会議後のお礼メールの書き方

会議後のお礼メールは、お礼と、決まったことの確認を1通で送る

会議後のお礼メールの役目は2つあります。時間を割いてもらったことへのお礼と、会議で決まったこと・次にすることを、相手と同じ言葉で確認することです。お礼だけのメールより、決まったことと次の予定が書いてあるほうが、受け取った相手にとっても読む意味のあるメールになります。

送るのは、会議の当日中、遅くとも翌営業日の午前中を目安にするとよいでしょう。時間がたつほど、決まったことについての記憶が二人の間でずれていき、確認の役目を果たしにくくなります。

以下では、総務課の担当者が、会社の創立記念の式典の会場となるホテルの担当者と打ち合わせをした場面と、社内の情報システム課に式典の配信の準備を相談した場面を例にします。

会議後のお礼メールの基本の形：件名、お礼、決まったこと、次の予定

お礼メールは、次の5つの部分で組み立てると、短くても必要なことが伝わります。

お礼の一文は、「ありがとうございました」だけで終えず、何が役に立ったのかを1つ書くことをおすすめします。定型の言葉だけのメールは、どの打ち合わせのあとに送っても同じ文面になり、相手には何に感謝されているのかが伝わりにくいからです。

次の予定は、自分がすることを先に書きます。相手にお願いしたことだけを並べると、催促のように受け取られることがあります。

社外の相手への会議後のお礼メールの例文

社外の相手には、宛名と名乗りを入れ、改まった言葉で書きます。決まったことは要点を3つほどに絞り、細かな内容は別に送る資料に任せてかまいません。

初めての打ち合わせのあと

決まらなかったことがあるとき

決まらなかったことも、そのまま書きます。決まったように書くと、あとで食い違いの元になります。

自分の上司が同席したとき

上司が同席した場合は、上司からのお礼や感想を一言添えると、相手の対応に会社としても感謝していることが伝わります。

社内の相手への会議後のお礼メール・チャットの例文

社内の相手には、社外ほど改まらなくてかまいません。普段チャットで連絡を取り合っている職場なら、チャットで送っても十分です。大事なのは、時間を使ってもらったことへのお礼と、自分が次に何をするかです。

他部署に協力をお願いした打ち合わせのあと

上司に相談の時間をもらったとき

部下から上司に送るときも、何が助かったのかと、次に自分がすることを書きます。

部下や同僚に打ち合わせに出てもらったとき

上司から部下や同僚に送るときも、お礼の中身は同じです。何が助かったのかを具体的に書くと、相手にも自分の準備が役に立ったことが伝わります。

会議後のお礼メールで迷いやすいこと

お礼メールで迷いやすいのは、送る時期・宛先・議事録との関係・毎週の定例での扱いの4つです。

• 送るのが翌日以降になったとき。遅れたことに一言触れたうえで、決まったことの確認は同じように書きます。
• 宛先とCC。相手の出席者が複数いるときは、全員を宛先に入れるか、主な相手を宛先にして、ほかの出席者をCCに入れます。自分の側の同席者もCCに入れておくと、社内で同じ内容を共有できます。
• 議事録との関係。議事録を送るなら、お礼メールに添付するか、「議事録は別途お送りします」と書きます。決まったことが多いときは、お礼メールには要点を3つほどだけ書き、残りは議事録に任せます。
• 毎週の定例のあと。議事録が全員に共有される社内の定例なら、毎回お礼メールを送らなくてもかまいません。会議の終わりに、口頭で一言お礼を伝えれば十分です。

送るのが遅れたときは、次のように書き出します。

お礼メールを受け取った側が短く確認の返事を送れば、決まったことについて二人の認識がそろっていることを、お互いに確かめられます。

会議後のお礼メールが役に立ったかを、どこで振り返るか

お礼メールが役に立ったかどうかは、相手から丁寧な返事が来たかではなく、決まったことの確認と、次の打ち合わせの準備に役立ったかで振り返るとよいでしょう。

• 相手からの返信で「内容の通りです」と確認が取れていたら、お礼メールは確認の役目を果たしています。食い違いの指摘が返ってきたときも、次の打ち合わせの前に見つかったのであれば、同じく役目を果たしています。
• メールに書いた自分の宿題を期限までに果たせていたら、次の打ち合わせは、その結果の報告から始めてみてください。
• 次の打ち合わせを前回の宿題の結果の報告から始められたら、お礼メールの「次の予定」の部分が、打ち合わせの準備としても役立っています。

決まったことの食い違いが、次の打ち合わせの当日になってから見つかることが続くなら、お礼メールに、決まったことを短く並べる部分を足してみてください。