社外の人に自分の上司をどう呼ぶか

社外の人に上司をどう呼ぶか：名字だけか、「役職＋の＋名字」で呼ぶ

社外の人に自分の上司のことを話すときは、「田中」と名字だけで呼ぶか、「部長の田中」と役職を前に付けて呼ぶのが、ビジネスの慣習としてよく使われる形です。社外の人から見ると、上司も部下も同じ会社の人なので、自分の会社の人には敬称を付けないという考え方です。

役職名には、それだけで敬称の働きがあります。そのため、「田中部長」と名字のあとに役職を付けると、社外の人の前で自分の上司を高めることになります。役職を伝えたいときは、「部長の田中」「営業部長の田中」のように、役職を名字の前に置きます。「弊社の田中」「私どもの田中」と言うこともできます。

上司を名字だけで呼ぶことに、抵抗を感じる人もいるでしょう。社外の人の前で自分の会社の人を立てないのは、話している相手への敬意を表すためです。上司を軽く扱うことにはなりません。

ここで紹介した呼び方は、一般的な目安です。会社や業界、相手との付き合いの長さによっては、社外の人にも上司を「さん」付けで話す職場もあります。新しい職場では、先輩や上司が電話でどう話しているかを聞き、迷うときは上司に尋ねておくと安心です。

社外の人に上司の動作を伝えるときは、尊敬語ではなく謙譲語を使う

社外の人に上司の動作を伝えるときは、尊敬語ではなく謙譲語を使います。呼び方を「田中」にしていても、「田中がおっしゃっていました」と尊敬語を続けると、社外の人の前で上司を高めることになるからです。

迷いやすいのは、「伺う」と「お伝えする」です。「田中から伺っております」は、話を聞いた相手である上司を高める言い方になります。上司から聞いたことを社外の人に伝えるときは、「田中から聞いております」と言います。同じように、「田中部長にお伝えします」は伝える相手の上司を高めるので、「田中に申し伝えます」と言います。

電話・来客・メールで、社外の人に上司のことを話すときの言い方

以下では、倉庫の移転に伴って、取引先と納品日の調整をしている営業部の佐藤さんを例にします。上司は、営業部長の田中さんです。

取引先からの電話を取り次ぐとき

取引先から「田中部長はいらっしゃいますか」と電話があったときも、自分が話すときは「田中」と呼びます。相手の言い方に合わせて「田中部長」と言い直す必要はありません。

上司が休んでいる理由や外出先は、社外の人には詳しく伝えなくてかまいません。いつ戻るかと、代わりに誰が対応できるかを伝えるほうが、相手は次の手を考えやすくなります。

来客を案内するとき・上司を紹介するとき

社外の人に上司を紹介するときは、自分の会社の人を先に、社外の人に紹介するのが一般的な順番です。

メールで上司のことを書くとき

メールでも、社外の人に向けて上司のことを書くときは「田中」「部長の田中」とし、動作は謙譲語で書きます。

取引先の人の前で、上司に話しかけるとき

取引先の人が同席している打ち合わせで、上司に直接話しかけるときは、普段の職場の呼び方で「部長」「田中さん」と呼びかけてかまいません。ただし、上司に強い尊敬語を重ねると、取引先の人より上司を高めているように聞こえることがあります。丁寧語を中心に話すと自然です。

迷いやすい相手：上司の家族、グループ会社、長い付き合いの取引先

社外の人でも、相手によっては扱いが変わります。迷いやすいのは、次の3つの場面です。

上司の家族から電話があったとき

上司の家族と話すときは、上司に敬称を付け、尊敬語で話します。家族から見ると上司は身内にあたるので、上司を高めて話すほうが自然だからです。

グループ会社の人と話すとき

グループ会社の人を社外の人として扱うか、社内の人と同じに扱うかは、会社によって異なります。わからないときは、上司や先輩に尋ねておきましょう。

取引先の人が上司を「田中さん」と呼ぶとき

付き合いの長い取引先の人が、上司を「田中さん」「部長」と親しく呼ぶことがあります。その場合も、自分が話すときは「田中」と呼ぶのが基本です。相手の呼び方を直す必要はありません。

社外の人に上司のことを話すときに、避けたいこと

• 社外の人の前で、「田中部長」「田中さん」と敬称を付ける。社外の人より、自分の上司を高めることになります。
• 呼び方は「田中」でも、「おっしゃる」「いらっしゃる」と尊敬語を続ける。呼び方と動作の言い方がそろわず、上司を高める形が残ります。
• 上司から聞いたことに、「伺っております」を使う。上司を高める言い方になるので、「聞いております」「申しつかっております」と言います。
• 逆に、社外での呼び方を、社内でもそのまま使う。社内では、職場の決まりに合わせて「田中部長」「田中さん」と呼びます。社内で名字だけで呼ぶと、ぞんざいに聞こえることがあります。
• 迷ったまま、その場ごとに呼び方を変える。相手にも誰の話か伝わりにくくなります。迷う場面は、先に上司に尋ねておくと安心です。

社外の人への上司の呼び方が身についてきたかを振り返る

社外の人への上司の呼び方が身についてきたかどうかは、呼び方と動作の言い方が、電話でもメールでもそろっているかで振り返るとよいでしょう。できたことに合わせて、次に試すことを挙げます。

• 電話で上司のことを「田中」と呼び、「席を外しております」と言えるようになったら、次は戻りの予定と、代わりに対応できる人まで添えてみてください。
• 上司の言ったことを、社外の人に「申しておりました」と言えるようになったら、次はメールでも同じ言い方にそろえてみてください。
• 上司の家族やグループ会社の人など、迷う相手との話し方を上司に尋ねて答えがわかったら、次はその答えを同じ部署の後輩にも伝えておくとよいでしょう。