上司へのメールの締め方・結びの言葉

上司へのメールの締め方の基本：用件に合わせて結びの一文を選ぶ

上司へのメールの締めは、「よろしくお願いいたします。」で結ぶ形が、社内のメールの定番としてよく使われます。そのうえで、結びの直前に、用件に合った一文（報告なら「以上、ご報告いたします。」、お願いなら期限）を添えると、上司は読み終えたときに、次に何をすればよいかがわかります。

結びの言葉の決まりは、会社や業界、上司によっても違います。このページの例は、ビジネスの慣習としてよく使われる形の目安です。職場で普段使われている結びがあれば、それに合わせてください。

以下では、購買の仕事をしている部下が、梱包資材の仕入れ先との単価の交渉について、課長にメールを送る場面を例にします。

「取り急ぎご報告まで」は上司に使ってよいか

「取り急ぎご報告まで」は、「とりあえず急いでお知らせします」という意味の結びで、社内の上司へのメールでも広く使われています。ただし、「まで」で終える形は言葉を略した言い方なので、目上の人に対しては軽く感じる人もいます。上司に送るときは、「取り急ぎ、ご報告いたします。」と最後まで書く形をおすすめします。

「取り急ぎ」は、本来、詳しい報告をあとで送る前提で使う言葉です。そのため、いつ詳しい報告を送るのかを一緒に書いておくと、上司は続きを待つべきかどうかがわかります。

一方で、改まったお礼やお詫びには、「取り急ぎ」は向かないとされています。急いで書いたように受け取られることがあるからです。お礼やお詫びは、「取り急ぎ」を付けずに結びます。

なお、社内のメールで「取り急ぎご報告まで」を日常的に使っている職場もあります。上司や先輩が同じ言葉を使っているなら、そのままでもかまいません。

用件ごとの、上司へのメールの結びの例文

結びは、用件を伝える一文と、「よろしくお願いいたします。」などの挨拶の、2行ほどにまとめるのが読みやすい形です。

報告するとき

報告だけのメールでは、上司に判断してほしいことはないと伝える一文を、結びの前に書いておきます。

確認や判断をお願いするとき

期限と、期限を過ぎると何が起きるのかを、結びに書きます。

相談の時間をお願いするとき

何について、どのくらいの時間がほしいのかを書きます。

お礼を伝えるとき

何に対するお礼なのかを、結びの前に一言書きます。

お詫びをするとき

お詫びのメールは、これからの対応を書いたうえで、お詫びの言葉で結びます。

返事がいらないことを伝えるとき

読むだけでよいメールは、返事がいらないことを結びに書いておくと、上司が返事をするかどうか迷わずに済みます。

上司へのメールの結びで、気をつけたい言い方

上司へのメールの結びで気をつけたいのは、命令のように聞こえる言い方と、丁寧な言葉を重ねすぎた言い方です。どちらも、言い換えれば読みやすくなります。

結びの直前に、新しい用件を書き足さないことも大切です。「ところで」で始まる別の話題は、上司が読み落とすことがあります。別の用件は、件名を分けて別のメールで送るとよいでしょう。

チャットでの短いやり取りでは、毎回「よろしくお願いいたします」と結ばなくてもかまいません。チャットの結びをどこまで省くかも職場によって違うので、上司や同僚のやり取りに合わせてください。

上司へのメールの結びが伝わっているかの振り返り方

結びの一文で、上司に次に何をしてほしいのかが伝わっていたかどうかは、言葉の丁寧さではなく、メールを送ったあとの上司の動きからわかります。次の点を見直してみてください。

• 結びを読んだ上司が、返事や判断をするかどうかで迷わずに動けていたなら、結びの一文は役に立っています。
• 「取り急ぎ」と書いたメールのあとに、詳しい報告を約束した時間に送れていなければ、次からは自分の予定を確かめてから送る時期を書きます。
• 返事がいらないメールに上司から返事が来ていたら、次からは「お返事は不要です」と書き添えます。
• 職場で使われている結びの言葉と自分の書き方がそろっていなければ、上司や先輩のメールの結びに合わせるところから始めます。

結びの書き方に迷うときは、上司や先輩に一度尋ねてみるのも1つの方法です。