会議の代理出席・委任状の頼み方

会議の代理出席は、主催者に確認してから頼む

会議に出られないときの代理出席は、まず主催者（事務局）に代理が認められるかを確認し、次に自分の上司に相談してから、代わりに出てくれる人に頼む順番で進めます。代理の人には、議題と自分の考え、その場で決めてよい範囲を渡しておくと、会議が止まらずに済みます。委任状が必要かどうかと書式は、会議の規則や会社の決まりによって異なるため、書く前に主催者に尋ねておきます。

代理出席で困るのは、出られないこと自体より、代わりに出た人が「何を決めてよいか」を知らずに会議の場に座ることです。議題を知っていても、本人の考えと決めてよい範囲が分からなければ、持ち帰るほかなく、会議の決定が1回分遅れます。代理出席の頼み方の中心は、人を見つけることではなく、渡す中身を決めることです。

以下では、部門をまたいで開かれる「省エネ（電気代の削減）の検討会議」に営業部から委員として出ている人が、出張のために出られなくなった場面を例にします。

代理出席を頼むときの順番と伝え方：主催者、上司、代わりに出る人

頼む順番は、主催者、上司、代わりに出る人の順です。先に同僚に頼んでしまうと、主催者が代理を認めていなかったときに、同僚の予定を無駄にすることになります。

主催者（事務局）に、代理が認められるかを確認する

主催者には、出られない日と理由を短く伝え、代理の出席が可能か、必要な手続きがあるかを尋ねます。

上司に、代理を立てることと、部としての考えを相談する

自分の上司には、代理を立てること自体を知らせたうえで、会議で営業部として何を言うべきかを相談します。代理の人が営業部の立場で発言する以上、上司が内容を知らないまま進めるのは避けたいところです。

代わりに出てくれる人に頼む

同僚に頼むときは、日時と所要時間、渡すものを先に伝え、断りやすいように頼みます。頼まれた側にも仕事の都合があります。

代わりに出てくれる人に渡すもの：議題、自分の考え、決めてよい範囲

代理の人に渡すものは、次の4つです。資料だけを渡して「聞いてきてください」と頼むと、代理の人は発言も判断もできず、会議の場で困ります。

代理の人が会議の場で言う言葉も、前もって一緒に考えておくと安心です。

会議のあとは、代理の人から結果を聞き、礼を伝えます。持ち帰りになったことは、自分から事務局に返事をします。

委任状の書き方と、入れる項目

委任状は、会議に出席して発言や議決をする権限を、別の人に任せたことを書面で残すものです。必要かどうかと書式は、会議の規則や会社の決まりで異なります。社内の検討会議では、委任状を求めないことも多くあります。一方で、株主総会や労働組合の大会・管理組合の総会のように法律や規約で手続きが決まっている会議には、決められた書式があります。どちらに当たるかを自分で判断せず、会議の主催者に尋ねてください。

書式の指定がなく、一般的な書き方にする場合に入れる項目は次の通りです。

文例としては「私は、下記の会議への出席と議事についての発言および議決を、下記の者に委任します。」のように書きます。続けて、会議の名前と日時、代理の人の所属と氏名を書きます。範囲を限定するときは、「ただし、〜に関する議決は除く」と添えます。

委任状を出すときは、代理の人にも写しを渡しておきます。会議の場で、どこまで任されているかを代理の人自身が確認できるようにするためです。

代理出席と委任状で、やらないほうがよいこと

• 主催者に確認せずに、同僚に頼む。代理が認められない会議だったときに、同僚の予定を無駄にします。
• 上司に知らせずに代理を立てる。代理の人は部の立場で発言するので、上司が内容を知らないままだと、会議のあとで部の中で食い違いが起きます。
• 「聞いてきてくれればいい」とだけ頼む。代理の人は、自分の考えも決めてよい範囲も分からず、会議の場で困ります。
• 自分の考えだけを渡し、決めてよい範囲を伝えない。代理の人は、了承してよいか判断できず、すべてを持ち帰ることになります。
• 委任状を、自分の判断だけで書く。必要かどうかも書式も、会議の規則と会社の決まりによります。書く前に、決まった書式があるかを主催者に尋ねます。
• 会議のあとに、代理の人から結果を聞かない。持ち帰りになったことの返事が遅れ、礼も伝わりません。

代理出席がうまくいったかは、どこで分かるでしょうか

代理出席がうまくいったかどうかは、会議の決定が止まらなかったか、代理の人が困らなかったかに表れます。会議のあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 自分の部に関わる議題が、持ち帰りにならずに会議の場で決まっていたら、渡した「決めてよい範囲」が合っていました。次も同じように渡します。
• 代理の人から「何を言えばよいか迷った」と聞いたら、次は自分の考えと決めてよい範囲を1枚にまとめて渡します。
• 事務局から委任状の書き直しを求められたら、直した書式を保存しておき、次に出られないときにそのまま使います。
• 代理の人への礼と、持ち帰りの返事が会議の翌日までに済んでいたら、頼み方と会議のあとの進め方は整っています。