会議の進め方を学ぶ社内研修

会議の進め方を学ぶ社内研修とは：目的は、決まったことが動く会議にすること

会議の進め方を学ぶ社内研修は、管理職や会議を進める人が、会議の目的と議題の組み方や決め方、時間の使い方と終わったあとの動き方を学ぶ研修です。研修の目的は、会議を短くすることや司会がうまくなることだけに置かず、会議で決まったことがそのあと実行されることに置くことをおすすめします。会議の時間が短くなっても、決まったことが動かなければ、仕事は前に進まないからです。

研修の対象は、会社の会議の課題によって変わります。主な対象と、扱う内容の重点は次の通りです。

会議の研修で扱う内容：会議の前・最中・あと

会議の研修では、会議の最中の進行だけでなく、会議の前の準備と会議のあとの動きまでを扱うと、職場で使える内容になります。扱う内容は、次の3つの段階に分けて組みます。

• 会議の前：会議の目的を一文で書くこと、議題ごとに報告・相談・決定のどれに当たるかを示すこと、出席者を絞ること、資料を前もって配ること。
• 会議の最中：冒頭で決める人と決め方を示すこと、議題ごとに時間を区切ること、意見と懸念を出しやすくする尋ね方、発言の少ない人にも話す機会をつくること。
• 会議のあと：決まったことと、誰がいつまでに何をするかを確認すること、記録を出席者に送ること、次の会議の冒頭で進み具合を共有すること。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が「毎回」そのあとの行動につながっていると答えた人の75.5%が、面談が成果につながっていると感じていました。「全くそうなっていない」と答えた人では6.0%です。面談の成果の実感は、面談がそのあとの行動につながっているかどうかと強く関係していたということです。面談についての数字ですが、会議の研修でも、会議のあとに決まったことが動くところまでを扱うと、研修の内容が仕事に結び付きやすくなると考えられます。

KAKEAIの1万人調査では、面談が行動につながっているのは「半分くらいの回」か、それより少ないと答えた人が60.7%いました。上司との面談をしていても、毎回かほぼ毎回は行動につながっていると答えた人は、半数に届いていないということです。面談で話したことをそのあとの行動につなげることは、それだけ難しいということでもあります。会議の研修で会議のあとの動きまで扱う理由は、ここにあります。

会議の進め方を学ぶ研修の進め方：自社の実際の会議を題材にする

社内研修では、一般的な会議の例より、受講者が実際に進めている会議を題材にするほうが、研修のあとに職場で試しやすくなります。半日ほどの研修を例にすると、次のような流れが1つの目安です。

1. 事前の準備。受講者は、自分が進めている会議を1つ選び、直近の案内と記録を用意しておきます。
2. 講義（30分ほど）。会議の前・最中・あとに扱うことを、短く説明します。
3. 演習（60分ほど）。受講者が自分の会議の目的を一文で書き、議題を報告・相談・決定に分けて、案内を書き直します。
4. ロールプレイ（60分ほど）。司会・決める人・参加者の役を交代しながら、短い会議を進めてみます。
5. 振り返りの会（2〜4週間後）。職場で試したことと、参加者の反応を持ち寄ります。

事前の案内では、何を題材にするのかを伝えておきます。題材がわかれば、受講者は自分の会議を選んで準備ができます。

演習では、受講者が自分の会議を見直せるように、講師役の担当が次のような問いを出します。

ロールプレイでは、社内の改善提案の審査会議のように、受講者の誰もが想像しやすい会議を1つ決めて、役を交代しながら進めます。司会の役の人は、次のように始めてみます。

参加者の役の人は、賛成か反対かだけでなく、心配な点を具体的に言う練習をします。

終わりの確認では、司会の役と決める人の役が、決まったことと担当を言葉にします。

ロールプレイのあとは、参加者の役から見て、どこで進めやすくなったかを話し合います。

振り返りの会では、うまくいったことだけでなく、うまくいかなかったことも集めます。

社外の研修を使う場合は、次の3つの観点で選びます。自社の実際の会議を題材にできること、受講者の役割（司会・決める人・参加者）に合わせた内容であること、研修のあとに職場で試して振り返る機会まであることです。

会議の研修で避けたいこと

避けたいのは、司会の技法や会議の型を教えることだけで研修を終えることです。型は手がかりになりますが、会議の目的や議題によって合う進め方は変わります。KAKEAIは、万能のやり方はなく、型や手順を守ることは目的ではないと考えています。反対に、型を何も示さずに「会議は目的次第」とだけ伝えても、受講者は何から変えればよいのかがわかりません。研修では、最初に試す進め方を具体的に示したうえで、職場で試して直していくものとして伝えます。

• 受講者を管理職だけにすること。会議は司会だけでは変わらないので、参加者の側の準備や発言も、部署の全員向けの回で扱います。
• 受講した人数を研修の成果にすること。受講者の会議で何が変わったかを見る仕組みがないと、研修の内容は職場に届きにくくなります。
• 研修の直後の満足度だけで効果を判断すること。研修の直後に満足していても、職場で試せていないことがあります。
• 受講者の上司に内容を伝えないこと。新しい進め方を試すには、受講者の上司の理解も必要です。

人事の担当から受講者の上司には、研修の前に次のように伝えておきましょう。

会議の研修の効果は、どう振り返るか

会議の研修の効果は、研修の直後の満足度より、研修のあとに受講者の会議で何が変わったか、決まったことが期限までに動いたかで振り返ります。人事の担当と受講者が一緒に、次のように見ていきます。

• 受講者の会議の案内に目的と決め方が書かれるようになっていたなら、次は、その会議の参加者に、進め方で変わったと感じる点を尋ねてみてください。
• 決まったことが期限までに動いていない会議が多いなら、次の研修では、会議の終わりの確認と、次の会議の冒頭での共有に時間を割きましょう。
• 受講者から、職場では試しにくいという声が出ていたなら、受講者の上司にも研修の内容を伝え、試す場を一緒に考えてもらいます。
• 振り返りの会で、うまくいった会議の例が出たなら、本人の了解を得て、その案内と記録を次の研修の教材に使うのも1つの方法です。

研修は一度で終わらせず、振り返りの会で集まった声をもとに、次の研修の内容を直していくことをおすすめします。