会議の次第の書き方

会議の次第とは：当日の進行の順番と担当を書いた一覧

会議の次第（議事次第）は、会議の当日に、何をどの順番で進め、誰が担当するのかを書いた一覧です。参加者は次第を見れば、今どこまで進んでいて、次に何があるのかが分かります。式典の進行を書いたものは、式次第と呼ばれます。

次第は、総会や委員会、取引先を招く説明会や式典など、改まった会議で使われます。社内の普段の打ち合わせなら、議題を並べたアジェンダで足ります。次第、アジェンダ、レジュメは、中心になる中身が違います。

以下では、営業推進部が年に1回開く、販売代理店の方を招いた代理店会議（約40名、2時間）の次第を例にします。次第の案は、営業推進部の課長が作ります。

会議の次第に書く項目と、基本の順番

会議の次第には、表題・日時・場所・進行の項目・各項目の担当と時間・配布資料の番号を書きます。項目の順番は、開会・挨拶・報告・議事（説明や審議）・質疑・連絡・閉会の順が基本です。

代理店会議の次第は、たとえば次のようになります。表題は「第12回 販売代理店会議 議事次第」、日時と場所はその下に1行ずつ書きます。

書くときは、次の点に気を配るとよいでしょう。

• 項目には番号を振り、中身が分かる名前にします。「報告事項」「その他」だけでは、何の話か分かりません。「今年度の販売実績のご報告」のように書きます。
• 資料の中身は次第に書かず、資料番号で結びます。次第は1枚に収め、詳しい内容は資料に任せます。
• 時刻か、各項目の長さを書きます。社外の方が多い会議では、開始の時刻を書いておくと、途中から加わる方にも分かりやすくなります。
• 質疑と休憩を、独立した項目にします。説明の時間に質疑を含めると、説明が延びたときに質疑の時間がなくなります。
• 担当は役職と名前で書きます。社外の来賓に挨拶をお願いする場合は、会社名と役職、名前に「様」を付けます。

会議の次第を作る手順：誰に何を確かめるか

次第は、項目を並べるだけなら短い時間で作れます。ただ、担当をお願いする人に内容と時間が伝わっていないと、当日に挨拶や報告が予定より長くなり、ほかの項目の時間が足りなくなることがあります。次の順に進めることをおすすめします。

1. 会議の目的と、参加者に持ち帰ってほしいことを決めます。代理店会議であれば、来年度の方針と新製品を知ってもらい、質問に答えることです。
2. 項目を並べ、担当をお願いする人に、話してほしい内容と時間を伝えます。
3. 時間を割り振り、質疑と休憩を入れます。
4. 主催の責任者に案を見てもらい、確定します。
5. 前もって参加者に送るか、当日に机に置くか、画面に映すかを決めます。

担当をお願いするときは、話してほしい内容と時間を一緒に伝えます。

次第の案は、関わる人に早めに見てもらいます。

次第の案づくりを部下にお願いするときは、何のための会議かと、変えてほしい点を理由と一緒に伝えます。

案を作った側から、確認をお願いするときの言い方です。

参加者に前もって送るときは、質疑の時間があることも伝えておくと、質問を準備してもらえます。

会議の当日、次第に沿って進める司会の言い方

当日の司会は、項目が変わるたびに、次第の番号と項目の名前を言うと、参加者が今どこにいるのかを見失わずに済みます。

予定より遅れたときや、順番を変えるときは、その場で伝えます。

会議の次第で避けたいこと

次第で避けたいのは、次第を作ったことで会議の準備が終わったと考えることです。次第は進行の順番の一覧で、参加者が会議から何を持ち帰るかは、各項目の中身と時間の配分で決まります。

• 挨拶や報告で時間の大半を使う。参加者が一番聞きたい話（代理店会議であれば新製品と来年度の方針）に、十分な時間を取ります。
• 時間を詰め込み、質疑や休憩がない。2時間の会議なら、休憩を1回は入れておくとよいでしょう。
• 次第と当日の資料の番号が合っていない。資料を直したら、次第の資料番号も確かめます。
• 項目の名前だけで中身が分からない。「その他」は、何を扱うのかを書くか、項目から外します。

挨拶や報告を担当する人に、話の中心や時間について伝えるときは、理由を添えます。

会議の次第が役に立ったかを、どこで振り返るか

次第が役に立ったかどうかは、次第の見た目ではなく、当日の進行と、参加者が持ち帰ったもので振り返るとよいでしょう。

• 参加者が当日、今どの項目が進んでいるのかを迷わずに分かっていたなら、次第の形は翌年もそのまま使えます。
• 各項目が次第に書いた時間の中で終わり、質疑の時間も残っていたなら、時間の割り振りは合っていました。足りなくなった項目があれば、翌年の次第では、その項目の前にある挨拶や報告の時間から見直してみてください。
• 担当をお願いした人に、話してほしい内容と時間が前もって伝わっていなかったなら、次回は、次第の案を送るときに一言添えるところから始めます。
• 質疑や会議のあとの意見に、参加者が一番聞きたかった話についての質問が出ていたなら、その話に十分な時間を割けていたと言えます。出ていなかったなら、次回はその項目の時間を増やすか、順番を前に動かしてみてください。