上司の紹介や指示を受けたことを伝えるメール

紹介や指示を受けたことを伝えるメールの基本：誰から、何のために、自分が窓口か

上司から紹介や指示を受けて初めて連絡するメールでは、最初の2〜3行で「誰から（上司の名前と立場）」「何のために」「これからは自分が窓口になること」の3つを伝えます。相手にとっては、知らない人から急に届くメールです。上司の名前が先に出ることで、相手は誰の話の続きなのかが分かり、安心して読み進められます。

ここで扱うのは、上司の紹介や指示を受けて、部下が自分の仕事として相手に連絡するメールです。上司本人の用件を、不在の上司に代わって送るメールは、別の書き方になります。

紹介する書き方は、ビジネスの慣習としてよく使われる形です。社外の相手に自分の上司をどう呼ぶか、上司をCCに入れるかどうかは、会社や取引先との関係によって決まりが違います。職場の慣習と、上司の意向を先に確認してください。

社内の相手には、上司の動作に「ご紹介いただき」のように敬意を込めた言い方を使えます。一方、社外の相手に対しては、自分の上司は身内に当たるので、「田中部長がご紹介くださり」のように上司を高める言い方はしません。「弊社の田中より紹介を受け」「田中の紹介で」と書きます。

上司から紹介を受けて連絡するメールの例文（社内・社外）

上司から人を紹介されて連絡するときは、3つのことを順に書きます。紹介を受けた経緯、自分が何を担当していて何をお願いしたいのか、相手にいつまでに何をしてほしいのか、の3つです。以下では、営業部の業務マニュアルの改訂を任された部下を例にします。

社内の人に、上司の紹介で連絡するとき

上司から「前回の改訂は総務部の△△さんが担当したから、話を聞いてみるといい」と紹介された場面です。

社外の人に、上司の紹介で連絡するとき

上司が以前に取引のあった制作会社の担当者を紹介してくれた場面です。初めての相手なので、自分の会社名と部署を先に書きます。

紹介を受けたことは、最初の1文で伝えれば十分です。「ご紹介を賜り」「ご高配を賜り」のような重い言い方は、丁寧さより読みにくさが先に立ちます。

上司より指示を受けて連絡するメールの例文（社外・社内）

上司の指示で連絡するときは、上司の指示であることを書いたうえで、用件と期限を自分の言葉で書きます。「指示されたので連絡しました」とだけ書くと、用件の責任を上司に預けたように読まれます。指示を受けたことは経緯として1文にとどめ、依頼の中身は自分の仕事として書きます。

社外の人に、上司の指示で連絡するとき

マニュアルに載せる画面の修正を、取引先のシステム会社に依頼する場面です。これまでは上司が窓口でした。

「指示を受けましたので」は、社外にも使えます。より改まった言い方として、「田中より、私からご連絡するよう申し付かりましたので」と書く形もあります。どちらも、ビジネスの慣習としてよく使われる言い方です。

社内の人に、上司の指示で連絡するとき

上司の指示で、ほかの部署にデータの提供を頼む場面です。

送る前に上司と確認することと、送ったあとの報告

紹介や指示を受けて連絡するメールは、送る前に上司と2つのことを確認しておくと、相手との間に行き違いが起きにくくなります。1つは、上司をCCに入れるかどうかです。最初の1通だけCCに入れると、上司にも流れが分かります。もう1つは、相手にどこまで話してよいかです。予算や社内の事情など、上司がまだ伏せている話があるかもしれません。

送ったあとは、相手から返事が来た時点で、上司に短く報告します。紹介してくれた上司は、その後どうなったかを気にかけているものです。

上司の紹介や指示を受けたことを伝えるメールで、避けたいこと

避けたいのは、上司の名前に頼りすぎることと、自分の言葉で用件を書かないことです。

• 上司の名前を出すだけで、用件がない。「田中部長から言われて連絡しました」で終わると、相手は何をすればよいのか分かりません。何を、いつまでに、どうしてほしいのかを書きます。
• 社外の相手に、自分の上司を高める言い方をする。「田中部長がご紹介くださいました」ではなく、「弊社の田中より紹介を受け」と書きます。
• 責任を上司に預ける書き方をする。「田中部長が言うので」「指示されたので」とだけ書くと、依頼の中身を自分で引き受けていないように読まれます。
• 上司に確認せずに、上司が言っていない条件を書く。期限や予算は、送る前に上司と合わせておきます。
• 返事が来たあとに、上司に報告しない。紹介や指示をした上司は、結果を知りたいと思っています。
• 敬語を重ねる。「お伺いさせていただきます」は「伺います」で十分です。「ご紹介を賜りまして」も、社内なら「ご紹介いただき」、社外なら「紹介を受け」と書けば伝わります。

紹介や指示を受けた連絡がうまく届いたかを、どこで見るか

メールがうまく届いたかどうかは、文面の丁寧さではなく、そのあとのやり取りで振り返ります。

• 相手が、誰からの紹介や指示で何を頼まれたのかを一度読んで理解できていたら、最初の3行は役目を果たしています。返事に確認の質問が入っていたら、次は最初の3行を見直してみてください。
• 上司に、送ったことと返事の内容を伝えられたら、次からは、相手との進み具合を1on1で短く報告する形にしてみてください。
• これからは自分が窓口になることが相手にも上司にも伝わっていれば、連絡は自分に届くようになります。相手からの連絡が上司のほうに届き続けているなら、次のメールで窓口が自分であることを改めて書きます。