ」もよく使われます。社内の文書では、どちらかにそろえておけば問題ありません。

会合と協議の違い：集まることか、合意を目指して話し合うことか

会合は、何かの目的で人が集まること、またはその集まりを指す言葉です。話し合って決めることよりも、人が集まること自体に重きがあり、業界団体や地域の集まり、懇親を兼ねた集まりにも使われます。社内の定例の話し合いを「会合」と呼ぶと、改まった集まりや懇親の場のように受け取られることがあります。

協議は、場の名前というより、話し合いの中身を指す言葉です。立場の違う当事者が、条件や扱いについて意見を出し合い、合意を目指して話し合うことを言います。そのため、一方がすでに決めたことを伝えるだけの場を「協議」と呼ぶと、相手は意見を言える場だと受け取り、話が食い違うことがあります。

契約書や社内の規程にある「協議のうえ定める」という書き方は、当事者が話し合って決めるという意味で使われます。何を、誰と、どこまで話し合うのかは、その文書によって異なります。契約や規程の解釈に迷ったときは、法務や総務の担当に確認すると安心です。

案内やメールでの使い分け：相手と、その場で決めることから選ぶ

案内やメールで4つの言葉を選ぶときは、誰と集まるのかと、その場で何を決めるのかを考えると選びやすくなります。

• 社内で、組織として結論を出す場には「会議」を使います。議題と、その場で決めたいことを案内に書いておくと、出席者が準備しやすくなります。
• 社外の相手と、実務の段取りを合わせる場は「打ち合わせ」が使いやすい言葉です。
• 立場の違う相手と、条件を話し合って合意を目指す場には「協議」が合います。最初から「協議」と書くと身構える相手もいるので、初回は「ご相談」や「打ち合わせ」とし、条件を詰める段階で「協議」を使うのも1つの方法です。
• 団体や地域の集まりは、「会合」と呼ぶのが一般的です。

言葉を選んでも、相手が何を準備すればよいのかまでは伝わらないことがあります。案内には、言葉に加えて、その場で決めたいことを一文添えるとよいでしょう。

立場ごとの使い方：言葉の意味が分からないときの尋ね方と答え方

案内に書かれた言葉だけでは、何をする場なのかが分からないこともあります。部下の立場でも上司の立場でも、言葉の意味を推し量るより、何をする場なのかを尋ねたり伝えたりするほうが確実です。

部下の立場で、何をする場なのかを尋ねるとき

「協議」や「会合」と書かれた場に初めて出るときは、何を準備すればよいのかを、上司や主催する人に尋ねてかまいません。

上司の立場で、何をする場なのかを答えるとき

部下から言葉の意味を尋ねられたときは、言葉の説明よりも、その場で何をするのかと誰が決めるのかを答えると伝わりやすくなります。部下に何をお願いしたいのかも、あわせて伝えておきましょう。

言葉の使い分けがうまくいったかを振り返る

言葉の使い分けがうまくいったかどうかは、正しい言葉を選べたかではなく、集まった人が同じ受け取り方でその場に来られたかで振り返ると分かります。

• 案内を受け取った人が準備に迷っていたら、次の案内では、持ってきてほしい資料も書き添えます。
• 「協議」と書いた場で相手から意見や条件が出なかったときは、次は、相手の希望を先に伺う場として案内してみてください。
• 社外の相手が案内の言葉に身構えていたように感じたら、次は「ご相談」や「打ち合わせ」から始めるとよいでしょう。
• 同じ集まりを人によって違う言葉で呼んでいると気づいたら、関係者の間で呼び方をそろえておきます。

集まった人の受け取り方がずれていたと感じたら、次の案内では、言葉に加えて、その場で決めたいことを一文添えてみてください。