会議で合意を形成する方法

会議での合意形成とは：全員の賛成ではなく、決まったことで動ける状態をつくること

会議での合意形成とは、関係する人が決まった内容と理由を理解し、自分の意見がどう扱われたかを知ったうえで、決まったことに沿って動ける状態をつくることです。全員が賛成することと同じではありません。賛成していない人がいても、理由に納得し、決まったことを実行できるなら、合意は形成できています。

そのため、会議で合意をまとめるときは、議論を始める前に、誰がどう決めるのかを示すことをおすすめします。決め方がわからないまま話し合うと、参加者は、反対すれば止められると考えたり、意見を言っても変わらないと考えたりしやすくなります。

以下では、物流の課の課長が、課の会議で出荷前の検品の手順を見直す場面を例にします。すべての商品を確かめる全数検品から、一部を抜き出して確かめる抜き取り検品に変えるかどうかを決める会議です。出席するのは、検品の担当、出荷の担当、品質保証の担当です。

合意形成の最初に、決める人と決め方を示す

会議の冒頭で示すのは、今日決めること、決める人、決め方の3つです。決め方には次のような種類があり、議題に合わせて選びます。

検品の手順の変更は、課長が責任を持って決められる範囲です。この場合は、決める人が全員の意見を聞いたうえで決める形が合います。

全員の作業が大きく変わる議題なら、全員の一致を目指す形もあります。その場合も、期限までにまとまらないときにどうするかを、最初に伝えておきます。

決める人が会議にいないとき、たとえば部長の承認が必要なときは、この会議で決めるのがどこまでかを示します。

会議で合意を形成する進め方：論点・基準・選択肢をそろえてから決める

合意形成を進めるときは、いきなり賛否を尋ねずに、何を決めるのかと判断の基準、選択肢の3つを先に参加者とそろえます。基準と選択肢がそろっていれば、意見の違いがどこにあるのかが見えやすくなります。

1. 何を決めるのかを、一文で示します。「来月から、出荷前の検品を抜き取りに変えるかどうか」のように、賛否を尋ねられる形にします。
2. 判断の基準をそろえます。基準は上司が案を出し、参加者に足りないものがないかを尋ねます。
3. 選択肢を並べます。「全数のまま」「すべて抜き取り」のような二択にせず、間の案も挙げます。
4. 意見と懸念を出してもらいます。賛成か反対かだけでなく、どの点が心配なのかを具体的に尋ねます。
5. 決めて、理由を伝えます。出た懸念を決まったことにどう反映したか、反映しなかったならなぜかも伝えます。
6. 決まったことを確認します。決まった内容と理由、誰がいつまでに何をするか、見直す時期の4つを、その場で読み上げます。

決める人が自分の考えをいつ伝えるかは、迷うところです。最初に結論を言ってしまうと、参加者は反対の意見を言いにくくなります。反対に、最後まで考えを明かさないと、参加者は何を前提に意見を言えばよいのかがわからなくなります。今の考えを伝えるときは、変わる余地があることも一緒に伝えるとよいでしょう。

決めるときは、結論と理由に加えて、出た懸念をどう扱ったかを伝えます。

意見が割れたとき、反対が出ないとき：場面ごとの進め方

合意形成で迷いやすいのは、意見が割れたとき、反対が出ないのに納得していなさそうなとき、時間内に決まらないときの3つの場面です。場面によって、最初にかける一言が変わります。

意見が2つに割れたとき

意見が割れたときは、違いが事実の見込みの違いなのか、何を優先するかの違いなのかを分けて考えます。事実の見込みが違うなら、調べてから決めるほうが、どちらの側も納得しやすくなります。優先することの違いなら、決める人が優先順位を示して決めます。

反対は出ないが、納得していなさそうなとき

反対の意見が出ないことは、全員が賛成していることと同じではありません。会議の場では言い出しにくいこともあるので、尋ね方を変えたり、会議のあとに意見を伝える方法を用意したりします。

時間内に決まらないとき

時間内に決まらないときは、結論を急いで多数決に切り替えるより、誰がいつどう決めるのかをその場で伝えて、会議を終えるとよいでしょう。

合意したあとに、決まったことを実行に移すために

合意形成は、会議が終わった時点では終わりません。決まったことが実行されて初めて、合意が形成できたと言えます。会議のあとには、決まった内容と理由、出た懸念の扱いに加えて、担当と期限と見直しの時期を書面にまとめます。送り先は、出席者と、出席していない関係者です。

反対の意見を言った人とは、会議のあとに個別に話す時間をとるのも1つの方法です。説得するためではなく、懸念がほかにも残っていないかを尋ねるためです。

会議の前に関係者の意見を個別に聞いておくこと（いわゆる根回し）は、懸念を早く知るためには役に立ちます。ただし、会議の前に結論まで決めてしまうと、会議で意見を言う意味がなくなり、出席者は会議を形だけのものと受け取りかねません。事前に聞くのは、意見と懸念までにとどめておくことをおすすめします。

会議の合意形成がうまくいったかを、どう振り返るか

会議の合意形成がうまくいったかは、会議が円満に終わったかより、決まったことが期限までに実行されたか、出た懸念がその後どうなったかで振り返ります。

• 会議の冒頭で決める人と決め方を示せていたなら、次は、会議の案内の段階で決め方を書いておくと、参加者が意見を用意してから集まれます。
• 反対の意見や懸念が出ていたなら、決まったことにどう反映したかを、議事録に書いて出席者に送りましょう。
• 決まったことが期限までに動いていなかったなら、まず担当の人に、何が進めにくくなっているのかを尋ねてみてください。
• 見直しの時期が来たら、決めたときと同じ基準で結果を見て、続けるか変えるかを、もう一度会議で決めましょう。

合意形成の進め方に、どの会議にも合う決まった型はありません。議題ごとに決め方を選び、結果を見て、次の会議で決め方そのものを見直していくことが大事です。