会議をスキップしたい・休みたいとき

会議をスキップしたいとき、うその理由で休むのはやめたほうがよい

会議をスキップしたい、休みたいと思ったときは、うその理由で休むのではなく、まず「その会議に自分が出る理由があるか」を主催者か上司に確認することをおすすめします。出る理由がなければ、出なくてよいかを尋ねます。理由はあるが、締め切りの仕事を優先したいなら、正直にそう伝えて欠席し、自分に関わる議題の扱いを添えます。会議そのものがつらいなら、上司との1on1で、会議の目的と自分の役割を話します。

体調が悪いと言って休む、いわゆる「ズル休み」は、本人が2つの点で損をします。1つは、休んだ回に、自分の仕事に関わることが自分抜きで決まることです。もう1つは、次に本当に体調が悪くて休むときに、同じ理由を信じてもらいにくくなることです。会議に出たくない気持ちそのものは、誰にでもあります。隠すより、出たくない理由を言葉にして、主催者や上司に伝えるほうが、自分の仕事を守れます。

以下では、金曜が締め切りの補助金の申請書類を抱えている人が、木曜の課の週次ミーティングを休みたいと思っている場面を例にします。

会議に出る理由があるかを、主催者か上司に確認する

会議を休みたいと思ったら、最初に、その会議に自分が出る理由があるかを確かめます。自分に関わる議題があるのか、意見を求められるのか、聞いておくだけでよいのかによって、休み方は変わります。

面談についての数字ですが、KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている一番の理由を尋ねています。「周りが実施しているからなんとなく」を選んだ人のうち、面談が成果につながっていると感じる人は8.7%でした。「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%です。つまり、なんとなく面談をしている人は、自分の仕事を進めるために面談をしている人より、成果を感じている割合が大きく下回っているということです。会議も、なんとなく出続けているなら、出る理由を主催者と確認するほうが、自分の仕事にとってもよいと考えられます。

主催者の側には、全員に同じ情報を同じときに伝えたい、決めたことにあとから異論が出ないようにしたい、という事情があります。出る理由を尋ねることは、その事情を否定することではありません。尋ねることは、主催者にとっても、誰に何のために出てほしいのかを考え直す機会になります。

会議を休みたいときの3つの選び方と、伝え方

休みたい理由と、会議での自分の役割によって、選び方は3つに分かれます。

出なくてよいかを尋ねる

聞いておくだけでよい回なら、出なくてよいかを尋ね、決まったことは議事録で確認すると伝えます。

正直に理由を伝えて欠席する

自分に関わる議題があるときは、理由を正直に伝えたうえで、その議題への意見を前もって文書で送ります。自分抜きで決まることを防げます。

上司から「出てほしい」と言われることもあります。上司には、その回に部下の意見を皆で聞きたい、という事情があることが多いものです。その場合は、出る代わりに、締め切りの仕事をどうするかを一緒に考えてもらいます。

会議そのものがつらいとき

出る意味が分からない、出ても発言の機会がない、といった状態が数回続いているなら、休み方の問題ではありません。上司との1on1で、会議の目的と自分の役割を話す場面です。次の見出しで、話し方を書きます。

会議そのものがつらいとき、上司との1on1で話すこと

会議そのものがつらいときは、不満として言うのではなく、自分の仕事との関係として話します。「出る意味が分からない」とだけ言うと、上司は責められたように受け取ることがあります。「会議の目的を、私はこう理解しているが合っているか」「私はどの役割で出ればよいか」と尋ねる言い方にすると、上司も答えやすくなります。

KAKEAIは、上司と部下の面談の目的は仕事と成長を前に進めることで、話す場を持つこと自体は目的ではないと考えています。会議についても、出ること自体を目的にせず、自分の仕事がどう前に進むかを基準に考えてかまいません。そのうえで、会議の目的と自分の役割を上司に尋ねてみてください。

上司の側にも、会議を減らしたくても、部長から全員の出席を求められている、といった事情があることがあります。すぐに変わらなくても、部下が出る理由を上司と一緒に言葉にしておくと、次に休みたいときの相談がしやすくなります。

会議をスキップするときに、やらないほうがよいこと

• 体調が悪いなど、うその理由で休む。次に本当に体調が悪いときに、同じ理由を信じてもらいにくくなります。
• 連絡をせずに出ない。主催者は、来るかどうかが分からないまま待つことになり、信用に関わります。
• 出席はするが、ずっと別の仕事をしている。出ていないのと同じで、しかも周りに見えています。出ないか、出るなら聞くかのどちらかにします。
• 不満を同僚にだけ言い、主催者や上司には言わない。会議は変わらず、自分の評判だけが変わります。
• 一度に、すべての会議を断る。出る理由のある会議まで断ると、自分の仕事に関わることが自分抜きで決まります。会議ごとに、出る理由があるかを見ます。

会議の休み方がうまくいったかは、どこで分かるでしょうか

休み方がうまくいったかどうかは、休めたかどうかだけでは分かりません。休んだ回に自分の仕事に関わることが止まらずに進んだか、次に相談しやすくなったかを振り返ってみてください。

• 休んだ回の議事録を読んで、自分に関わる議題が、前日に送った意見のとおりに扱われていたら、休み方は合っています。次も同じように、意見を前もって送ります。
• 自分に関わる議題が自分抜きで決まっていたら、次は、意見を送るだけでなく、その議題の時間だけ出ることを主催者に相談します。
• 「出なくてよい」と言われた回が続いたら、その会議に自分が出る理由を、上司との1on1で一度話します。出る回を絞れるかもしれません。
• 休みたいと伝えたときに、理由を聞かれずに「分かりました」と返ってきたら、正直に伝えられる関係ができてきています。次に本当に体調が悪いときにも、同じように伝えられます。